Automatisierte elektronische Rechnungsbearbeitung verkürzt die Durchlaufzeit um mehr als 50 Prozent Detail - Computerwelt

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18.11.2009 Oliver Weiss

Automatisierte elektronische Rechnungsbearbeitung verkürzt die Durchlaufzeit um mehr als 50 Prozent

Mehr als tausend Rechnungen müssen die Stadtwerke Hannover jede Woche bearbeiten. Mit einer Invoice-Processing-Lösung lassen sich dabei nicht nur manuelle Fehler vermeiden, sondern auch die Bearbeitungszeit wird enorm beschleunigt.

Leben in Hannover – die Angebote der Stadtwerke Hannover sind ein fester Bestandteil. Seit Jahrzehnten stellen sie sicher, dass über eine halbe Million Menschen in der niedersächsischen Landeshauptstadt und in den Umlandgemeinden mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser versorgt sind. Das Unternehmen mit rund 2.700 Mitarbeitenden hat im Jahr 2008 2,8 Milliarden Euro Umsatz erwirtschaftet und zählt damit zu den zehn größten Energieversorgungsunternehmen in Deutschland. Bei dieser Größe und Vielfalt des Angebots ist die Stadtwerke Hannover AG auf eine zuverlässige und effiziente Beschaffung und Buchhaltung angewiesen. Jede Woche gehen bei dem Energieversorgungsunternehmen mehr als tausend Rechnungen ein – von Dienstleistern für den Straßenbau bis zu Dienstleistern für Verlegearbeiten von Kabeln und Rohren. Die Bearbeitung der Rechnungen erfolgte bisher manuell: Sie wurden postalisch an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt, die die Rechnungen zunächst prüften und sie dann an jene Kollegen weitergaben, die die Rechnungen schließlich genehmigten. Dieser Prozess nahm nicht nur viel Zeit in Anspruch – zehn Tage waren Rechnungen im Schnitt im Umlauf, bei umfangreicheren Baurechnungen sogar dreißig Tage - sondern es kam auch immer wieder zu Problemen. Denn während des Rechnungsumlaufs war es nicht möglich, sofort zu bestimmen, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine bestimmte Rechnung gerade befand. Tauchten Fragen von Mitarbeitenden oder Dienstleistern zu einzelnen Rechnungen auf, so mussten diese erst ausfindig gemacht werden, was unnötig Zeit und Aufwand verursachte. Nicht selten wurden die Rechnungen von den Firmen direkt an die Fachbereiche gesandt, diese schickten die Rechnungen verspätet oder vergaßen sie an das Fachgebiet Kontokorrente weiterzuleiten.

EINHEITLICHER WORKFLOW »Diese fehlende Transparenz im Rechnungsprozess war schließlich für uns ausschlaggebend, uns auf die Suche nach einer effizienteren Lösung zu machen«, erinnert sich Brigitte Holtgreve, Abteilungsleiterin des Externen Rechungswesens bei den Stadtwerken Hannover. »Wir haben uns eine Lösung gewünscht, die das gesamte Unternehmen in die Lage versetzt, den bestehenden Ablauf der Rechnungsbearbeitung komplett und leicht zugänglich in einem einzelnen Workflow abzubilden. Es sollte jederzeit möglich sein, Auskunft zu einzelnen Rechnungen und ihrem aktuellen Status zu erhalten. Und natürlich sollte die Bearbeitung schneller als zuvor durchführbar sein.«

Nach Produktpräsentationen verschiedener Anbieter waren die Führungskräfte und die Mitarbeitenden der beteiligten Abteilungen Informationsmanagement und Finanz- und Rechnungswesen von der Invoice-Processing-Lösung überzeugt: »Die Basware-Lösung passte am besten zu unseren individuellen Anforderungen«, erläutert Ralf Hosenfelder, Leiter der Kontokorrentbuchhaltung, die Entscheidung. »Mit Basware konnten wir individuell und in kleinen Schritten vorgehen«, was der Tatsache, dass die Stadtwerke Hannover bereits über bestehende Scan- und Archivierungssysteme verfügen, auf die die Basware-Lösung aufbauen konnte, sehr entgegenkam. Vier Wochen nach der Entscheidung für Basware, im Juli 2007, begann die Umsetzung und Implementierung von Basware Invoice Processing und Contract Matching.

