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18.05.2011 Bettina Voigt*

Einführung von ERP-Software: Zehn Anzeichen für ein Projekt in Schieflage

Gescheiterte ERP-Projekte nerven und kosten Geld. Eine Expertin nennt die zehn Symptome, die auf Probleme hindeuten und liefert Tipps zum Gegensteuern.

Immer wieder weisen Statistiken darauf hin: ein Großteil der IT-Projekte gehen über das geplante Budget und die angesetzte Zeit hinaus oder scheitern ganz und gar. Einigen Zahlen kann man vertrauen, anderen weniger. Sicher ist aber, dass es Faktoren gibt, auf die Firmen achten sollte, um im geplanten Rahmen des Projekts zu bleiben und ein Scheitern zu verhindern.

Woran erkennen Sie nun als Projektverantwortlicher, wie es um Ihr Projekt bestellt ist? Die folgenden zehn Symptome helfen Ihnen, die Lage Ihres laufenden Projekts einzuschätzen - ergänzt durch hilfreiche Praxistipps.

SYMPTOM 1: ZEITPLAN UND BUDGET WERDEN NICHT EINGEHALTEN Ein unübersehbares Indiz für ein aus dem Ruder laufendes Projekt ist die deutliche und ungewollte Überschreitung des vereinbarten Zeitplans und Budgets.

Ursachen Hier können so ziemlich alle denkbaren Ursachen zum Tragen kommen: ungenügende Planungsqualität auf Seiten beider Vertragsparteien, ungenaue Vertrags- und Leistungshinhalte, fehlendes Qualitäts-Management auf Anbieterseite oder mangelhafte Datenqualität. Besonders ärgerlich ist, wenn der Grundstein bereits in einer übereilten Vorprojekt- und Vertragsphase mit ungenauer Anforderungsspezifikation und vagen Leistungsinhalten gelegt wurde. In dem Fall nützt Ihnen auch kein Festpreisangebot, da dieses nur abdeckt, was konkret an Funktionalitäten vertraglich vereinbart wurde.

Tipp Hier hilft Ihnen nur, was für ein erfolgreiches Projekt ohnehin notwendig ist: ein vernünftiges Vertrags-Controlling und eine stringente Projektüberwachung mit entsprechendem Berichtswesen. Dies setzt klar definierte Leistungsinhalte voraus, die bei Bedarf konkretisiert werden müssen. Offene Punkte und Dienstleistungen sollten erfasst und den vertraglich vereinbarten Leistungsinhalten zugeordnet werden. Ferner müssen die Anbieterrechnungen und Tätigkeitsberichte transparent und nachvollziehbar sein. Und Sie benötigen einen Verantwortlichen, der die entstandenen Aufwände sammelt, erfasst und auswertet.

Bevor es jedoch zu gravierenden Zeit- und Budgetüberschreitungen kommt, sollten Sie bereits bei den nun folgenden Anzeichen eingreifen.

SYMPTOM 2: INFLATION DER "CHANGES" Tauchen immer wieder zusätzliche Anpassungen auf, an die keiner im Vorfeld gedacht hat, die aber unbedingt nötig sind, um das Tagesgeschäft angemessen abwickeln zu können? Und sind diese Anforderungen laut Anbieter nicht Bestandteil des Vertrages?

Ursachen Dann sind wahrscheinlich die Anforderungen und damit auch die Vertragsinhalte unzureichend definiert ("ein Stück Software wie besprochen").

Tipp Je nach Schwere der Situation kann es sinnvoll sein, eine juristische Standortbestimmung mit externer Hilfe vorzunehmen. Auf jeden Fall benötigen Sie ein stringentes Änderungs-Management! Dazu gehört die Formulierung und vor allem Einhaltung eines festen Prüfungs- und Freigabeprozederes. Außerdem müssen Sie Änderungen (Changes) auf ihre Relevanz und Kosten-/Nutzen-Relation hin prüfen. Reine "Wünsch-dir-was-Listen" aus den Fachabteilungen sind kein relevanter Change. Die Änderungen müssen für alle Seiten (Auftraggeber, Auftragnehmer, Anwender, Berater beziehungsweise Entwickler) klar und eindeutig formuliert und verständlich sein. Der Aufwand ist zu beziffern. Bewährt haben sich entsprechende Formulare, die durch die Projektleitung zentral verwaltet werden. Ein "Change Request" ist eine Ergänzung zum Basisvertrag, die nur der Lenkungsausschuss beantragen und freigeben sollte.

