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09.05.2012 :: Printausgabe 10/2012 :: Oliver Weiss

Die erfolgreichsten ECM-Projekte Österreichs

Effizientes Management des Informationsflusses ist heute die Lebensader erfolgreicher Unternehmen. Jahr für Jahr prämiert

Pentadoc die besten heimischen ECM-Projekte und zeigt damit auf, von welchen Wettbewerbsvorteilen die Gewinner profitieren.

© Pentadoc

Unter dem Motto »Die ECM-Branche setzt die Segel« lud Pentadoc, anbieterunabhängiger Berater für ECM-Lösungen (Enterprise Content Management), am 26. April zum jährlichen Branchen-Treff, dem ECM-Tag. Aktuelle Themen wurden anhand von bereits realisierten Projekten, bei der großen Podiumsdiskussion mit allen ECM-Anbietern und im Rahmen der heuer erstmals angebotenen Experten-Gespräche praxisnah diskutiert. Das Thema Mobilität stand ­dabei eindeutig im Mittelpunkt, zu dem neben den derzeit ständig zitierten Tablet-Lösungen auch Klassiker wie Elektronische Akten beitragen. Auch sie fördern Mobilität und Effizienz zum Beispiel als Bauakte oder Projektakte, wenn es um Prozessoptimierung geht.

Christian Dlapka, Geschäftsführer von Pentadoc, hob in seiner Begrüßungsrede zwar Mobilität mit den unersetzlichen Smartphones hervor – er erinnerte aber daran, dass es trotz aller neuen Trends und Werkzeuge im Endeffekt nur um ein Ziel geht: um den Anwender und seinen Bedarf. »Ich werde oft von Kunden gefragt, wie sollen wir denn genau mit unseren Abläufen und Dokumenten arbeiten. Dann sage ich immer: die Lösung wissen Sie als Anwender selbst. Unsere Aufgabe ist, diese dann methodisch zu begleiten. Wir sind der Coach, der Ihnen neue Blickwinkel und neue Ideen zur Überlegung bringt. Sie müssen den nächsten Schritt aber selbst als Unternehmen gehen.«

ECM-AWARD

Der Höhepunkt des ECM-Tages war traditionellerweise die Verleihung des ECM-Awards 2012 im Rahmen einer Abendgala, die bereits zum dritten Mal von Isabella Krassnitzer vor 150 Gästen im Marx Palast moderiert wurde. Der ECM-Award ist eine Initiative von Pentadoc gemeinsam mit der COMPUTERWELT und wurde in den vier Kategorien »Innovative Umsetzung«, »Wirtschaftlichkeit«, »ECM-Lösung des Jahres« und »ECM-Lösungsanbieter des Jahres« verliehen. Insgesamt 21 Einreichungen stellten sich dieses Jahr dem Urteil von Jury und Anwendern.

Als Gewinner der Kategorie »Innovative Umsetzung« ging Spar Business Services mit einer Lösung von Fabasoft hervor. Spar hat mehr als 4.400 Arbeitsplätze in sieben Ländern von dem bestehenden Groupware-System auf Fabasoft Folio umgestellt. Mehr als 20 Millionen Dokumente wurden seit dem Beginn des Projekts aus der bisherigen Lösung in Fabasoft Folio übertragen. Mit der neuen DMS-Lösung setzt das Unternehmen mittlerweile den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten sowie die Content-zentrierten Geschäftsprozesse vollständig digital um. Beispielsweise schätzt die Personalabteilung den Digitalen Personalakt, der mit Fabasoft Folio realisiert wurde und direkt aus SAP aufgerufen werden kann.

OHNE DMS NICHT SCHAFFBAR

Andreas Kranabitl, Geschäftsführer der IT-Tochter von Spar: »Für Spar bringt die papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen einen enormen Effizienzschub und erschließt gleichzeitig wichtige Einsparungspotenziale. Anders wäre die Bewältigung der riesigen Informationsmengen, die tagtäglich konzernweit anfallen, nicht mehr zu bewerkstelligen.« Nach der erfolgreichen konzernweiten DMS-Einführung setzt Spar im nächsten Schritt auf die sukzessive Umsetzung von Business-Anwendungen mit der Entwicklungsplattform von Fabasoft Folio. Mit dem digitalen Personalakt, der Mediendatenbank oder der Bauplanarchivierung sind die ersten Enterprise Apps bereits verfügbar.

