Stunden statt Tage für die Verteilung von Dokumenten Detail - Computerwelt

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31.05.2010 Oliver Weiss

Stunden statt Tage für die Verteilung von Dokumenten

Täglich gehen bei der Uniqa Gruppe Zigtausende von Dokumenten in Papierform ein. Der Aufwand für deren Sortierung und Weiterleitung an die zuständigen Sachbearbeiter hat sich seit der Einführung der WebMethods Business Process Management Suite deutlich verringert.

Die Uniqa Group Austria ist eine der führenden Versicherungsgruppen Mitteleuropas und vereint bewusst österreichische Identität mit europäischem Format. Seit der Gründung Ende 1999 etablierte sich die Uniqa Gruppe schnell sowohl am heimischen als auch auf den zentral- und osteuropäischen Märkten. Heute ist Uniqa mit 40 Versicherungsgesellschaften in 20 Ländern vertreten. Mit konzernweit 7 Millionen betreuten Kunden mit fast 15 Millionen Verträgen und einem Prämienvolumen von 5,8 Milliarden Euro zählt Uniqa zu den dynamischsten Unternehmensgruppen in Zentraleuropa.

Täglich gehen bei den Versicherungsgesellschaften der Uniqa Gruppe Zigtausende von Dokumenten in Papierform ein. Der Aufwand für deren Sortierung und Weiterleitung an die zuständigen Sachbearbeiter ist beträchtlich. Die Uniqa Gruppe suchte daher nach einer Business-Process-Management-Lösung (BPM), die die Durchlaufzeiten verkürzen, den administrativen Aufwand für die Verteilung senken und die Arbeitslast bei der Sachbearbeitung besser verteilen sollte. Mit Hilfe der WebMethods Business Process Management Suite (WebMethods BPMS) der Software AG hat Uniqa zunächst für ihre österreichischen Gesellschaften den gesamten Prozess vom Posteingang bis zur Sachbearbeitung automatisiert und die Basis für weitergehende Projekte zur Prozessoptimierung geschaffen.

Papierfluten eindämmen und kanalisieren Täglich erreichen bis zu 7.500 Poststücke mit im Schnitt etwa fünfmal so vielen Einzelseiten die neun Landesdirektionen der österreichischen Uniqa Gesellschaften. In der Vergangenheit war dies der Beginn zeitaufwendiger Arbeiten, um die Dokumente nach Kriterien wie Versicherungssparte und zuständige Abteilung – etwa für Vertrags- oder Leistungsfragen – an die SachbearbeiterInnen zu verteilen. Oft waren Dokumente mehrere Tage unterwegs, bis sie schließlich an der richtigen Stelle ankamen – und dort erst einmal noch für Dokumentations- und Archivierungszwecke eingescannt werden mussten.

Im Rahmen einer Reihe verschiedener Projekte zur Optimierung der Betriebsabläufe setzte Uniqa daher auch das Projekt "Elektronischer Belegfluss" auf, um mit Hilfe von WebMethods BPMS eine Lösung zu erarbeiten, die einmal deutliche Verbesserungen im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise erzielen, gleichzeitig aber auch das grundsätzliche Potenzial eines Business-Process-Management-Ansatzes für weitergehende Prozessverbesserungen aufzeigen sollte.

Die Entscheidung für WebMethods BPMS war zuvor in einem gesonderten Auswahlverfahren zur Evaluierung verschiedener Alternativen getroffenen worden, wie Thomas Durstberger, der zuständige Projektleiter bei Uniqa Software Services erläutert. Neben Funktionalität und Qualität von WebMethods BPMS fiel bei dieser Entscheidung auch die langjährige Zusammenarbeit von Uniqa mit der Software AG im Bereich serviceorientierte Architekturen ins Gewicht.

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