Unterstützung für das Exportgeschäft von Hella Detail - Computerwelt

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25.08.2010 Oliver Weiss

Unterstützung für das Exportgeschäft von Hella

Um Händlern die aktuellen Produktunterlagen schneller in ihrer jeweiligen Landessprache zur Verfügung zu stellen, nutzt Hella eine Global Information Management Lösung von SDL.

Hella Sonnen und Wetterschutztechnik mit Stammsitz in Abfaltersbach in Osttirol stellt eine breite Palette von Markisen, Jalousien, Rollläden und anderen Sonnen- und Wetterschutz-Produkten her und erwirtschaftete 2009 mit rund tausend Mitarbeitern 123 Millionen Euro Umsatz. »Aus der laufenden Erneuerung der Produktpalette ergeben sich ständig Änderungen an den Produktkatalogen, Preislisten und technischen Datenblättern, die in verschiedenen Sprachen abgebildet werden müssen«, wie EDV-Leiter Anton Lusser erklärt. »Um die Exportmärkte besser zu durchdringen, hat unsere Geschäftsleitung entschieden, den Niederlassungen und Händlern Unterlagen in der Landessprache zur Verfügung zu stellen. Dadurch ist unser Übersetzungsaufkommen deutlich gestiegen.«

Die wichtigsten Unterlagen sind die Produktkataloge für die drei Hauptproduktgruppen Markisen, Jalousien und Rollläden, die jeweils etwa tausend Seiten umfassen, und die dazu gehörigen Preislisten. Außerdem müssen die Inhalte für die lokalen Webseiten und die Produktinformationen im ERP-System, die für die Angebotserstellung benötigt werden, immer in die jeweilige Landessprache übersetzt werden. Bei der Übersetzung arbeitet die Firma mit externen Agenturen und freien Übersetzern zusammen, zum Teil übernehmen aber auch die eigenen Mitarbeiter diese Arbeit.

Die Übersetzung der technischen Unterlagen war ein zeitaufwendiger und kostspieliger Prozess. Acht technische Redakteure erstellten die Unterlagen mit einfachen Desktop Publishing Programmen (DTP). Das ließ jedoch keine selektive Ausgabe der geänderten und neu zu übersetzenden Inhalte zu, so dass man auch bei kleineren Änderungen immer das gesamte Dokument an die Übersetzer schickte. Dadurch war es unmöglich, die tatsächlichen Übersetzungskosten zu kalkulieren. Hinzu kam, dass die Übersetzung eines Katalogs mehrere Monate in Anspruch nehmen konnte, während denen sich die Produkte weiterentwickelten, so dass die übersetzte Version oft nicht mehr dem aktuellen Stand entsprach, wenn sie zurückkam.

Um den Übersetzungsprozess rationeller gestalten zu können, ersetzte Hella die bestehenden DTP-Systeme in der technischen Dokumentation durch ein XML-basiertes Redaktionssystem. Es bietet die Möglichkeit, die Inhalte der Kataloge und Preislisten als Textbausteine zu erstellen und unabhängig von Layout und Ausgabeformat wieder zu verwenden. In einem zweiten Schritt führte man die Translation Memory Software (TMS) von SDL als serverbasierte Lösung ein. Für die Lösung sprach vor allem ihre gute Integration in das bestehende Redaktionssystem. Die XML-Daten lassen sich problemlos in die TMS importieren und weiter verarbeiten. Über die Schnittstelle wird auch die Fertigstellung der Übersetzung zurückgemeldet, so dass bei Änderungen nur noch die modifizierten Module an die TMS exportiert werden.

Die Schulung der Anwender war eine Sache von wenigen Stunden. Im System sind für die Übersetzer Benutzerprofile angelegt, so dass sie sich auf dem Server einloggen können, um die für sie bestimmten Arbeitspakete mit den vorübersetzten Texten abzurufen. Nach Fertigstellung legen sie die Übersetzung in entsprechenden Ordnern ab, von wo sie dann wieder in die Translation Memorys (TM) eingecheckt werden. Derzeit arbeitet Hella mit je einem TM pro Sprache, in dem sowohl die Kataloginhalte und Preislisten, als auch die Web- und ERP-Inhalte abgelegt werden, was eine Wiederverwendung erleichtert.

Durch den Einsatz der SDL-Lösung hat sich der Übersetzungsprozess spürbar beschleunigt, was dazu beiträgt, dass der Anteil der intern übersetzten Unterlagen zugenommen hat. »Die Vorübersetzung sorgt für eine bessere Kostenkontrolle, was gerade bei der Aktualisierung der Unterlagen einen Riesennutzen bedeutet. Wir sparen bei externen Übersetzungen bis zu 75 Prozent der Kosten«, erklärt Lusser. »Gleichzeitig sind wir flexibler geworden. Früher wurden die Kataloge alle zwei Jahre überarbeitet und dann in einer bestimmten Auflage auf Vorrat gedruckt. Heute stellen wir unseren Niederlassungen und Händlern den Katalogteil zu einem neuen Produkt elektronisch zur Verfügung und müssen nicht so viele Exemplare drucken, was Druckkosten spart.«

Der größte Nutzen sind jedoch aktuelle Kataloginhalte in den anderen Sprachen: Früher kam es vor, dass ein Händler im Ausland ein Angebot auf der Grundlage von veralteten Informationen erstellte. Die Produkte hatten sich weiterentwickelt und konnten so gar nicht mehr gefertigt werden, beispielsweise weil sich Komponenten geändert hatten oder weil man Innovationen wie den platzsparenden Jalousienkasten eingeführt hatte, der dann im Extremfall bauliche Anpassungen erforderte. Heute lädt sich der Händler die aktuellen Informationen zu dem gewünschten Produkt als PDF von der Homepage herunter.

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