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12.01.2011 Martin Bayer*

Die richtige Strategie für Content-Management

Viele Unternehmen setzen auf Enterprise-Content-Management (ECM), um ihre Daten in den Griff zu bekommen. Lesen Sie, was dabei wichtig ist.

Das digitale Universum wächst schnell - schneller, als es IT-Verantwortlichen lieb sein dürfte. Die Analysten von IDC taxierten das Volumen aller digitalen Inhalte weltweit im Jahr 2009 auf 800.000 Petabyte (ein Petabyte entspricht einer Million Gigabyte). Würde man diese Daten auf DVDs speichern, reichte der Stapel von der Erde zum Mond und wieder zurück. Und damit ist längst nicht Schluss. Im vergangenen Jahr soll sich der Datenberg bereits auf 1,2 Millionen Petabyte (1,2 Zetabyte) aufgetürmt haben und in der kommenden Dekade auf bis zu 35 Zetabyte wachsen. Der DVD-Stapel erreicht damit die halbe Strecke bis zum Mars.

Die Tatsache, dass 95 Prozent der weltweit anfallenden digitalen Information aus unstrukturierten Daten bestehen, gestaltet das Handling nicht gerade einfacher. Vor allem Videos, Musikdateien, aber auch E-Mails, Präsentationen und Dokumente lassen sich in diese Kategorie einordnen. Das macht sich auch im Datenbestand von Unternehmen bemerkbar. Die IDC-Analysten schätzen, dass etwa 80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen unstrukturierte Daten sind.

VIELE INFORMATIONEN VERSCHWINDEN EINFACH "Wie gehe ich mit diesen Daten um?", lautet die alles entscheidende Frage, über die sich CIOs tagtäglich den Kopf zerbrechen. Schließlich dreht es sich längst nicht mehr nur darum, die Informationen irgendwo abzulegen. Denn in den gigantischen Datenbergen schlummern wertvolle Informationen, die, richtig aufbereitet, einen wertvollen Beitrag für das eigene Geschäft leisten können. Doch davon sind die meisten Unternehmen weit entfernt. Eine Untersuchung der University of California (UC) in Santa Cruz brachte zu- tage, dass 90 Prozent der nicht strukturierten Daten, einmal in den Tiefen der Systeme abgelegt, niemals produktiv genutzt werden.

Diese für das Informations-Management wenig schmeichelhafte Quote macht deutlich, wie wichtig es für die Unternehmen ist, Werkzeuge zu implementieren, die dabei helfen, Informationen richtig zu verwalten und zu verwerten. Dazu zählen beispielsweise Tools für die Klassifizierung der digitalen Informationen mit Hilfe von Metadaten, effiziente Suchalgorithmen, Werkzeuge für das Strukturieren und Einordnen von Daten sowie letzten Endes ein strategisches Enterprise-Content-Management (ECM).

ECM-ZIELE FESTLEGEN Bevor das ECM-Vorhaben beginnt, müssen sich die Verantwortlichen darüber klar werden, welche Anforderungen erfüllt und welche Ziele mit dem System erreicht werden sollen. Das klingt banal, ist jedoch meist alles andere als trivial. Erschwert wird diese Aufgabe dadurch, dass die Begrifflichkeiten rund um ECM vielerorts unterschiedlich interpretiert werden. Die daraus resultierenden Unsicherheiten führen oft dazu, dass ECM-Anforderungen zu generisch formuliert werden. Beispielsweise wünschten sich die Kunden oft ein unternehmensweites Dokumenten-Management-System, berichtet Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt und stellvertretender Leiter des Steinbeis Transferzentrums. "Bohrt man dann etwas nach, stellt sich heraus, dass der Kunde eigentlich eine elektronische Akte oder eine Archivlösung benötigt, und die auch nicht unternehmensweit, sondern nur punktuell, beispielsweise für Finanzdaten oder E-Mails." Experten mahnen daher mehr Praxisnähe und Pragmatismus im Umgang mit ECM an. "Wir brauchen weniger Schlagworte und mehr Problemorientierung", fordert Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Zöller & Partner.

