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21.04.2010 Björn Georg*

E-Rechnung: Wehe wenn die Steuerprüfung kommt

Obwohl elektronische Rechnungen seit Jahren zulässig sind, lauern noch böse Überraschungen. Die digitale Signatur eines Fax- oder PDF-Dokuments ist keine Garantie für Rechtskonformität.

Eine Rechnung geht als PDF-Anhang einer E-Mail ein, der Buchhalter druckt sie aus und heftet sie ab: Das passiert in Unternehmen mehrmals pro Tag. Unter steuerlichen Aspekten ist das vergebliche Liebesmühe, denn der Ausdruck der PDF-Datei ist keine für den Vorsteuerabzug gültige Eingangsrechnung. Im Gegenteil: Ein Unternehmer muss davon ausgehen, dass er die unberechtigt abgezogene Vorsteuer bei der nächsten Betriebsprüfung zurückzahlen muss. Schätzungen gehen davon aus, dass bislang nur jedes fünfte Unternehmen in Österreich Vorkehrungen für einen rechtskonformen Umgang mit E-Rechnungen getroffen hat. Der Grund, warum diese Unstimmigkeiten bislang weitgehend unentdeckt blieben, ist einfach: Anders als Arbeitnehmer reichen Unternehmen beim Finanzamt nur die Bilanz beziehungsweise eine Einnahme-Überschussrechnung ein. Die Belege verbleiben im Unternehmen. In unregelmäßigen Abständen werden die Firmen einer Betriebsprüfung des Finanzamtes unterzogen. Wenn also etwas mit einer Rechnung nicht stimmt, merkt der Unternehmer das oft erst Jahre nach dem Erhalt. Das kann zu einem bösen Erwachen führen, wenn dann auf einmal für zurückliegende Jahre hohe Steuerschulden fällig werden.

Der Datenaustausch zwischen Ersteller und Empfänger einer Rechnung kann auf vielfältige Art erfolgen. Als mögliche Übertragungsmedien kommen der postalische Versand, die Übermittlung per Fax oder E-Mail, die Bereitstellung der Rechnung in einem Online-Portal sowie der integrierte Rechnungsversand per Electronic Data Interchange (EDI) in Frage. Über den Postweg oder von Faxgerät zu Faxgerät übermittelte Rechnungen werden von den Steuerbehörden anerkannt. Alle anderen Übertragungsmethoden bedürfen zur steuerbehördlichen Anerkennung zusätzlicher Sicherungsmaßnahmen, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung gewährleisten. Wer Rechnungen per Computerfax akzeptiert, bewegt sich auf dünnem Eis, denn sie erfüllen nicht die rechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers. Zwar kann ein so genannter 2D-Barcode auf dem Fax die verschlüsselten Originaldaten der Rechnung und die elektronische Signatur, mit der ein Empfänger die Echtheit der Rechnung überprüfen sollte, enthalten, dazu muss jedoch jede Rechnung aufwendig eingescannt und die Authentizität der digitalen Signatur mit Hilfe einer Software abgeglichen werden. Die Barcodes werden per Fax allerdings nicht immer unbeschädigt übertragen, was eine zweifelsfreie Signaturprüfung oft unmöglich macht.

In Branchen wie dem Automobilbau oder dem Handel erfolgt die Geschäftskommunikation zwischen Großunternehmen oft via EDI. Allerdings benötigen per EDI transferierte Rechnungen zur steuerbehördlichen Anerkennung die zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung. Dann sind auch die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt. Die Sammelrechnung ist eine Zusammenstellung der in einem definierten Zeitraum übertragenen Rechnungsnummern und enthält zusätzlich Angaben über Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag. Die Sammelrechnung muss entweder in Papierform oder elektronisch, wenn diese mit einer elektronischen Signatur versehen wurde, übertragen werden.

ELEKTRONISCHE SIGNATUR ENTSCHEIDET Grundsätzlich gilt: Eine elektronische Rechnung ist nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gültig. Das Umsatzsteuergesetz ist hier eindeutig: Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten PDF-Rechnung muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine elektronische Signatur (fortgeschrittene Signatur) gewährleistet sein. Dazu muss zunächst einmal der Versender jedes PDF mit einer gültigen elektronischen Signatur versehen, die entweder in das PDF integriert oder als zweite Datei zusammen mit dem PDF versendet wird. In Anbetracht der damit verbundenen organisatorischen und technischen Anforderungen ist der Betrieb einer eigenen Signaturlösung aus betriebswirtschaftlicher Sicht für die wenigsten Unternehmen sinnvoll. Für die Erbringung von Signatur- sowie Verifikations- und Archivierungsleistungen gibt es daher eine Reihe von Anbietern. An diese senden Unternehmen ihre Rechnungen im PDF-Format, beispielsweise als E-Mail Anhang. Um unterwegs eine missbräuchliche Nutzung zu verhindern, kann die Übertragung über einen VPN-Tunnel abgewickelt werden. Im Rechenzentrum des Dienstleisters werden alle Rechnungen automatisch mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen. Dabei werden so genannte Signaturkarten von Trustcentern eingesetzt.

Nicht nur Rechnungsversender profitieren von einer derartigen Lösung, sondern auch die Empfänger. Ihnen liegen beim elektronischen Rechnungsversand alle Daten zur Weiterbearbeitung digital vor. Papierrechnungen müssen nicht noch einmal aufwendig manuell erfasst werden. Zudem schafft dieser Prozess bei den Rechnungsempfängern alle Voraussetzungen zum rechtmäßigen Vorsteuerabzug. Bedingung hierfür ist laut Gesetzgeber die Überprüfung der mitgelieferten digitalen Signaturen auf ihre Gültigkeit. Dieser Prozess kann auch von einem unabhängigen, darauf spezialisierten Unternehmen, wie z.B. Retarus, übernommen werden. Retarus überprüft für den Rechnungsempfänger die ausgestellte Signatur und stellt die signierte Rechnung zusammen mit dem Prüfprotokoll anschließend an den Empfänger zu. Dieser ist somit im Besitz aller Daten, die er aus Sicht des Finanzamts zum Nachweis der steuerrechtlichen Gültigkeit der Rechnung benötigt. Alles, was der Empfänger dann noch tun muss: Das PDF-Rechnungsdokument gemeinsam mit der Signatur und dem Prüfbericht sieben Jahre elektronisch archivieren. Kommt eine Betriebsprüfung, stehen alle notwendigen Dokumente zur Verfügung und der Rechnungsempfänger kann die erfolgreiche Signaturprüfung nachweisen.

Der elektronische Rechnungsversand als Managed Service schafft damit die Grundlage kompakter und durchgängiger Geschäftsprozesse vom Versender bis zum Empfänger. Auf beiden Seiten werden dadurch nicht nur die Abläufe deutlich effizienter, sondern auch die Prozesskosten nachhaltig verringert. Damit ist der elektronische Rechnungsversand, beispielsweise in Form von PDF-Attachments per E-Mail, nicht nur eine effiziente und transaktions- und rechtssichere Lösung für die Absender, sondern auch für die Adressaten.

* Björn Georg ist Leiter Business Process Automation bei Retarus.

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