Die Timocom Soft- und Hardware GmbH ist auf die Entwicklung von Lösungen für das Transportgewerbe spezialisiert.Durch Alfresco Enterprise wurde die vorhandene IT-Struktur jetzt um einen wichtigen Faktor erweitert. Sie trägt zu einer Optimierung und Automatisierung der internen Prozesse und Anwendungen bei. 

Unter der Regie der hauseigenen IT-Abteilung wurde ab Herbst 2010 eine hochverfügbare Alfresco Lösung erfolgreich in die bestehende Systemumgebung integriert. In einem weiteren Projektschritt setzte Timocom eine digitale Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen inklusive kaufmännischem Freigabe-Prozess um. Nach Buchhaltung und Auftragseingang wurden Schritt für Schritt sämtliche Abteilungen bis hin zu Kundenservice und Vertrieb angeschlossen. Insgesamt zogen rund 1,36 Millionen Rechnungen, 1,2 Millionen Inkasso-Dokumente und vier Millionen Kunden-Dokumente aus dem bestehenden Dokumentenmanagementsystem um und werden nun in Alfresco Enterprise bereitgestellt.

"Wir waren auf der Suche nach einem offenen und leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem, mit dem wir schnell und einfach mehrere Millionen Dokumente sicher verwalten und organisieren können", erläutert Marco Haack, Director IT Infrastructure & Services der Timocom Soft- und Hardware GmbH. "Mit Alfresco haben wir die Lösung gefunden: Durch das einfache Lizenzmodell und dank der flexiblen Schnittstellen fügt sich Alfresco perfekt in unsere bestehende Infrastruktur."

Konkret bezieht sich Haack dabei vor allem darauf, dass Alfresco keine Lizenz pro User erfordert. Egal, wie viele Nutzer jetzt und in Zukunft angebunden werden: Für Timocom bleiben die Kosten für die Software leicht kalkulierbar. Das Lizenzmanagement wird dadurch extrem vereinfacht, steigende Mitarbeiterzahlen müssen nicht berücksichtigt werden. Darüber hinaus ermöglicht es das Subskriptions-Modell von Alfresco Enterprise Support, Wartung und Upgrades zu erhalten - und das ohne im Voraus fällige Lizenz-Gebühren. Dabei wird danach kalkuliert, wie viele CPUs im Betrieb sind. Da das Alfresco Interface browserbasiert ist, ist die Installation einer Client-Software nicht nötig. Damit, so die Einschätzung des IT-Directors, falle insgesamt weniger Arbeit an, "denn Wartung und das Einspielen von Patches bei einzelnen Nutzern sind nicht nötig."

Zweiter wichtiger Punkt bei der Entscheidung für Alfresco waren die vielen bereits vorhandenen Adapter und Schnittstellen. Diese nutzt Timocom zum Beispiel für File-Uploads, WebDAV, FTP und vieles andere. Zudem spielte die einfache Anbindung sowohl an die Finanzbuchhaltungssoftware als auch an die genutzten CRM- und BPM-Systeme eine große Rolle. "Bei Alfresco ist dies alles schon inklusive, bei anderen Systemen muss man das zusätzlich erwerben", freut sich Haack.

Und auch die Akzeptanz bei der Belegschaft stimmt: Aktuell arbeiten bereits 150 der 300 Mitarbeiter mit dem System. Die Umstellung ging ohne Probleme und aufwändige Einarbeitung vonstatten. Großen Anklang fand insbesondere die Möglichkeit, neben zahlreichen Meta-Informationen auch nach Volltext suchen zu können.

Nächster Schritt ist nun die Integration von Lotus Notes Domino. Damit werden in Zukunft auch die E-Mail-Archivierung sowie der Versand gespeicherter Dokumente per E-Mail sichergestellt. (pi)