Von der Insellösung zur integrierten Beschaffungsplattform: Enormes Optimierungspotenzial im Unternehmenseinkauf Detail - Computerwelt

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19.05.2010 pi/Oliver Weiss

Von der Insellösung zur integrierten Beschaffungsplattform: Enormes Optimierungspotenzial im Unternehmenseinkauf

AT&S und die Aliaxis-Unternehmensgruppe setzen auf das in SAP integrierbare Lieferantenportal Pool4Tool und zeigen vor, wie sie mit der umfassenden Lösung im Einkauf Doppelerfassungen vermeiden und Prozesse beschleunigen.

Weg von zahllosen IT-Lösungen ohne Konnektivität im Unternehmen hin zu ganzheitlichen, integrierten Kommunikationsplattformen – der Trend im Bereich der elektronischen Beschaffung ist klar. AT&S aus der Steiermark, einer der führenden Leiterplattenproduzenten weltweit, und die auf Kunststoff-Rohrleitungssysteme spezialisierte Aliaxis-Unternehmensgruppe setzen auf das in SAP integrierte Lieferantenportal Pool4Tool als Optimierungspartner und zeigen vor, wie sie mit einer modernen Lösung im Einkauf Doppelerfassungen vermeiden, Prozesse beschleunigen und die Abstimmung mit internationalen Standorten und Lieferanten verbessern. »Die extern beschafften Leistungen der AT&S betragen rund die Hälfte des Umsatzes. Der Konzerneinkauf trägt somit wesentlich zum operativen Unternehmensergebnis bei. Daher arbeiten wir seit Jahren über alle Standorte hinweg konsequent an der Optimierung unseres Einkaufs«, erklärt Richard Schaller, Director Purchasing bei AT&S. »Dass wir nun die globalen Beschaffungsaktivitäten in Europa, China und Indien standortübergreifend auch verstärkt elektronisch unterstützen, ist die logische Konsequenz daraus. Damit erhöhen wir die Effizienz unserer Einkaufsprozesse weiter.«

FEHLENDE INTEGRATION IN DAS ERP-SYSTEM In der Aliaxis-Unternehmensgruppe, weltgrößter Hersteller von Kunststoff-Rohrleitungssystemen für das Bauwesen, die Industrie und Versorgungsunternehmen, spielte elektronische Beschaffung bisher eine eher untergeordnete Rolle. Während vor allem die Standorte in Deutschland und Großbritannien bereits sehr viele Tools einsetzen, waren es in Italien und Frankreich lediglich einige wenige, in Ungarn und Polen bisher gar keine. »Dies erklärt sich teils aus der Historie der einzelnen Unternehmen im Verbund, teils aus der dezentralen Konzernstruktur, die sich auch in der Einkaufsorganisation widerspiegelt«, eläutert Stefan Ostertag, Leiter des Strategischen Einkaufs des Aliaxis-Unternehmens Friatec und Projektmanager für die Optimierung der elektronischen Einkaufsprozesse im Aliaxis-Konzern.

Die Liste der Ausreden von Einkäufern, warum sie keine elektronischen Tools nutzen, ist lang: »zu kompliziert«, »die Lieferanten weigern sich« oder »keine Rückkoppelung mit dem ERP-System« hört man da etwa. Mindestens ebenso lang wie die Liste der Ausreden der Einkäufer ist jedoch auch jene der Tools, die innerhalb der Aliaxis-Gruppe aktuell implementiert sind. So gibt es beispielsweise ein System für Ausschreibungen und die Lieferantenregistrierung, eines für Katalogbestellungen (E-Procurement), eine Collaboration-Plattform für unternehmensübergreifende Projekte sowie diverse länderspezifische Intranet-Seiten und zahlreiche Excel-Tools. Hinzu kommt, dass nicht alle Länder alle Systeme im Einsatz haben. Einzig das Projektmanagement-Tool wird als zentrale Kommunikationsplattform länderübergreifend genutzt.

