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31.10.2010 Patrick Zajonc*

Interaktiv von Bildschirm zu Bildschirm

Von der Fernwartung für Rechner bis zur Online-Zusammenarbeit bieten moderne Desktop Sharing-Lösungen vielfältige Unterstützung.

Eine Präsentation muss ortsunabhängig durchgeführt, ein Dokument im Team über geografische Distanzen hinweg bearbeitet werden – dies sind Situationen, die sich im Arbeitsalltag vieler Unternehmen immer häufiger ergeben. Dann wäre es eine Erleichterung, wenn sich Mitarbeiter interaktiv auf dem Desktop des Gesprächspartners, sei es ein Kunde oder Kollege, bewegen oder jemanden interaktiv auf die Oberfläche ihres PCs einladen könnten. Mit modernen Desktop Sharing-Lösungen ist dies und vieles mehr möglich. So war es beispielsweise nie leichter geografisch verstreute Teilnehmer für Konferenzen zusammenzubringen und mit ihnen zusammen zu arbeiten. Auch Trainings- und Schulungsmaßnahmen für Kollegen oder ein Ad hoc Support sind mit solchen Lösungen ganz einfach zu realisieren.

Die Einsatzgebiete von Desktop Sharing Lösungen sind vielfältig und je nach Art der Aufgabe ist eine relativ einfache oder umfangreiche Lösung mit vielen Funktionen erforderlich. Generell gilt: Desktop Sharing Lösungen erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in unterschiedlichen Niederlassungen und unterstützen den Kundenservice, dadurch steigern sie die Produktivität der Belegschaft. Ideal ist, wenn die Software installationsfrei via Internet genutzt werden kann. Das Einsatzspektrum reicht von Fernwartungen und Supportleistungen über Präsentationen und Schulungen sowie Vertriebsunterstützungen und Kundenservice bis hin zu weltweiten Videokonferenzen.

Tools für Fernwartungen von unbeaufsichtigten Computern werden als Dienst einmalig auf dem Ziel-PC installiert. Je nach Anzahl erworbener Lizenzen kann sich der Anwender mit beliebig vielen Rechnern verbinden und Supportleistungen erbringen, einzelne PCs oder PC-Gruppen regelmäßig warten sowie rasch und effizient Hilfestellung geben. So kann beispielsweise der Administrator auf die Rechner zugreifen und Daten per Dateitransfer übertragen. Tools wie FastViewer Remoted sind zudem als einfacher und sicherer FTP-Ersatz (File Transfer Protocol) verwendbar.

EFFEKTIVER SUPPORT Ist ein spezielles Support-Tool für den Einsatz beim weit entfernten Kunden gefragt, zum Beispiel um ein Programm oder eine Funktion zu erklären oder durch einen Blick auf den Rechner des Kunden einen Fehler zu suchen, so bietet eine Desktop Sharing-Lösung eine effiziente Unterstützung. Im Vergleich ist der Support über Telefon meist wesentlich zeitraubender. Der Servicemitarbeiter greift mit einem entsprechenden Tool online zu jeder Zeit ortsunabhängig auf den PC des Kunden zu – auch über Firewalls hinweg

Auch Präsentationen für Mitarbeiter, Kunden oder Partner lassen sich mit Desktop Sharing-Lösungen komfortabel durchführen. Mit einer Online-Lösung wie der neuen Webclient-Version von FastViewer präsentieren Anwender ihre Unternehmensporträts, Budgetplanung, Produkte, Mitarbeiterschulungen etc. live und online – je nach Leistungsfähigkeit des Webservers – für über tausend Personen. Dabei ist eine Tonübertragung zum einen über die integrierte Telefonkonferenz-Funktion, zum anderen über die VoIP-Lösung der Software möglich. Bei dieser Lösung handelt es sich um eine One Way-Präsentation, d. h. nur der Moderator kann seinen Bildschirm zeigen. Sollten mehrere Monitore im Einsatz sein, wählt der Referent per Mausklick aus, welcher übertragen werden soll.

