Saperion spürt Sparpotenziale auf Detail - Computerwelt

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17.11.2009 Thomas Mach

Saperion spürt Sparpotenziale auf

Das Thema E-Mail-Management erweist sich einmal mehr als Dauerbaustelle. Im Rahmen einer Studie von Pentadoc und BARC kam ans Licht, dass 65 Prozent der befragten Unternehmen nach wie vor kein E-Mail Management-System nutzen.

Von dem guten Drittel Anwender, die derartige Systeme überhaupt einsetzen, nutzen zudem nur etwas mehr als 30 Prozent die volle Funktionsfähigkeit der Lösungen. Die restlichen zwei Drittel, betonen die Studienautoren, "gebrauchen E-Mail-Management in der Regel lediglich zur Archivierung der elektronischen Post". Dies allerdings bringe keinen echten Mehrwert für die Mitarbeiter, unterstreicht Rudolf Gessinger, CEO des ECM-Spezialisten Saperion.

"Ohne Integration in ein ECM-System gehen oft relevante Informationen in der Masse verloren, da reine Archivierungslösungen beispielsweise keinen Unterschied zwischen E-Mails, Spam und Viren erkennen und diese gleich behandeln", erklärt Gessinger. "Im vergangenen Jahr wurden täglich über 84 Milliarden E-Mails verschickt. Die wachsende Menge an elektronischer Post beeinträchtigt die Qualität der Arbeit, wenn diese ungeordnet im E-Mail-Postfach landet. Denn dies bedeutet eine Überlastung der Mitarbeiter und teure Unterbrechungen durch steigenden, unkoordinierten E-Mail-Verkehr. Weiterhin muss es endlich zu einer Gleichberechtigung der E-Mail mit dem papiergebundenen Posteingang geben. So kann es beispielsweise nicht sein, dass eine Bestellung per Brief in der Akte landet, per E-Mail aber nicht. Vor allem die Entscheidung darüber, ob eine E-Mail in der Postbox verbleibt oder in die Akte gelangt, sollte dem Anwender abgenommen werden."

Zumindest die Bereitschaft, derartige System zu nutzen, sei gestiegen, verweisen wiederum die Studienautoren. Demnach wollen 60 Prozent der Nichtanwender in nächster Zeit ein E-Mail-Management-System einführen. Für die Unternehmen bestehe großes Potenzial, wenn "E-Mails zukünftig den Sonderstatus" verlieren und in Geschäftsprozesse integriert würden, erklärt Gessinger. "Es ist erschreckend, dass die Notwendigkeit von E-Mail-Management-Systemen so unterschätzt wird. Das liegt vor allem am mangelnden Verständnis für das unternehmerische Potenzial als ganzheitliche Informationsverwaltung. Wir sind heute weit davon entfernt, dass alle relevanten E-Mails in elektronischen Akten abgelegt werden. ECM muss sich von der Insellösung zum unternehmerischen Gesamtkonzept wandeln. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen einen Umdenkprozess anstoßen."

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