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21.10.2009 Oliver Weiss

Einheitliche Dokumente

Generali hat mit Doc1 eine Lösung für die zentrale Erstellung und Verarbeitung sämtlicher Kundendokumente eingeführt.

Die Generali Gruppe, Österreichs drittgrößter Versicherungskonzern, ist ein Allspartenversicherer mit einem um Finanzdienstleistungen erweiterten Angebot. Zur Gruppe gehören Generali Versicherung, BAWAG P.S.K. Versicherung, Europäische Reiseversicherung sowie Generali Bank, Generali Leasing, 3-Banken-Generali Investment und Bonus Vorsorgekasse. Auch Immobilien- und Finanzgesellschaften sowie Serviceunternehmen sind vertreten.

Dokumente, die typischerweise in der Versicherungsbranche zum Einsatz kommen, sind Kostenvoranschläge, Angebote, die Polizzen oder Pakete von Polizzen, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Anträge und Briefe oder Serienbriefe. Einige dieser Dokumente entstehen in Massenproduktion, einige ad hoc aus dem Kontext der Versicherungsanwendungen. Einige Dokumente werden online, andere offline entworfen, zum Beispiel auf dem Notebook eines Außendienstmitarbeiters. Um den Überblick über die zahlreichen in einer solch großen Unternehmensgruppe täglich entstehenden Dokumente zu behalten, hat Generali die Lösung Doc1 von Pitney Bowes Software Europe (vormals Group 1 Software) implementiert. Das Ziel: Alle Prozesse im Rahmen der Kundenkorrespondenz zusammenzuführen.

Durch die neue Gesamtlösung war es möglich, vormals getrennt voneinander arbeitende Systeme und Prozesse zu vereinheitlichen. Generali ist damit in der Lage, die Effizienz und Konsistenz der Dokumente sowie der damit verbundenen Prozesse zu verbessern und die Kosten für die Systemwartung und IT-Betreuung sowie die Portokosten beim Versand der Dokumente zu reduzieren. Bei Generali Österreich wurden in der Vergangenheit drei verschiedene Ansätze für die Produktion der Dokumente in der Kundenkorrespondenz genutzt: – eine Host-basierte (zOS) Lösung für Massen-Dokumente – eine Winword-basierte Serverfarm für online Ad-hoc-Korrespondenz – und eine Winword-basierte Visualbasic-Anwendung für die Erstellung von Vertrags-Dokumenten auf den Notebooks von Außendienstmitarbeitern.

Aufgrund der unterschiedlichen technischen Herangehensweisen wurden Dokumentfragmente, wie beispielsweise Kopf- oder Fußzeilen und sogar komplette Dokumente, bisher bis zu zwei Mal in verschiedenen Abteilungen erstellt und gepflegt. Mithilfe von Doc1 wurde eine Plattform geschaffen, auf der unterschiedlichen Herangehensweisen für den Entwurf von kundenbezogenen Dokumenten zusammengeführt wurden. Diese Plattform erlaubt es Generali, eine einzige Designumgebung – den Doc1 Designer – zu nutzen, um Vorlagen für Massen-, Ad-hoc- und Offline-Dokumente zu erstellen. Die Pflege verschiedener Systeme entfällt. Dank der zentralen Verarbeitung können Ad-hoc- und Offline-Dokumente nun erstmals mit dem Massendruck integriert werden, da sie denselben Bearbeitungsprozess durchlaufen und auf den selben Metadaten aufbauen. Die Folge: Deutlich niedrigere Portokosten für den Versand.

EINE ZENTRALE ABTEILUNG Statt bisher drei, gibt es nun nur mehr eine zentrale Abteilung bei Generali, die sich mit allen Themen rund um die Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten beschäftigt. Dadurch reduzieren sich die Kosten für den Entwurf und die Aktualisierung von Dokumenten, zum Beispiel bei Übernahmen, Rebrandings oder organisatorischen Änderungen, und auch die Einhaltung von rechtlichen und internen Vorgaben ist sichergestellt. Auch ist es nun möglich, die Mitarbeiter der Fachabteilung stärker in den Entstehungs- und Aktualisierungsprozess der Vorlagen von Textfragmenten einzubeziehen.

»Als wir uns entschieden haben, von unseren bisherigen Systemen auf ein neues Gesamtsystem umzustellen, kannten wir die Software-Lösungen von Pitney Bowes nur aus Präsentationen, denn bestimmte Teilbereiche der Lösung waren noch in der Entwicklungsphase. Trotz des Risikos, sich für eine neue Lösung zu entscheiden, sahen wir darin auch eine große Chance, die weitere Entwicklung der Lösung durch unser Feedback an das Pitney-Bowes-Software-Entwicklungsteam zu beeinflussen«, erklärt Gerald Holzer von Generali. »Als aktiver Teilnehmer des EngageOne Beta-Programms sind einige unserer Vorschläge realisiert worden, und weitere stehen auf der Liste für die nächsten Versionen. Neben Feedback zur Software, haben wir Pitney Bowes Software auch wissen lassen, wie wir die Lösung einsetzen werden – beispielsweise, dass wir planen, normale Geschäftsanwender in die Gestaltung von Dokumentenvorlagen einzubeziehen. Auch für die weitere Entwicklung von DOC1 konnten wir Vorschläge und Wünsche einreichen, damit uns die Lösung optimal dabei helfen kann, unser umfassendes Gesamtsystem in Zukunft zu pflegen.«

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