EINHEITLICHE PLATTFORM Trotz der teilweise noch geringen Verwendung stehen die Unternehmen der Aliaxis-Gruppe den neuen Methoden und Tools dennoch äußerst positiv gegenüber. Der Nutzen von IT-Lösungen im Einkauf wird von den Einkäufern außer Frage gestellt, vor allem von E-Sourcing-, Projektmanagement- und Spend-Management-Tools. Zu diesem Ergebnis kam eine interne Befragung innerhalb der Unternehmensgruppe. Über 80 Prozent der Einkäufer glauben, dass es einen gemeinsamen europäischen Ansatz im E-Purchasing (elektronischer Einkauf) geben sollte und dass dadurch wesentliche Einsparungen erzielt werden können. Ebenso viele Befragte gaben auch an, dass die Situation der aktuell verwendeten E-Purchasing-Tools verändert werden sollte. Konkret wünschte man sich eine zentrale, ERP-integrierte Lösung für Sourcing und Projektmanagement im Einkauf.

Bevor dieses Großprojekt im Einkauf in Angriff genommen wurde, führte man eine umfangreiche Marktanalyse durch. 13 Softwareanbieter aus Europa und den USA wurden auf ihre technische Eignung für die Kernaspekte Projektmanagement, Sourcing und Lieferantenmanagement eingehend geprüft. Die Entscheidung fiel auf Pool4Tool, eine Lösung des Wiener Anbieters Selected Services, mit der Friatec als erstes Unternehmen der Aliaxis-Gruppe den Übergang von zahlreichen, alleinstehenden Insellösungen hin zu einer integrierten Sourcing- und Projektmanagement-Plattform vollzogen hat. Damit können die Einkaufsprojekte zentral verwaltet, strukturiert bearbeitet und zudem mit Anfragen oder Ausschreibungen verknüpft werden. Jeder Einkäufer kann so beispielsweise auf einen Blick abrufen, welche Aufgaben eines Projektes noch nicht erledigt wurden oder welche Angebote zu einer Ausschreibung bereits eingelangt sind.

Auch AT&S hat sich nach einem intensiven Auswahlprozess für Pool4Tool als Partner für die Optimierung der Einkaufsprozesse entschieden. Während die Aliaxis-Gruppe mit Pool4Tool primär die interne Koordinations- und Abstimmungsfunktion im Konzern stärkt, hat AT&S-Einkaufschef Richard Schaller einen anderen Fokus: »Entsprechend der Konzernausrichtung haben wir in den letzten Jahren auch die Rahmenbedingungen im Einkauf grundlegend verändert und konzentrieren uns hier zunehmend auf die Kernbereiche und Kompetenzen innerhalb des Unternehmens. Support-Funktionen und standardisierte Dienstleistungen werden weitgehend ausgelagert. Mit der Umverteilung auf die verbleibenden Ressourcen sind auch die Anforderungen an die einzelnen Mitarbeiter gestiegen – und damit auch die Forderung nach einer höheren Produktivität der Einkaufsleistung.« Das Einkaufstool wird genutzt, um häufige, arbeitsaufwendige Tätigkeiten im Einkauf zu ersetzen. So werden Bestellungen künftig anstatt per Fax oder E-Mail direkt elektronisch an die Lieferanten übermittelt, die zeitaufwendige Pflege von Auftragsbestätigungen entfällt. Die Schnittstelle zu den Lieferanten ist dabei das Online-Lieferantenportal von Pool4Tool, das auf der Homepage von AT&S implementiert wurde. »Unser Ziel ist es, die Lieferanten tief in unsere eigenen Prozesse zu integrieren und die Kommunikation im Rahmen der internationalen Beschaffungsvorgänge zu verbessern«, sagt Schaller. »Das erreichen wir durch die Anbindung per WebEDI.«

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