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Editorial: Workflow statt Zettelwirtschaft

Angesichts der explosionsartig ansteigenden Datenmengen, mit denen Anwender im Businessumfeld vermehrt konfrontiert werden, muss sich jedes einzelne Unternehmen überlegen, wie es in Zukunft mit dieser Datenflut umgehen will.

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Angesichts der explosionsartig ansteigenden Datenmengen, mit denen Anwender im Businessumfeld vermehrt konfrontiert werden, muss sich jedes einzelne Unternehmen überlegen, wie es in Zukunft mit dieser Datenflut umgehen will. Je früher, desto besser. Dabei geht es noch nicht einmal darum, über höherwertige Dienste wie die Analyse dieser Daten nachzudenken. Es geht einfach nur darum, im Unternehmen anfallende Daten effizient und zentral zu speichern und bei Bedarf rasch und unkompliziert in geeigneter Form bereitzustellen.

Mitarbeiter fühlen sich jetzt schon vielfach von der Menge an Informationen, die auf sie einprasselt, überfordert. Und dabei stehen wir erst ganz am Anfang der Datenflut. Vor allem die Suche nach unstrukturierten Daten wie E-Mails, die immerhin bereits rund 80 Prozent aller in Unternehmen anfallenden Daten ausmachen, frisst Arbeitszeit und demotiviert. Es geht also neben der reinen, effizienten Aufbewahrung von Daten darum, mit automatisierter Zuordnung von Daten zu konkreten Projekten beispielsweise, den Mitarbeitern das endlose Suchen zu ersparen und ihnen einen Workflow zu ermöglichen, bei dem sie nicht das Gefühl haben, die Hälfte der Zeit mit sinnlosen Tätigkeiten zu verbringen.

Das IT-Zauberwort in diesem Zusammenhang heißt Enterprise Content Management (ECM). Wie sich beim ECM Award gezeigt hat, sind solche Projekte keine leichte Aufgabe und lassen sich nicht von heute auf morgen umsetzen. Schließlich ist das gesamte Unternehmen betroffen. Auf der anderen Seite stellt sich – ist das ECM-Projekt einmal abgeschlossen – sehr rasch ein enormer Return-on-Investment ein. Nicht nur finanziell: DB Schenker beispielsweise spart dank ECM 23 Tonnen Papier pro Jahr ein und die Mitarbeiter müssen den Workflow nicht mehr mit kopierten Zetteln am Laufen halten, die zu Fuß in die nächste Abteilung gebracht werden.

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