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29.09.2011 Oliver Weiss

Effiziente Einsatzplanung für mobile Monteure

Die Jöst GmbH hat eine Insellösung für das Servicemanagement abgelöst und das Thema stattdessen mit der integrierten ERP-Software Oxaion umgesetzt. Seither stehen der Serviceleitung bei der Einsatzplanung ihrer Monteure immer aktuelle Daten zur Verfügung.

Die Jöst GmbH ist Spezialist auf dem Gebiet der Schwingungstechnik - die Kernkompetenz liegt in der Konstruktion und Fertigung von Schwingmaschinen, Schwingantrieben und verfahrenstechnischen Systemlösungen zur Aufbereitung von Schüttgütern. Das Unternehmen hat eine Insellösung für das Servicemanagement abgelöst und das Thema stattdessen mit der integrierten ERP-Software Oxaion umgesetzt. Seither stehen der Serviceleitung bei der Einsatzplanung ihrer Monteure immer aktuelle Daten zur Verfügung: "Wir können heute schneller reagieren und unsere Außeneinsätze wirtschaftlicher organisieren", sagt IT-Leiter Volker Grothaus.

In der Vergangenheit unterstützte die Unternehmens-EDV von Jöst die Einsatzplanung der Servicekräfte nicht optimal. Denn für das Servicemanagement nutzte der Anlagen- und Maschinenbauer eine so genannte Stand-Alone-Lösung, also ein eigenes, spezielles Programm, das Jöst separat neben der betriebswirtschaftlichen Software Oxaion Business Solution im Einsatz hatte. Das führte nicht nur zu einem großen Aufwand, wie IT-Leiter Volker Grothaus zu berichten weiß: "Daten wie Teile- und Kundenstämme waren doppelt vorzuhalten und zu pflegen. Außerdem mussten wir die Rechnungen für Service-Arbeiten über eine Schnittstelle in das ERP-System übertragen. Das war sehr komplex und erforderte viele Eingriffe durch das IT-Personal." Schwerwiegend aus Sicht der Serviceleitung war vor allem die Tatsache, dass sie durch die fehlende Verbindung zwischen den Programmen zu wenig Hilfestellung bei der Einsatzplanung erhielt: Die im ERP-System erfassten Aufträge konnten ausschließlich über Schnittstellen – und damit zeitverzögert – einen entsprechenden Einsatz im Servicemanagement generieren und anzeigen.

Viele Insellösungen Probleme, die man jüngst im Rahmen eines übergreifenden IT-Projekts loswerden konnte. Der Hintergrund: Die Software Oxaion hatte Jöst schon vor einigen Jahren eingeführt und seitdem vor allem für die Warenwirtschaft und die Steuerung der Fertigungsprozesse genutzt. Außer beim Servicemanagement waren auch in anderen Bereichen, z.B. der Finanz- und Anlagenbuchhaltung oder dem Management der Kundenbeziehungen (CRM) separate Programme im Einsatz – mit ähnlichen Nebenwirkungen wie im Service. Deshalb entschloss man sich zu einer Restrukturierung der Softwarelandschaft.

Der Hersteller Oxaion ag hatte sein ERP-System mittlerweile zu einer betriebswirtschaftlichen Komplettlösung ausgebaut, die neben den klassischen Modulen viele weitere Gebiete vollintegriert abdeckt – und unter anderem nahtlos eingebundene CRM- und Servicemanagement-Systeme bereitstellt. Mit einem Umstieg auf die aktuelle Version der ERP-Software konnte Jöst deshalb die Insellösungen abschaffen und sich damit Schnittstellenproblematik und doppelter Datenhaltung entledigen. Aber auch die Geschäftsabläufe ließen sich laut Volker Grothaus weiter optimieren, vor allem hinsichtlich des Informationsaustauschs: "Da alle Fachabteilungen mit derselben Software arbeiten und auf eine zentrale Datenbasis zugreifen, erhalten sie immer aktuell Auskunft. Geht zum Beispiel in der Fibu eine Zahlung ein, kann der Verkauf sofort sehen, wie er sich auf das Kreditlimit des Kunden auswirkt."

Von dieser Echtzeit-Kommunikation profitiert heute auch das Servicemanagement. Welchen Stellenwert der Service bei Jöst besitzt, lässt sich schon alleine an der Personalstruktur ablesen: Zu den insgesamt 300 Mitarbeitern, die der inhabergeführte Mittelständler in Deutschland beschäftigt, zählen elf feste Monteure. Zusätzlich werden weitere Mitarbeiter aus der Fertigung und Subunternehmen mit Außeneinsätzen beauftragt, so dass insgesamt 40 Monteure zu planen sind. International führend auf dem Gebiet der Schwingungstechnik konstruiert und fertigt das Unternehmen Maschinen, Antriebe und Anlagen zum Fördern, Sieben, Dosieren sowie zur thermischen Aufbereitung von Schüttgut. Da es sich bei den Produkten von Jöst um komplexe Einzelmaschinen und -anlagen handelt, ist es praktisch immer erforderlich, dass hochqualifizierte Spezialisten aus dem eigenen Haus die Installation vor Ort übernehmen. Zu den wichtigsten Aufgaben der Serviceleitung von Jöst gehört es deshalb, die Außendienstmonteure zu koordinieren und ihren effizienten Einsatz zu gewährleisten. Zumal diese neben der Erstmontage auch für weitere Serviceeinsätze herangezogen werden, etwa wenn es gilt, bei einem Schadensfall schnell vor Ort beim Kunden zu sein.

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