Die Lösung macht dem Moderator alle wichtigen Informationen der Teilnehmer sichtbar. Hierüber geben die Teilnehmer auch einzelne Programme wie zum Beispiel Microsoft Word frei. Auch können gezielt einzelne Fenster zur Übertragung ausgewählt werden. Die Teilnehmer können zudem einfach und schnell per Chat kommunizieren. Das dafür vorgesehene Fenster zeigt alle gesendeten Chatnachrichten inklusive Zeitstempel und Absender an. Auch hier lässt sich festlegen, wer den Chat verwenden darf. Teilnehmer für welche die Chatfunktion deaktiviert ist, können die Nachrichten einsehen, jedoch selbst keine senden.

VIRTUELLER KONFERENZRAUM Die umfangreichsten Möglichkeiten und Funktionen bieten Komplettlösungen für Webkonferenzen, Präsentationen, Online-Meetings und Teamarbeit in einem virtuellen Konferenzraum. Entsprechende Lösungen ermöglichen es, Bildschirminhalte auf eine beliebige Anzahl von Endgeräten zu übertragen. Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich Online-Konferenzen organisieren und schon kann per Live-Video, VoIP und über die Telefonkonferenz-Funktion diskutiert werden. Ein Vorgehen, das Reisekosten für An- und Abreise und damit wertvolle Arbeitszeit spart. Auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wie Unterlagen, Statistiken, Projektplänen, Designentwürfen, Bauplänen usw. ist möglich. Dabei gewährleisten zertifizierte Lösungen wie die vom TÜV-Süd auf Datensicherheit und Funktionalität geprüfte FastViewer-Software auch bei großen Dateien und brisanten Unterlagen wie Vertragsdokumenten eine sichere Datenübertragung.

Mit dem Sitzungsplaner der FastViewer Confered lässt sich die Online-Konferenz übersichtlich und effektiv nach Uhrzeit, Dauer usw. organisieren. Der Moderator versendet Einladungen mit einem Link an die Teilnehmer. Mit nur einem Klick sind diese in der Sitzung. Dabei sind geplante und Ad hoc-Meetings optisch getrennt und damit einfach zu verwalten. Die Sitzung kann zudem mit einem Passwort geschützt und abgesperrt werden, sobald alle Teilnehmer anwesend sind – das bietet noch einmal zusätzliche Sicherheit. Um während einer Sitzung den Teilnehmern Dokumente zur Verfügung zu stellen, legt der Moderator diese während der Konferenz in die Dateiablage. Von dort können die Teilnehmer die Dateien nach Bedarf abrufen und darüber per Live-Video, VoIP oder über die Telefonkonferenz-Funktion diskutieren. Webcam-Bilder werden je nach Leitungskapazität des jeweiligen PCs empfangen.

Über die Benutzerverwaltung werden die Rechte einzelner User durch die Definition von Rollen schnell und einfach gruppiert. Über das Active Directory kann die Benutzerverwaltung komfortabel firmenintern für alle Anwender gesteuert werden, beispielsweise indem einer bestimmten Gruppe der Zugriff auf das System nur in einer definierten Zeitspanne erlaubt wird. Um Sitzungen mit vielen Teilnehmern möglichst reibungslos ablaufen zu lassen, können diese in aktive und passive Teilnehmer eingeteilt werden. Entsprechend lässt sich festlegen, welche Funktionen, die jeweilige Gruppe ausführen darf. Die Gruppe mit dem Status "aktiv" kann beispielsweise Zugriff auf die Dateiablage erhalten und Chatnachrichten senden. Diese Klassifizierung kann während der Konferenz jederzeit geändert werden, auch können spontan weitere Teilnehmer eingeladen und eine zweite Person als Moderator bestimmt werden. Darüber hinaus bringt die Lösung die in vielen Büros als Visualisierungshilfe für Ideen und Konzepte unverzichtbaren Whiteboards auf die Desktops aller Sitzungsteilnehmer. Hier können Texte, Zeichnungen und Grafiken visualisiert werden. Um später Informationen wieder abrufen zu können, ist es möglich alle Aktivitäten der Sitzung als Video zu speichern. Die Aufzeichnung ist revisionssicher und benötigt keinen externen Player für die Wiedergabe. Jeder Teilnehmer entscheidet, welche Bereiche seines Desktops er freigibt und welche für den Zugriff gesperrt sein sollen. Dazu kann vor der Sitzung eine Black and White List angelegt werden. So lässt sich beispielsweise die Übertragung von MS Outlook komplett sperren.

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