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27.01.2010 Thomas Mach

Sicherungskopien den Garaus machen

Mit einem Update der hauseigenen Dokumentenmanagement-Lösung Therefore will Canon Unternehmen helfen, die Sicherung elektronischer Dokumente zu optimieren.

Bei der Entwicklung wurde laut Canon ein besonderes Augenmerk auf Compliance-Funktionen gelegt. Therefore ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die es Anwendern ermögliche, Informationen schnell und sicher zu erfassen, zu archivieren, zu suchen und wieder aufzurufen.

Dadurch könnte die Produktivität erhöht werden. Mittels Audit Trail-Funktion könnten Admins nun ermitteln, welche Nutzer ein bestimmtes Dokument genutzt, bearbeitet und ausgedruckt haben. Sie könnten den Dokumentenweg eines Anwenders anzeigen und festlegen, wer bestimmte Dokumente auf dem System nutzen und bearbeiten darf.

»Herkömmliche Datenspeicherungstools vernichten Daten nach einem vorgegebenen Zeitraum, aber es besteht keine Gewähr dafür, dass auch Sicherungskopien von Dateien gelöscht werden«, erläutert Thomas Zinner, CBS Strategic Marketing Manager bei Canon Austria. Das bedeute, dass Unternehmen möglicherweise unwissentlich Kopien von heiklen Daten aufbewahren und damit gegen Gesetze zur Datenspeicherung verstoßen. Dies könne »beträchtliche Sanktionen und Strafen« nach sich ziehen. »Therefore gewährleistet, dass sämtliche Kopien und Versionen einer Datei nach einem vorgegebenen Zeitraum gelöscht werden.«

Mittels Soft-WORM-Funktion werde »für die Dauer der in Therefore konfigurierten Aufbewahrungsfrist« bei der Migration der archivierten Dokumente vom Zwischenspeicher auf NetApp Disk Storage als Endmedium aktiviert. Nach Ablauf der Frist könnten diese über die üblichen Retention-Funktionen aus dem System gelöscht werden. Dabei werde auch die Kopie auf dem Netapp-System gelöscht. »Der Dokumenten-Lebenszyklus endet nicht am Drucker oder zum Zeitpunkt der Archivierung«, unterstreicht Zinner.

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