AUTOMATISCHER ABGLEICH Basware Invoice Processing schafft durchgehend elektronische Prozesse und sorgt für eine effiziente, verlässliche Prüfung sowie eine Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen und den Transfer in bestehende ERP- oder Finanzsysteme. Dabei bleiben alle rechnungsbezogenen Daten jederzeit im Blick. Mit Basware Contract Matching wird die Bearbeitung für periodisch wiederkehrende, vertragsbasierte Rechnungen automatisiert. Basware Contract Matching gleicht die Rechnungen automatisch mit Verträgen und den vereinbarten Zahlungsmodalitäten ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung in Basware zum Transfer bereitgestellt und anschließend nach Sichtprüfung in der Kontokorrentbuchhaltung direkt in das ERP-System übertragen. Treten Abweichungen auf, wird die Rechnung automatisch kontiert und zur Prüfung an den verantwortlichen Mitarbeiter gesandt.

Im ersten Schritt der Basware-Implementierung wurden die Feinkonzepte für das Scannen, Archivieren und für die Einführung des Invoice-Processing-Systems erstellt und abgestimmt. Schnittstellen zwischen der Basware-Lösung und dem SAP FI-System sowie den bestehenden Scanning- und Archivierungslösungen wurden geklärt und eingerichtet. Es folgten ausgiebige Tests der umgesetzten Prozesse im Zusammenspiel mit den eingesetzten Systemen, so dass im Januar 2008 die Lösung live gehen konnte.

Seitdem ist die Rechnungsbearbeitung für die Stadtwerke Hannover transparenter und effizienter: Die Mitarbeiter können den Rechnungsumlauf lückenlos kontrollieren, der Bearbeitungsstatus ist jederzeit ersichtlich. Nachdem die Rechnungen per Post eingegangen sind, werden sie sortiert, gescannt und validiert. Es folgt das Kontieren im Basware Invoice-Processing-System durch Mitarbeitende im Bereich Kontokorrente, die anschließend die Rechnungen in den Workflow an den zuständigen Mitarbeitenden zur Freigabe senden. Nach Genehmigung und Rückgabe werden diese zum Transfer im ERP-System bereitgestellt. Die Buchung erfolgt in SAP FI. Nach erfolgter Buchung werden die erzeugten Belege mit den digitalisierten Dokumenten verknüpft und archiviert. Durch den elektronischen Ablauf hat sich die Rechnungsumlaufzeit der Stadtwerke Hannover AG drastisch verkürzt: Zwei bis drei Tage ist eine Rechnung heute bei den Stadtwerken Hannover durchschnittlich im Umlauf. Bei den umfangreicheren Baurechnungen sind es im Schnitt nur noch zehn bis vierzehn Tage.

»Ich bin ehrlich begeistert von den Vorteilen, die uns die Basware-Lösung bietet«, sagt Ralf Hosenfelder. »Wir können heute ganz genau sagen, wo welche Rechnung gerade in Umlauf ist und welchen Mitarbeitenden wir ansprechen können, wenn Fragen dazu auftauchen. Wir können unseren Dienstleistern schnelle und genaue Auskunft geben, wann ihre Rechnung bezahlt wird, oder ob sie bereits bezahlt wurde, und wir können bei unberechtigten Forderungen oder Mahnungen gezielt argumentieren.«

In Planung ist momentan zudem die Erweiterung um die Funktion Order Matching. Basware Order Matching gleicht automatisch die Rechnungen mit den genehmigten Bestellungen ab – Kopfdaten ebenso wie Positionsdaten. Dabei werden Prüfprotokoll und Kontierung selbsttätig mit den Rechnungsdaten verknüpft. Ist alles in Ordnung, werden die Rechnungen zum Transfer bereitgestellt.

Nach Sichtprüfung durch den Mitarbeitenden im Bereich Kontokorrente werden diese dann zur Zahlung in das entsprechende Finanzsystem übertragen. »Ich kann daher jedem Unternehmen empfehlen, die Order-Matching-Funktionalität gleich zu Beginn mit zu implementieren«, rät Hosenfelder.

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