Das Informationsrückgrat von Unternehmen Detail - Computerwelt

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05.05.2011 idg/Oliver Weiss

Das Informationsrückgrat von Unternehmen

Die Bedeutung von Enterprise Content Management wird weiter steigen. Entsprechende Lösungen bilden die Schaltzentrale in Unternehmen, über die sich Informationen aus verschiedenen Quellen und Arbeitsbereichen miteinander verbinden lassen.

80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen sind unstrukturierte Daten. 90 Prozent wiederum dieser nicht strukturierten Daten werden, einmal in den Tiefen der Systeme abgelegt, niemals produktiv genutzt. Diese für das Informationsmanagement wenig schmeichelhafte Quote macht deutlich, wie wichtig es für Unternehmen ist, Werkzeuge zu implementieren, die dabei helfen, Informationen richtig zu verwalten und zu verwerten. Dazu zählen beispielsweise Tools für die Klassifizierung der digitalen Informationen mit Hilfe von Metadaten, effiziente Suchalgorithmen, Werkzeuge für das Strukturieren und Einordnen von Daten sowie letzten Endes strategisches Enterprise Content Management (ECM).

Bevor das ECM-Vorhaben beginnt, müssen sich die Verantwortlichen darüber klar werden, welche Anforderungen mit dem System erfüllt werden sollen. Das klingt banal, ist jedoch meist alles andere als trivial. Erschwert wird diese Aufgabe dadurch, dass die Begrifflichkeiten rund um ECM vielerorts unterschiedlich interpretiert werden. Die daraus resultierenden Unsicherheiten führen oft dazu, dass ECM-Anforderungen zu generisch formuliert werden. Anwenderunternehmen sollten deshalb den ECM-Einstieg nicht über die alles umfassende Lösung suchen. Zu groß ist dabei die Gefahr, sich zu verzetteln und Antworten auf das konkrete Problem aus den Augen zu verlieren. Es ist sinnvoller, mit dedizierten Einzellösungen für eine klar definierte Anforderung anzufangen. Allerdings sollte diese Lösung im Rahmen eines weiter gefassten ECM-Portfolios zusätzliche Möglichkeiten zum Ausbau bieten. So bildet sich nach und nach ein rundes ECM-System heraus.

Bei aller Konzentration auf konkrete Problemlösungen dürfen Unternehmen dabei jedoch nicht das große ECM-Bild aus den Augen verlieren. »Anwender beginnen oft mit dedizierten Archivierungsprojekten, beispielsweise dem systematischen Scannen von Papier«, erklärt Martin Böhn, Senior Analyst beim Business Application Research Center (Barc). »Diese Betrachtungsweise greift aber zu kurz«, warnt er. Damit kämen die Chancen von ECM nicht zum Tragen, da die Vorgangsunterstützung fehle. »Die bessere Ablage von Informationen sollte man als Grundlage, aber nicht als Ziel eines ECM-Projekts sehen.« Nur durch die wirksamere Unterstützung von Vorgängen könnten Mitarbeiter Nutzen aus einem ECM-System ziehen.

Unternehmen, die sich mit Content Management beschäftigen, sollten sich auch mit ihren Prozessen auseinandersetzen. Das fällt vielen Verantwortlichen allerdings nicht leicht. Hier geht es um Fragen wie: Welche Dokumente werden wo und wann benötigt? Wer legt ein Dokument an welchem Ort ab? Wo tauchen Kopien eines Dokuments auf? Die Antworten beschränken sich meist auf das persönliche Arbeitsumfeld. Um ECM jedoch effizient einzusetzen, müssen die Verantwortlichen über die Abteilungsgrenzen hinausschauen. Wer nicht bereit ist, Prozesse anzupassen, kann nicht den vollen Nutzen aus einer ECM-Lösung ziehen.

Experten empfehlen Unternehmen, ihren ECM-Bedarf möglichst zielgenau zu ermitteln, aber auch kritisch zu hinterfragen. »Es ist keine Aneinanderreihung technischer Termini gefragt«, erklärt Böhn, »sondern eine klare Beschreibung des erwarteten Nutzens«, da sonst lediglich eine Liste mit Schlagwörtern herauskomme, die jede Menge Interpretationsspielraum zulasse. Die so ermittelte Bedarfsliste darf jedoch nicht eins zu eins in das Projekt einfließen – der Aufwand sollte in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen stehen.

INTEGRATION ALLER BEREICHE Geht es an die Auswahl der künftigen ECM-Lösung, sollten die Verantwortlichen neben den Funktionen und der Technik auch die Integration der Software in die bestehende Systemlandschaft im Auge behalten. Häufig wird der Fehler gemacht, sich nur auf die dokumentenlastigen Prozesse zu konzentrieren. Für durchgängige Abläufe müssen jedoch auch Bereiche wie ERP, CRM und Office sowie die entsprechenden Schnittstellen in die Planungen einbezogen werden. Auch das Internet und Online-Dienste dürfen in den Überlegungen nicht vernachlässigt werden. Vor allem soziale Netze weichen die Unternehmensgrenzen nach Einschätzung von Experten zunehmend auf.

Darüber hinaus müssen die Verantwortlichen auch auf die Bedienerfreundlichkeit des ECM-Systems achten. Das ist wichtig, um die Akzeptanz bei den Usern sicherzustellen. Letzten Endes bringt die beste ECM-Software nichts, wenn die Anwender nicht bereit sind, damit zu arbeiten. Idealerweise sollten die Nutzer gar nicht merken, dass sie Daten in ein ECM-System eingeben oder Informationen daraus ziehen. Die Lösung sollte deshalb nahtlos in die Business-Prozesse integriert sein.

Da mit ECM-Vorhaben auch die Reorganisation von Prozessen einhergeht und damit die Arbeit in den Fachabteilungen neu organisiert wird, gilt es, alle Beteiligten möglichst frühzeitig an Bord zu holen. Neben den IT-Verantwortlichen müssen auch die Fachabteilungen und vor allem die Geschäftsführung hinter dem ECM-Projekt stehen. Das ist auch wichtig, um Widerstände abzubauen. Anwender müssen sich im Zuge einer ECM-Implementierung von gewohnten Abläufen verabschieden. Dazu kommt, dass Dokumente nicht mehr physisch in Papierform, sondern nur noch elektronisch vorliegen.

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