Anwenderunternehmen sollten deshalb, den ECM-Einstieg nicht über die alles umfassende Lösung suchen. Zu groß sei dabei die Gefahr, sich zu verzetteln und Antworten auf das konkrete Problem aus den Augen zu verlieren. Es sei sinnvoller, mit dedizierten Einzellösungen für eine klar definierte Anforderung anzufangen. Allerdings sollte diese Lösung im Rahmen eines weiter gefassten ECM-Portfolios zusätzliche Möglichkeiten zum Ausbau bieten. So bildet sich nach und nach ein rundes ECM-System heraus, beschreibt Hackenberg eine aus seiner Sicht sinnvolle Strategie. Bei aller Konzentration auf konkrete Problemlösungen dürften die Unternehmen dabei jedoch nicht das große ECM-Bild aus den Augen verlieren, mahnen Experten. Anwender begännen oft mit dedizierten Archivierungsprojekten, beispielsweise dem systematischen Scannen von Papier, berichtet Martin Böhn, Senior Analyst beim Business Application Research Center (Barc). "Diese Betrachtungsweise greift aber zu kurz", warnt er. Damit kämen die Chancen von ECM nicht zum Tragen, da die Vorgangsunterstützung fehle. "Die bessere Ablage von Informationen sollte man als Grundlage, aber nicht als Ziel eines ECM-Projekts sehen." Nur durch die wirksamere Unterstützung von Vorgängen könnten Mitarbeiter Nutzen aus einem ECM-System ziehen.

ABTEILUNGSGRENZEN ÜBERWINDEN Unternehmen, die sich mit Content-Management beschäftigen, sollten sich unbedingt auch mit ihren Prozessen auseinandersetzen, empfehlen auch die Mitglieder des ECM-Expertenrats der Computerwoche. Während die meisten Abteilungen nur die eigenen Prozesse im Blick hätten, reichten Abläufe rund um den Informationsfluss im Unternehmen in aller Regel weit über die Abteilungsgrenzen hinaus. "Der größte Nutzen von ECM-Systemen besteht darin, dass sich Firmen mit ihren Prozessen beschäftigen müssen", stellt deshalb Hackenberg fest.

Das fällt vielen Verantwortlichen allerdings nicht leicht. Hier geht es um Fragen wie: Welche Dokumente werden wo und wann benötigt? Wer legt ein Dokument an welchem Ort ab? Wo tauchen Kopien eines Dokuments auf? Die Antworten beschränken sich meist auf das persönliche Arbeitsumfeld. Um ECM jedoch effizient einzusetzen, müssen die Verantwortlichen über die Abteilungsgrenzen hinausschauen, rät Hackenberg. Gerade in größeren Firmen fehle dafür oft der Überblick.

PROZESSE IN FRAGE STELLEN Wer nicht bereit ist, Prozesse anzupassen, kann nicht den vollen Nutzen aus einer ECM-Lösung ziehen, lautet der Rat der Experten. "Wer Veränderungen scheut, sollte die Finger von ECM lassen", stellt Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Project Consult, klar. Vorhandene Abläufe lediglich elektronisch abzubilden, sei weder zielführend noch effizient. Leider komme es in der Praxis trotzdem immer wieder vor.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das viele Papierakten intern hin und her transportierte, entschied sich, eine elektronische Akte einzuführen. Dabei wurde penibel analysiert, wer wann welche Akte gelesen hatte und an wen sie weitergereicht wurde. In der Folge wurde ein hoher Aufwand getrieben, diese Kontrollmechanismen in der ECM-Software abzubilden. Bis die Verantwortlichen erkannten, dass viele dieser Informationen irrelevant waren. Erst wenn Unternehmen so etwas akzeptieren, lassen sich die notwendigen Vereinfachungen umsetzen, sagen Kenner der ECM-Materie.

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