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22.10.2010 Oliver Weiss

Das Ende der papierbasierten Rechnung

Mit den E-Invoicing-Services von Crossgate ist Zumtobel "das lästige Papier" komplett los. Die Vorteil sind weniger manuelle Erfassungsfehler und einer Verringerung der Prozesskosten um 50 Prozent. Zudem können Lieferanten rasch angebunden werden.

Zumtobel, ein Unternehmen der Zumtobel Group mit Vorarlberger Wurzeln, entwickelt seit über fünfzig Jahren innovative und individuelle Lichtlösungen. Über rund fünfzig eigene Vertriebsorganisationen und Vertretungen liefert das Unternehmen in insgesamt siebzig Länder.

Bei der elektronischen Rechnungsstellung setzt Zumtobel auf die rechtskonformen E-Invoicing-Services von Crossgate. Über ein Webportal sind alle Lieferanten in der Lage, die elektronisch bereitgestellten Zumtobel-Bestellungen vollautomatisch als Turn-Around-Prozess in eine Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur umzuwandeln. Auf diese Weise erhalten gerade kleinere Unternehmen die Möglichkeit, über das Webportal – ohne zusätzliche Kosten – schnell und einfach am elektronischen Rechnungsdatenaustausch zu partizipieren. Überdies übernimmt Crossgate die revisionssichere Langzeitarchivierung der Rechnungsdokumente.

Bereits seit fünf Jahren nutzt Zumtobel die B2B 360-Grad-Services von Crossgate für den elektronischen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und Logistikdienstleistern. Nun will das Unternehmen den Rechnungseingang so weit optimieren, dass die papierbasierte Rechnung vollkommen abgeschafft wird. Dafür stellt Zumtobel einen neuen Service für seine Lieferanten bereit: ein Webportal, in dem ab sofort elektronische Bestellungen bestätigt und in eine Rechnung mit qualifizierter Signatur umwandelt werden können.

Zumtobel nutzt den E-Invoicing-Signatur-Service über das Crossgate Business-Ready Network – ein B2B-Netzwerk, über das bereits 40.000 Geschäftspartner Daten elektronisch austauschen. Dieser Service versieht alle Lieferanten-Rechnungen mit einer rechtskonformen elektronischen Signatur. Anschließend werden die Daten als signiertes PDF-Dokument inklusive Prüfbeleg revisionssicher archiviert und im Webportal bereitgestellt. Lieferanten, Wirtschaftsprüfer und Finanzbehörden haben so jederzeit bequem Zugriff auf die Rechnungen.

EINFACHER ROLLOUT Christoph Hämmerle, Projektleiter bei Zumtobel: »Die Invoice Management Services von Crossgate sind eine runde Sache – gerade für unsere kleineren Lieferanten. Sie können über das Webportal ohne technischen Aufwand auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Durch die qualifizierte digitale Signatur und die revisionssichere Langzeitarchivierung der Rechnungsdokumente sind sie zudem rechtlich auf der sicheren Seite. Technische Hürden bei der für den Lieferanten kostenfreien Lösung gibt es keine. Das sorgt für einen schnellen Rollout und eine hohe Akzeptanz bei den Benutzern. Zumtobel ist durch die hundertprozentige Umstellung auf den elektronischen Rechnungseingang das lästige Papier komplett los. Das eliminiert manuelle Erfassungsfehler und reduziert die Prozesskosten um bis zu 50 Prozent.«

Zumtobel plant nach den Lieferanten auch seine Kunden in Österreich, Deutschland, Frankreich, Schweden und Großbritannien auf die elektronische Rechnung umzustellen. So sollen in Zukunft mehr als 250 Partner über den Crossgate E-Invoicing-Service elektronisch Daten mit Zumtobel austauschen. Während das Unternehmen mit größeren Geschäftspartnern per EDI kommuniziert, greifen kleinere Lieferanten für die signierten Rechnungen auf das Webportal zurück. Auf diese Weise reagiert Zumtobel flexibel auf die Anforderungen seiner Partner und ist durch die elektronische Rechnungsverarbeitung in der Lage, seine Geschäftsprozesse weiter zu optimieren sowie die Prozesskosten zu senken.

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