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18.11.2009 Thomas Mach

Standard für strukturierte elektronische Rechnungen

Nur wenige Unternehmen schöpfen bislang das Einsparungspotenzial der E-Rechnung voll aus. Dies soll der von Austria Pro entwickelte E-Rechnungsstandard ebInterface nun ändern.

Fortschritte im Projekt E-Rechnung – Mit dem E-Rechnungsstandard ebInterface 3.0 können Rechnungsempfänger im strukturierten Dateiformat gehaltene Informationen künftig direkt in die Buchhaltung einlesen. Dadurch könne das gesamte Einsparungspotenzial der E-Rechnung von Unternehmen ausgeschöpft werden, wie die heimische IT-Standardisierungs-Organisation Austria Pro, die ebInterface im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) und des BMWFJ als offenen technischen Standard entwickelt hat, betont. Vor allem auch Ein-Personen- sowie kleine und mittelständische Unternehmen würden davon profitieren, da die Online-Plattform Epunet, bei der KMU sämtliche Geschäftsprozesse online abwickeln können, den Standard unterstützt.

Laut einer E-Business Umfrage der WKo haben rund zwei Drittel der österreichischen Unternehmen schon einmal elektronische Rechnungen erhalten. Mit 33 Prozent werde die Zahl jener, die E-Rechnungen selbst versenden, zudem immer größer. Ein großer Teil davon begnüge sich bisher allerdings mit dem Versenden digital signierter PDF-Dokumente. Dies sei zwar für den Rechnungsversender praktisch und aus rechtlicher Sicht auch völlig in Ordnung, der Rechnungsempfänger werde aber um den größten Teil der Einsparungsmöglichkeit durch die E-Rechnung gebracht.

»Wirkliches Sparen für jeden ist beim elektronischen Rechnungsversand erst mit der strukturierten E-Rechnung möglich«, unterstreicht Gerhard Laga, Arbeitskreisleiter E-Rechnung bei Austria Pro und Leiter des E-Center der WKO. »Denn hier spart nicht nur der Versender Porto und Ausdruck. Auch der Empfänger kann das strukturierte Dateiformat nun direkt in sein Buchhaltungsprogramm einlesen, weiterverarbeiten und anschließend archivieren. So lässt sich das gesamte Einsparungspotenzial der E-Rechnung voll ausschöpfen.«

Elektronischer Rechnungskreislauf gänzlich ohne medienBrüche Der Standard basiere auf dem XML-Datenformat, das den Austausch strukturierter Daten zwischen Unternehmen über das Internet ermöglicht. So könne der elektronische Rechnungskreislauf ohne Brüche geschlossen werden. Alle erforderlichen Rechnungsinformationen, wie Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Rechungsaussteller, Empfängerdaten, Rechnungsbetrag, Steueranteil und ähnliches werden von der Buchhaltungsanwendung automatisch erkannt, direkt eingelesen und weiterverarbeitet.

Der Versender erstelle die Rechnung an seinem Computer und schicke sie direkt als digital signiertes XML-Dokument an den Empfänger, lästiges Ausdrucken und Kuvertieren sowie Porto würden dadurch entfallen. Der Empfänger könne die empfangene Rechnung direkt an seinem Computer weiterbearbeiten und archivieren, »mühsames und zeitaufwändige Abtippen und Eingeben ins System« entfalle. Auch die Weitergabe der Daten an den Buchhalter oder Steuerberater werde dadurch optimiert.

Unternehmen in Entwicklung des Dokumentenstandards eingebunden In die technische Entwicklung des E-Rechnungs-Standards waren laut Austria Pro »die führenden IT-Unternehmen des Landes« eingebunden. Wie bei allen von Austria Pro entwickelten E-Business-Standards handle es sich auch bei ebInterface um einen offenen Dokumentenstandard, der in unterschiedliche E-Business-Anwendungen integriert werden könne. Ersten Anwendungen sind Laga zufolge bereits auf dem heimischen Markt zu finden. So stehe beispielsweise mit Epunet »erstmals auch eine günstige Variante für KMU zur Verfügung«.

Epunet ermöglicht die mobile Verwaltung aller Geschäftsprozesse ohne Installation einer Software um eine monatliche Grundgebühr von zwölf Euro (siehe Seite 21), auch die digitale Signatur ist integriert. Breite Zustimmung zum strukturierten E-Rechnungsstandard kommt auch vom Bundesministerium für Finanzen. E-Rechnungen an den Bund sollen schon bald nur mehr in diesem strukturierten Dateiformat angenommen werden, wie aus dem BMWFJ zu vernehmen ist.

»Software-Unternehmen, die diesen offenen technischen Standard ebenfalls nutzen und ihren Kunden die Erstellung oder Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen anbieten wollen, können sich jetzt direkt an Austria Pro wenden«, betont Laga abschließend.

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