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18.11.2009 Oliver Weiss

Gesamter Rechnungseingang elektronisch abgebildet

RAG konnte mit Siemens die Bearbeitungszeiten von Rechnungen auf ein Drittel reduzieren. Auch der kritische Freigabe-Prozess ist nun – inklusive Vier-Augen-Prinzip – elektronisch abgebildet.

Die Prozesse im Zahlungsverkehr transparenter machen und optimieren – das waren die Zielvorgaben der Rohöl-Aufsuchungs Aktiengesellschaft (RAG). Siemens IT Solutions and Services setzte diese um: Der gesamte Rechnungseingang der RAG wurde elektronisch abgebildet. Durch die automatische Erfassung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen konnten die Bearbeitungszeit auf ein Drittel reduziert und der Freigabe-Workflow maßgeblich beschleunigt werden – was wiederum letztendlich den gesamten Zahlungsverkehr nachhaltig optimiert. Auf Basis einer durch die RAG selbst erstellten Prozess-Studie zur Optimierung der Finanzprozesse im Unternehmen wurde durch das Siemens-Projektteam ein Lösungsszenario für den Eingangsrechnungsprozess erstellt und im SAP-Umfeld implementiert. In der Praxis sieht dies so aus: Lieferscheine und Rechnungen werden beim Posteingang gescannt und in einem Opentext-Archiv abgelegt, das von Siemens betrieben wird. Gleichzeitig erzeugt die Lösung einen Eintrag im zentralen Rechnungseingangsbuch innerhalb von SAP R/3. Die zuständigen Sachbearbeiter können dann direkt aus dem Rechnungseingangsbuch die Rechnungen weiterbearbeiten.

Der Freigabeprozess erfolgt, auf Basis von SAP R/3 Workflow, elektronisch. Dabei wurde auch das übliche Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe elektronisch abgebildet. Zusätzlich bietet die Lösung die Möglichkeit, Lieferscheine einzuscannen und einem Lieferanten oder einer Eingangsrechnung zuzuordnen. »Die Projektziele waren ehrgeizig gesteckt: Die Durchlaufzeit sollte für 80 Prozent der Rechnungen von 21 auf sieben Tage beschleunigt werden – das konnten wir gewährleisten«, sagt Albert Felbauer, CEO von Siemens IT Solutions and Services CEE. Weitere Anforderungen waren die Integration in die bestehende SAP-Landschaft und eine dezentrale Rechnungsfreigabe über eine Web-Benutzeroberfläche.

ROI IN 18 MONATEN Hansjörg Kainz, CIO der RAG, zeigt sich mit dem Projektverlauf ebenfall als zufrieden: »Siemens hat uns eine herausragende Lösung angeboten, die in unser SAP-Umfeld integriert werden konnte. Das neue System wurde auf Basis von vorhandenen Ressourcen und Systemen realisiert, darüber hinaus ist ein Return on Investment (ROI) innerhalb von 18 Monaten gewährleistet. Und nicht zuletzt punktete Siemens mit einem Fixpreisangebot für die Umsetzung des Blueprint.« Ein weiterer relevanter Vorteil: »Wir profitieren durch geringere Durchlaufzeiten von Rechnungsskonti«, erklärtKainz. Auch für die Lieferanten der RAG brachte der elektronische Workflow zahlreiche Vorteile. So ist un beispielsweise der Status der Eingangsrechnung jederzeit nachvollziehbar und das Volumen der ausstehenden Rechnung transparent. Darüber hinaus steht nun eine dezentrale und nachvollziehbare Freigabe zur Verfügung.

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