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05.03.2009 Oliver Weiss

OBI optimiert Kostenrechnungsworkflow

Inspire Technologies hat bei OBI eine neue elektronische Rechnungsbearbeitungslösung auf Basis der Software BPM Inspire eingeführt.

Inspire Technologies hat bei OBI eine neue elektronische Rechnungsbearbeitungslösung auf Basis seiner leistungsstarken und flexibel anpassbaren Software BPM inspire eingeführt. Durch den papierlosen Freigabeprozess und den kombinierten Einsatz mit dem bereits vorhandenen Dokumentenmanagementsystem hat das Unternehmen nun vollkommene Transparenz und Kontrolle über den Bearbeitungsstatus jeder in der Unternehmenszentrale bearbeiteten Kostenrechnung. Gescannte Papierrechnungen fließen in den Workflow von BPM inspire, in dem sie online sachlich geprüft, weitergeleitet und freigezeichnet werden. Durch die Definition individueller Eskalationsmechanismen konnte OBI die Liegezeiten in den einzelnen Abteilungen verkürzen und die Hauspost entlasten. Die zeitintensive manuelle Archivierung von Papierrechnungen in den Abteilungen gehört damit der Vergangenheit an.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für die Wahl von BPM inspire war die einfache und flexible Anpassungsfähigkeit der Software an die spezifischen Anforderungen von OBI. Die Lösung für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung deckte einen Großteil der geforderten Prozesse bereits im Standard ab, etwa Funktionen für das Auslesen und Erkennen von Dokumenten, individuelle Protokolle und die Anbindung an das ERP-System. Darüber musste bei OBI die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips im Rahmen der Rechnungsfreigabe gewährleistet werden. Erst nach erfolgter sachlicher Prüfung durch einen Mitarbeiter wird durch einen anderen Mitarbeiter die Freigabe erteilt. Durch die flexibel anpassbare Oberfläche konnte zudem eine Assistentenfunktion problemlos integriert werden. Um zu ermitteln, bis zu welchem Rechnungsbetrag ein Nutzer freizeichnen darf, hat BPM inspire den Zugriff auf die von OBI selbst entwickelte Unterschriften-Datenbank integriert, in der je Kostenstelle der Kostenstellenverantwortliche sowie die Vertreter nebst Freizeichnungsberechtigung hinterlegt sind. Die für den Eskalationsprozess erforderliche Ermittlung des Vorgesetzten sowie des Assistenten erfolgt durch Abgleich mit der Lotus Notes-Datenbank. Sowohl die Plausibilitätsprüfungen als auch die definierten Eskalationsszenarien wurden von BPM inspire Schritt für Schritt den Erfordernissen von OBI entsprechend kundenspezifisch modelliert und umgesetzt.

Stellen sich Prozesse in der Praxis anders dar als ursprünglich gedacht war, so kann BPM inspire jederzeit nachträglich durch ein entsprechendes Re-Design an die tatsächlichen Abläufe angepasst werden. Nach der System-Einführung werden im Rahmen einer kontinuierlichen Schwachstellenanalyse durch die betreuende Fachabteilung System-Anpassungen geprüft und integriert. Durch die offene Schnittstellen-Architektur von BPM Inspire verfügt OBI zudem über eine zukunftssichere Business Process Management (BPM)-Lösung, die sich mit geringem Implementierungsaufwand an die weitere Entwicklung und eventuelle Prozessänderungen der führenden Bau- und Heimwerkermarktkette anpassen lässt.

Neben der automatisierten Rechnungsverarbeitung setzt OBI auch bei seiner Abwesenheitskoordination und Urlaubsdatenbank auf BPM inspire. Anträge werden über die Nutzeroberfläche digital eingereicht und genehmigt. Eine übersichtliche grafische Aufbereitung gibt schnell einen Überblick über die urlaubs- oder auch anderweitig bedingte Abwesenheit von Mitarbeitern.

Die Softwarelösung von BPM inspire wurde vollständig in das OBI Intranet integriert und ist so von allen Mitarbeitern einfach zu nutzen. Die Anwendung unterstützt derzeit neben Deutsch auch Englisch und Tschechisch und kann mit relativ geringem Aufwand auf weitere Sprachen ausgebaut werden. So ist OBI gerüstet, das System in allen Ländern ohne sprachliche Barriere einsetzen zu können. Zusätzlich sorgt das neue System dafür, dass die OBI-Mitarbeiter flexibler arbeiten können: So ist über einen VPN-Zugang die Bearbeitung und Abzeichnung von Rechnungen auch von zu Hause aus oder während einer Geschäftsreise möglich.

"BPM inspire hat alle unsere Erwartungen an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung erfüllt", sagt Christian Lindner, Senior Project Manager bei OBI. "Wir konnten durch den Kostenrechnungsworkflow die Rechnungsbearbeitung beschleunigen und qualitativ optimieren – Terminüberschreitungen und Skontoverluste gehören der Vergangenheit an. Neben der Zeit- und Kostenersparnis bei der Rechnungsbearbeitung profitieren wir vor allem von der neu gewonnen Transparenz des Rechnungsprozesses. Dank der neuen Lösung mit BPM inspire können wir für jeden einzelnen Vorgang immer den aktuellen Status einsehen und abgeschlossene Prozesse einfach nachvollziehen."

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