Die weiteren Finalisten der Kategorie »Innovative Umsetzung« waren Schoeller Bleckmann Oilfield Technology mit einer Lösung von Optimal Systems und die Treibacher Industrie AG mit dem Partner CSC. Scholler führte eine Wissensplattform ein, die Informationen aus allen Fachbereichen und verschiedenen Vorsystemen in einer zentralen Datenbank zusammenführt – die Treibacher Industrie AG wiederum hat ein bereichsübergreifendes DMS implementiert, das alle Unternehmensinformationen in einem einheitlichen System bereitstellt.

Gewinner der Kategorie »Wirtschaftlichkeit« war Schenker & Co mit einer Lösung von Artaker/Saperion. Mit dem Projekt ESPA werden rund drei Millionen Ein- und Ausgangsdokumente, die zu den Speditionsakten gehören, abgebildet. Das ergibt ein jährliches Einsparungspotenzial von rund 17 Tonnen Papierdokumenten eingangsseitig und rund sechs Tonnen Papierdokumenten ausgangsseitig, sowie eine schnellere Bearbeitungszeit. Dazu kommt noch, dass es wesentlich einfacher ist, diese Dokumente in elektronischer Form für sieben Jahre aufzuheben, als in Papierform. Schenker-Projektleiter Radim Chval hatte ein Video im Gepäck, das deutlich machte, warum das neue ECM-System vor allem auch für zufriedene ­Mitarbeiter sorgt: Zum Song »The Wanderer« wurde gezeigt, wieviel Aufwand es bisher für Schenker-Mitarbeiter war, den Workflow mittels kopierter Dokumente in Papierform, die zu Fuß zur nächsten Abteilung gebracht werden, am Laufen zu halten.

Weiterer Finalist der Kategorie »Wirtschaftlichkeit« war Porsche Informatik mit einer Lösung der Qualysoft-Tochter Infinica, die eine gewachsene Anwendungslandschaft mit redundanter wie uneinheitlicher Dokumenterstellung ablöste. Ziel war es, eine einheitliche, erweiterbare und einfache Dokumenterstellung für alle Anwender zu erreichen. Dabei waren die hohe Anwenderzahl von zukünftig bis zu 30.000 Benutzern und die komplexe Konzernstruktur in Zusammenhang mit sowohl Software-Updates, als auch inhaltlicher Ausrollung von Änderungen die zentrale Herausforderung. Dafür wurde durch Qualysoft/Infinica eine webbasierende ­Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Dokumentvorlagen erstellt, die es Anwendern erlaubt, sowohl Änderung von Vorlagen, als auch alle damit verbundenen administrativen Aufgaben selbst durchführen zu können.

Zum Gewinner der Kategorie »ECM-­Lösungsanbieter des Jahres 2012« wurde  ELO Digital Office gekürt. Diese Kategorie wurde allein durch ein Anwender-Voting entschieden. 195 Teilnehmer, die sich extra dafür registrierten, gaben ihre Stimmen ab, wobei insgesamt 25 ECM-Anbieter ­genannt wurden. Mit neun Fragen wurde die Anwenderzufriedenheit zu Punkten wie zufriedenstellende Betreuung durch den Anbieter bis hin zur Funktionalität der Lösung ermittelt. Die weiteren Finalisten dieser Kategorie waren Braintribe und Top Image Systems.

ECM-LÖSUNG DES JAHRES

Den Sieg in der Kategorie »ECM-Lösung des Jahres 2012« konnte Braintribe IT Technologies mit seiner Software CSP Content MashUps erringen. Mit dieser Lösung werden unternehmensweite Informationen (Daten, Dokumente und Prozesse) aus verschiedensten Quellen konsolidiert und den Anwendern zur richtigen Zeit bereitgestellt. Diese Kategorie wurde nach einem Schlüssel sowohl durch die Expertenjury, als auch durch die Anwender entschieden, die sich hier ebenfalls einzeln registrieren und auf einem Portal Beschreibungen und Videos zu den eingereichten Lösungen bewerten konnten. Seitens der Anwender wurden 178 Votings abgegeben. Die weiteren Finalisten waren Fabasoft und Infinica.

»Der ECM-Award hat wieder gezeigt, dass das Interesse von Anwender-Seite da ist«, kommentiert Dlapka. »Schließlich machen die technischen Features nur rund 15 Prozent bei der Entscheidungsfindung aus, die restlichen 85 Prozent sind die Fähigkeit des Anbieters, für seine Lösung zu begeistern, denn letztendlich geht es um die Menschen. Wir freuen uns über die Projekte und die Begeisterung, die darin spürbar ist – der beste Weg, um Vorbildwirkung für mehr solcher Projekte zu schaffen. Und dank der Partnerschaft mit der COMPUTERWELT haben wir die Möglichkeit, erfolgreiche Lösungen auch einer breiten Öffentlichkeit vorzustellen.« (oli)

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