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21.04.2010 Romana Klaus*

Automatisierte Entscheidungsprozesse

Die Vorteile digitaler Signaturen enden nicht bei der Unterschrift an sich. Stattdessen können Entscheidungen im Unternehmen optimiert werden. Stolpersteine wie Medienbrüche, fehlende Informationen oder hohe Lizenzkosten lassen sich vermeiden.

Mit dem E-Sign Entscheidungsclient ermöglicht R>IT rasche und transparente Entscheidungsprozesse im Geschäftsalltag. Digitale Signaturverfahren sorgen für verbindliche und rechtssichere Dokumente und automatisierte Abläufe liefern nachvollziehbare Entscheidungen.

In einem Unternehmen treffen Mitarbeiter jeden Tag Entscheidungen. Je nach Bedeutung und Tragweite werden Entscheidungen im Team, in Abstimmung oder gelegentlich auch allein getroffen und bedürfen einer gewissen Form, zum Beispiel eine persönliche Unterschrift, um als rechtsgültig anerkannt zu werden. In komplexen Marktverhältnissen lassen Management-Informationssysteme die Auswahl von Handlungsoptionen schnell zur strategischen Richtungswahl werden, während der Entscheidungsprozess selbst dabei zumeist weitgehend ungeregelt bleibt.

EFFIZIENTE WERKZEUGE Tatsächlich setzen Unternehmen kaum effiziente Werkzeuge zur gezielten Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Entscheidungen ein. Nicht selten kommt es daher zu unnötigem bürokratischen Aufwand und Compliance-Problemen: Der richtige Entscheidungsbevollmächtigte wird nicht gefunden, die für die Entscheidung notwendigen Informationen fehlen, gefällte Entscheidungen werden nicht kommuniziert und Anträge oder unterschriebene Dokumente gehen verloren. Auch der Einsatz von IT-Lösungen hat seine Tücken: Da sich Entscheidungsprozesse oftmals über mehrere Anwendungssysteme erstrecken, ergeben sich Medienbrüche, erhöhter Schulungsaufwand für alle Anwender und erhebliche Lizenzkosten.

Das Wiener Unternehmen R>IT hat sich der Herausforderung angenommen und mit dem E-Sign Entscheidungsclient eine umfassende Lösung zur Automatisierung des Entscheidungs-Workflows realisiert. Das formularbasierende Szenario bindet alle beteiligten Akteure in einen vollelektronischen und somit papierlosen Prozess ein. Ausstehende Entscheidungen werden dabei in Form von interaktiven Formularen angelegt, mit relevanten Informationen versehen und den jeweiligen Entscheidungsträgern automatisch zugestellt.

TRANSPARENTE PROZESSE Diese treffen ihre Entscheidungen und retournieren die ausgefüllten Formulare ans System zur weiteren Verarbeitung und Dokumentation. Digitale Signaturtechnologie erlaubt dabei selbst notwendige Unterschriften elektronisch und rechtsverbindlich zu leisten.

Offene Schnittstellenstandards garantieren eine nahtlose Integration mit bestehenden IT-Systemen und umfangreiche Administrations- und Analysetools erlauben ein lückenloses Monitoring. Mit dem Ergebnis transparenterer Prozesse, schnellerer Durchlaufzeiten und richtlinienkonformer und nachvollziehbarer, jederzeit bis ins Detail einsehbarer Dokumentation. Mit der Eigenentwicklung E-Sign setzt R>IT seit jeher auf die sichere elektronische Kommunikation zwischen Geschäftspartnern auf Basis von digitaler Signatur und biometrischer Unterschrift. Neben dem klassischen E-Billing unterstützt das Unternehmen mit seiner E-Sign-Technologie bisher vor allem Prozesse der Konzernverrechnung, Instandhaltung und internen Freigabe.

LANGJÄHRIGE ERFAHRUNG IM SAP-BUSINESS-UMFELD Seit über zehn Jahren berät R>IT Kunden bei der Integration von Anwendungen, Akteuren und Prozessen im SAP-Umfeld. Eigens für die SAP Business Suite wurde dazu die Lösung E-Sign for SAP Solutions entwickelt. Zu den namhaften Unternehmenskunden, für die R>IT eigenständig und im Team mit qualifizierten Partnern tätig ist, gehören Global Player wie zum Beispiel die OMV, Magna, Swarovski und Erste Group Bank.

Zuletzt wurde beispielsweise für den Papier- und Verpackungsproduzenten Mondi ein virtuelles Kundenzentrum als Web-Applikation mit SAP-ERP-Anbindung umgesetzt. In jüngerer Zeit wurden darüber hinaus Szenarien wie etwa der mobile Servicetechniker, die TÜV-Abnahme in der Flugzeugwartung und Übernahme von Ware durch den Spediteur umgesetzt.

* Romana Klaus ist Geschäftsführerin Marketing und Vertrieb bei R>IT.

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