Evolution statt Revolution bei der elektronischen Rechnung im Unternehmen – Schrittweise zum Projekterfolg Detail - Computerwelt

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18.11.2009 Thomas Mach

Evolution statt Revolution bei der elektronischen Rechnung im Unternehmen – Schrittweise zum Projekterfolg

Die elektronische Rechnung bietet viel Einsparungspotenzial, doch viele Unternehmen haben noch Probleme, ihre Lieferanten von den Vorzügen zu überzeugen. Dabei gilt es, die Lieferanten ins Boot zu holen, um wirklich alle Vorteile lukrieren zu können.

Der Druck zur Kostenreduktion macht auch vor Kreditorenabteilungen nicht Halt. Täglich gehen in österreichischen Unternehmen unzählige Rechnungen ein und oft wissen Firmen nicht, dass die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über zehn Euro liegen. Nach Erfahrungswerten des Dokumentenlogistik-Spezialisten Itella Information seien »allein bei den Prozesskosten« Einsparungsmöglichkeiten von »bis zu 90 Prozent« realisierbar, wie Miikka Savolainen, Director Itella Information und in dieser Funktion unter anderem für den österreichischen Markt verantwortlich, erläutert.

»Dazu kommen sofort wirksame Kostenersparnisse zum Beispiel durch zuverlässigere Einhaltung von Skontofristen, reduzierte Mahngebühren und niedrigeren Archivierungsaufwand.« Denn eine elektronische Rechnung könne in digitalen Workflows bearbeitet, zur Freigabe übergeben und »anschließend vollautomatisch« in das Rechnungssystem eingespielt werden. »Sogar der komplette Verzicht auf Freigabeprozesse ist durch automatisierten Abgleich mit Bestelldaten und Wareneingang möglich.« Grundlegende Voraussetzung für einen effizienten Prozess sei, »dass wirklich alle Rechnungen eines Unternehmens in einem einheitlichen digitalen Datenstrom vorliegen und entsprechende Tools installiert sind«.

PRAGMATISCHE STRATEGIE Was jedoch keinesfalls bedeute, dass Unternehmen einen sofortigen Wechsel auf elektronische Rechnungen und komplett automatisierte Prozesse vollziehen müssten. »Vielmehr hat sich in der Praxis ein evolutionäres statt revolutionäres Vorgehen bewährt.«

Savolainen hat einige grundlegende Tipps für Unternehmen, die sich mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Besonders wichtig sei es, eine pragmatische Strategie zu entwickeln. »Wie soll der Rechnungseingang in einem, zwei oder drei Jahren aussehen?« Anwender sollten sich von Anfang an erreichbare Ziele setzen und dafür eine individuelle Strategie entwickeln.

Allerdings sollten Anwenderunternehmen »realistisch bleiben«. »Ein derartiges Projekt hängt maßgeblich von der Änderungsbereitschaft der Lieferanten ab«, betont der Experte. Diese würden sich aber meist nicht ohne weiteres von den Vorzügen elektronischer Rechnungen überzeugen lassen. Unternehmen sollten daher noch vor etwaigen digitalisierungen damit anfangen, die Effizienz der Papierrechnung zu steigern. Aus diesem Grund sollten etwa Papierrechnungen zur weiteren Verarbeitung eingescannt werden. »Papierberge durchs Unternehmen zu lotsen ist weder zeitgemäß noch effizient.«

Ebenfalls wichtig sei es, »längerfristig zu planen«. Dabei gelte es, alle bestehenden Optionen einzubeziehen, um etwa die Frage zu klären, ob ein Dienstleister eine Alternative sein könnte. »Brauchen Unternehmen heute ein ausgefeiltes Workflow-System, wenn morgen Rechnungs- und Wareneingangsdaten automatisch abgeglichen werden sollen?«, führt Savolainen eine weitere wichtige Frage an. Am Markt seien genügend kostengünstige Application Service Providing-Werkzeuge als Alternativen verfügbar.

Nebenbei gelte es, die unternehmensinternen Einkauf »ins Boot zu holen«. »Der Einkauf hat den besten Draht zum Lieferanten.« Auch die Rolle des Lieferanten sollte verstanden werden. Unternehmen sollten daher die Lieferanten, die zur Mitarbeit bewogen werden sollen, priorisieren. »Einige werden sich schneller auf Argumente einlassen können als andere. Unternehmen sollten daher dort ansetzen, wo das meiste Potenzial zu erwarten ist.«

ANFANGS EHER EINFACHE PROZESSE UMSTELLEN Im Rahmen dessen gelte es auch, die Einstiegsschwellen zu senken. »Lieferanten sollten nicht einfach vor vollendete Tatsachen gestellt werden, sondern Unterstützung erfahren.« Etwa in dem »Guidelines« erstellt würden, die aufzeigen, wie »der Lieferant in wenigen einfachen Schritten auf elektronische Rechnungen« umstellen könne. Anfangs sollten daher eher einfachere Prozesse umgestellt werden, wie zum Beispiel Zahlungsanweisungen.

Besonders wichtig, betont Savolainen, sei Flexibilität. »Denn: Elektronische Rechnung ist nicht gleich elektronische Rechnung.« Unternehmen sollten daher flexibel sein und akzeptieren im Rechnungseingang verschiedene Formate akzeptieren. Etwa indem möglichst viele Eingangskanäle, etwa über eine Rechnungslogistik-Plattform, geöffnet werden.

KEINE INSELLÖSUNGEN BEI LIEFERANTEN Insgesamt gelte, Lieferanten nicht allein im Regen stehen zu lassen. Vielfach helfe es, wenn Unternehmen, die ihre Lieferanten dazu bringen wollen, Rechnungen elektronisch zu liefern, diesen Lösungsvorschläge anbieten würden. »Unternehmen sollten darauf achten, dass Lieferanten keine Insellösungen einsetzen.

Dabei sei es gut, einen Plan B in petto zu haben. »Egal was Unternehmen den Lieferanten anbieten oder von diesen verlangen, sie sollten immer einen Plan B haben, wie Prozesse auch dann optimiert werden können, wenn ein Lieferant nicht mitmacht.« Als letzter Ausweg helfe es auch, Druck auf den Lieferanten zu machen. »Unternehmen sollten gezielt und bestimmt Druck ausüben, aber ohne die Lieferantenbeziehung zu sehr zu belasten.« So könnten etwa Bearbeitungsgebühren pro Rechnung eingehoben oder alternativ für Papierrechnungen neue Zahlungsfristen vereinbart werden.

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