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19.05.2011 Markus Hartbauer*

Gastkommentar: Das Ende ewiger DMS-Inseln

Paradigmenwechsel sind in der Welt der IT nichts Ungewöhnliches.

Einen derartigen Wechsel beobachten wir momentan auch im Bereich der Organisation und Durchführung von Projekten im Segment ECM (Enterprise Content Management), also der unternehmensweiten Verwaltung unstrukturierter oder schwach strukturierter Inhalte und Dokumente.

Noch vor einigen Jahren galt das Credo, ein System in möglichst kleinen Schritten einzuführen: Über Pilot-Installationen oder –Projekte und mit ausgewählten, einzelnen Fachabteilungen. Diese Strategie ist als gescheitert zu betrachten, denn sie führte beinahe immer zu »ewigen Piloten«, notleidenden Insellösungen und IT-Services ohne unternehmerische Gesamtrelevanz. Workflow-Systeme, die für triviale Administrationstätigkeiten wie die Verteilung des Menüplans der Betriebskantine verwendet werden, sind heute noch sichtbare Folgen dieser Jammerprojekte.

Wie aber können »Big Bang«-Projekte, die zeitgleich das gesamte Unternehmen mit ECM versorgen, gelingen? Leitprojekte der Branche zeigen eine Reihe von Erfolgsfaktoren: Zum einen die Einbindung von Schlüsselpersonal aller Abteilungen bereits in der Anlayse- und Definitionsphase, lange vor Auswahl eines konkreten Anbieters oder Produktes. Ein weiterer Faktor ist die Ansiedelung eines ECM bzw. DMS-Projektes ganz oben im Management. Nur, wenn Vorstand oder Geschäftsführung voll hinter einem gesamtunternehmerischen Vorhaben stehen, wird es erfolgreich sein.

Ebenso wichtig ist die rasche Schaffung funktionaler Prototypen, die das Erleben einer später fertiggestellten Lösung für die Benutzer schon ganz am Anfang eines Projekts ermöglichen. Last, but not least sind flächendeckende Schulungsmaßnahmen ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der sich auszahlt. Hier herrscht der Irrglaube, dass sich die Benutzer die Funktionalitäten einer Lösung »schon selber erarbeiten werden«. Wer aber würde auf die Idee kommen, ein Flugzeug an einen nicht nachweislich qualifizierten Benutzer zu übergeben?

Erfolgreiche Referenzprojekte geben die Sicherheit, dass DMS- bzw. ECM-Projekte ein Erfolg werden und so ein Asset für die IT und den IT-Manager innerhalb der Organisation darstellen. Eine ganze Reihe europäischer Hersteller von ECM-Systemen bieten dafür flexible und moderne Lösungen.

* Markus Hartbauer ist Chief Solutions Architect bei SER Solutions Österreich.

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