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27.01.2012 :: Printausgabe 01-02/2012 :: pi/Oliver Weiss

ERP-Upgrade samt Prozessoptimierung

Der österreichische Anlagenbauer Aichelin hat den Umstieg auf Version 5.2 des ERP-Systems Proalpha dazu genutzt, die Prozesse kritisch zu hinterfragen und konnte im Zuge einer Datenbereinigung den Umfang der Datenbank auf ein Zehntel reduzieren.

Erfüllt ein ERP-System alle Anforderungen optimal, ist ein Umstieg auf eine neue Version keine Entscheidung, die man leichten Herzens trifft. Besonders wenn man mit der Umgebung so zufrieden ist wie der Anlagenbauer Aichelin, der seine bisherige Proalpha-Version zehn Jahre lang im Einsatz hatte. Trotzdem wird ein solcher Umstieg unvermeidbar, wenn man auch die Chancen neuer technologischer Entwicklungen im Unternehmen nutzen möchte.

Bei Aichelin brachte der Umstieg auf Proalpha 5.2 dank einer klugen Migrationsstrategie, bei der auch die Geschäftsprozesse kritisch hinterfragt wurden, deutlichen Nutzen. Seit Anfang Januar letzten Jahres verfügt das Unternehmen wieder über eine technologisch aktuelle Infrastruktur, mit der es seine Prozesse auch in Zukunft effizient abwickeln kann, und profitiert von neuen Funktionen sowie der deutlich höheren Benutzerfreundlichkeit.

Ein Ziel jeder ERP-Einführung ist es, den Anpassungsumfang so gering wie möglich zu halten, um bei späteren Migrationen unnötigen Aufwand zu vermeiden. Gleichzeitig gilt es aber auch, die Lösung an die Prozesse im Unternehmen anzupassen und diese – wo immer möglich – zu automatisieren, um so im Tagesgeschäft nachhaltige Prozesskostensenkungen zu erreichen. Bei Aichelin hat das zu etlichen verschiedenen Anpassungen und Erweiterungen von Proalpha geführt.

»Zwar wurde bei der ERP-Auswahl sehr genau evaluiert, es gab aber keine Lösung am Markt, die unsere speziellen Anforderungen im Standard abdeckte. Gleichzeitig reizen wir das Potenzial von Proalpha speziell bei der Automatisierung mithilfe der Workflows voll aus, sei es direkt im Standard oder durch individuelle Anpassungen«, erklärt IT-Leiter Axel Rissler. »Das System optimal auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden, hat sich für uns in der Vergangenheit aber deutlich ausgezahlt.«

Durch wohlstrukturierte Prozesse, die, wann immer möglich, automatisiert wurden, konnten beispielsweise im Ersatzteilbereich mit einer während der Krise um ein Viertel reduzierten Mannschaft und ohne anschließende Neueinstellungen 20 Prozent mehr Umsatz erzielt werden.

Dass der Umstieg auf Proalpha 5.2 erneut mit erheblichem Mehrwert verbunden war, lag daran, dass man nicht nur migrierte, sondern auch die Gelegenheit nutzte, Bestehendes zu überprüfen und die Umgebung neu aufzubauen. Konsolidierung, Datenbereinigung und eine weitere Qualifikation der Mitarbeiter gingen mit der Einführung der neuen Version Hand in Hand. Und die Ergebnisse belegen die Richtigkeit dieser Vorgehensweise.

MIGRATION UND KONSOLIDIERUNG In der Vergangenheit gab es bei Aichelin in Deutschland und Österreich eine getrennte ERP-Installation. Das Zusammenführen der Umgebungen bewirkte, dass sich der Teilestamm annähernd verdoppelte – allerdings bei enorm hoher Redundanz an Daten. Die Migration wurde daher als Chance zur Konsolidierung, zur Bereinigung der Redundanzen und zum Abbau historisch gewachsener Unterschiede gesehen. So kam es zur Vereinheitlichung der Finanzbuchhaltungen beider Länder: Im Zuge des Umstiegs wurde ein komplett neuer Kontenstamm aufgebaut, der auch wieder auf Wachstum ausgerichtet ist.

Durch mandantenübergreifende Standardisierung der Stammdaten und die Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenmandanten – konkret produzierendem und servisierendem Mandant – bei der rund 80 Prozent der Stammdaten gespiegelt werden, reduziert sich der Administrationsaufwand um gut 50 Prozent. Gleichzeitig werden Beschaffungs- und Kommunikationsfehler vermieden. »Da die Prozesse erheblich vereinfacht wurden, obwohl im Service-Mandanten noch Ergänzungen möglich sind, ist die Akzeptanz für die zentrale Stammdatenpflege, die in Verbindung mit Proalpha 5.2 eingeführt wurde, sehr hoch«, sagt Rissler.

Ein weiterer Aspekt, der beim Umstieg auf Proalpha 5.2 adressiert wurde, war die Reduktion des Kunden-, Lieferanten- und Teilestamms. So gab es im Altsystem rund 300.000 Teile, davon waren aber nur noch etwa zehn Prozent wirklich aktuell. Mithilfe des Proalpha Analyzers wurden relevante Teile identifiziert – solche Teile, die innerhalb der letzten drei Jahre in einem Beleg, wie beispielsweise einem Angebot oder einer Bestellung aufschienen, auf Lager verfügbar oder in offenen Belegen verknüpft waren.

Insgesamt ergaben sich aus dieser Analyse gut 12.000 noch aktuelle Teile als Basis für den Neuanfang. Diese galt es innerhalb weniger Monate zu überarbeiten, da keine unüberprüften Teile in die neue Umgebung übernommen werden sollten. Eine aufwendige Aufgabe, die von dem engagierten Team in der Normierungsstelle aber innerhalb des ambitionierten Terminrahmens geleistet wurde, sodass der Migrationstermin nicht gefährdet war. Beim Echtstart waren es dann rund 30.000 Teile, die in Proalpha halbmanuell überführt worden waren. Insgesamt konnte die Datenbank auf ein Zehntel des ursprünglichen Volumens reduziert werden.

AKZEPTANZSICHERUNG Dank eines ausgeklügelten Test- und Schulungsszenarios lief die neue Proalpha-Umgebung vom ersten Tag an fehlerfrei – ein Umstand, der das Management von Aichelin überaus beeindruckte. Zunächst wurden die neuen Funktionen im September sämtlichen Anwendern in einer Kurzschulung vermittelt. Im Oktober 2010 erfolgte das erste Testszenario, in das sämtliche Fachabteilungen aktiv involviert wurden, um im Zuge der Tests die gesamte Prozesskette abzuwickeln. Von der Angebotslegung über Auftrag, Konstruktion, Elektrotechnik, Disposition, Einkauf und Lager bis hin zur Montage wurde das komplette Tagesgeschäft in zwei Tagen durchgespielt. Bis zum 14. 12. kam es zur Organisation von insgesamt fünf derartigen Testszenarien. Für jede Abteilung gab es eine Checkliste aller zu überprüfenden Abläufe. Als sämtliche Aspekte erfolgreich bestätigt waren, stimmten die Fachabteilungen geschlossen dem Release-Wechsel zu, sodass der geplante Echtstart-Termin am 1. 2. 2010 eingehalten wurde.

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