SYMPTOM 3: UNTERSCHIEDLICHE AUSLEGUNG DER LEISTUNGSINHALTE UND MITWIRKUNGSPFLICHTEN Möglicherweise herrscht aber nicht nur Unstimmigkeit bezüglich der Zusatzanforderungen. Typisch für Projekte in Schieflage sind unklare Rollenverteilungen, Verantwortlichkeiten und Mitwirkungspflichten.

Ursachen Anwenderunternehmen verlassen sich allzu oft auf eine vermeintliche Beratungs- und Dokumentationsverantwortung des Lieferanten. Dabei lassen sie gern außer Acht, dass weder die Organisationsberatung noch die Geschäftsprozessoptimierung zu den Pflichten des Auftragnehmers zählen - es sei denn, im Vertrag wurde dies ausdrücklich so vereinbart.

Tipp Unternehmen sollten daher mit dem Anbieter eine eindeutige Festlegung der Verantwortlichkeiten im Vertrag vornehmen. Zu klären sind insbesondere die Erstellung des Organisationshandbuches und der Anwenderdokumentation sowie die Mitwirkung des Auftraggebers bei Tests, bei der Einspielung von Patches und bei der Berechtigungsverwaltung etc. Bei knappen Personalressourcen müssen eigene Projektaufgaben möglicherweise an den Anbieter oder Externe vergeben werden. Sie sollten jedoch die Kosten dafür im Griff haben und unbedingt darauf achten, dass das entstehende Know-how in Ihr Unternehmen übergeht.

SYMPTOM 4: FEHLENDER DURCHBLICK BEI PROJEKTFORTSCHRITT UND KOSTENENTWICKLUNG Können die Projekt- oder Teilprojektleiter inhaltliche oder planerische Fragen nicht oder nur ungenügend beantworten? Fehlt Ihnen Transparenz hinsichtlich des Projektfortschritts, der Kostenentwicklung und des Ressourcenverbrauchs? Sind die Anbieterrechnungen und Tätigkeitsberichte nur schwer oder gar nicht nachvollziehbar?

Ursachen

Dann ist möglicherweise die Projektleitung mit einem stringenten Projekt-Management und dem Controlling zeitlich oder fachlich überfordert.

Tipp Unternehmen sollten vor jedem Projektstart die persönlichen und fachlichen Management-Fähigkeiten ihres möglichen Projektleiters sowie dessen Verfügbarkeit detailliert prüfen. Notfalls kann die Einstellung neuen Personals notwendig sein. Auch eine Unterstützung durch neutrale Experten oder ein Coaching sind manchmal sehr sinnvoll.

SYMPTOM 5: DIE PROJEKTKULTUR LÄSST ZU WÜNSCHEN ÜBRIG Lassen Kommunikation, Kooperationsbereitschaft und Konfliktfähigkeit im Projektteam zu wünschen übrig? Werden Verabredungen immer seltener eingehalten? Und verliert das Projekt zunehmend die notwendige Unterstützung im Unternehmen?

Ursachen Wenn die 'weichen Faktoren' nicht stimmen, dann fehlt es Ihrem Projekt wahrscheinlich an den ganz elementaren Spielregeln und Grundvoraussetzungen, die gern unter dem Begriff der 'Projektkultur' zusammengefasst werden. Dass es hierbei nicht per se um das Wohlbefinden der Projektmitglieder, sondern um harte betriebswirtschaftliche Faktoren geht - messbar in Effektivität, Termin- und Budgettreue-wird oft übersehen. Damit jedoch Vereinbarungen eingehalten werden und die Arbeit effektiv ist, braucht jedes Projekt gewissermassen Vorbilder. Dazu zählen an erster Stelle die Unterstützung der obersten Führungsebene und die Führungsqualität des Projektleiters. Aber auch klare Spielregeln für die Kommunikation und den Umgang mit Konflikten, die Einbindung von Mitarbeitern sowie die Weitergabe und Dokumentation von Informationen sind wesentlich für gutes Gelingen.

Tipp Unternehmen, die unsicher oder unerfahren bei Einführungsprojekten sind, sollten auf externe Unterstützung zugreifen. Organisationsberatung, Schulungen oder Coaching des eigenen Projektleiters kann ebenfalls hilfreich sein.

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