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07.10.2009 Oliver Weiss

Dokumentenmanagement als erfolgskritischer Faktor

Wie etliche Studien zeigen: Die Suche nach Geschäftsunterlagen frisst enorm viel Zeit.

Die KABA GmbH wurde 1968 als Teil der KABA Group, einem international tätigen, börsenotierten Konzern, gegründen. Sie agiert als Produktions- und Logistikzentrum für KABA und GEGE Schließzylinder sowie Türschlösser für Europa, Asien und Australien und als Zentrale der Vertriebs- und Marketingaktivitäten für Österreich und Südtirol. Das umfangreiche Erzeugungsprogramm umfasst Schloss & Beschlag, Fluchttürsysteme, Schließzylinder und Schließanlagen, Möbelschlösser, online- und stand-alone-Zutrittssysteme, Datenerfassungssysteme und Personenvereinzelungen. 2008 erwirtschaftete das Unternehmen mit 460 Mitarbeitern einen Umsatz von 64,5 Millionen Euro.

PRODUKTIV STATT SUCHEND Um als international tätiges Unternehmen in Europa verteilten Standorten auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten erfolgreich agieren und weiterhin wachsen zu können, ist es für KABA entscheidend, den Mitarbeitern ein möglichst produktives Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen. In der Praxis bedeutet das: keine zeitraubende Suche nach wichtigen Dokumenten in verschiedenen Formaten. Kein Wunder also, dass das Dokumenten-Managementsystem »neben dem ERP-System von SAP mittlerweile zu einem der unternehmenskritischen Systeme geworden ist«, wie Josef Brandstetter, IT-Leiter der KABA, erklärt.

KABA ist seit 1999 Kunde von SER Solutions Österreich und hat bisher eine Scanning- und Archivierungslösung mit Anbindung an das Warenwirtschafts-System mySAP ERP eingesetzt. An vier verteilten Standorten in Österreich sowie an Standorten in Deutschland und Italien müssen Sachbearbeiter jederzeit auf die sicher elektronisch gespeicherten Dokumente zugreifen können. Im Rahmen der Aktualisierung der IT-Strategie und Modernisierung von Anwendungen sollte die bestehende SER-Lösung daher erneuert und erweitert werden. Das von KABA selbst entwickelte Auftragsbearbeitungs-System Optima sollte eng mit der Doxis-Lösung von SER integriert werden, so dass den verschiedenen Sachbearbeitern jederzeit alle Dokumente zu einem Auftrag oder Kunden zur Verfügung stehen.

Die SER-Lösung von KABA wurde auf aktuelle Server- und Client-Versionen von Doxis upgedated und erweitert und die Speichersysteme von Jukeboxen für magneto-optische Discs auf Centera-Systeme von EMC gewechselt. Die Integration mit dem Auftragsbearbeitungs-System Optima wurde von SER in Zusammenarbeit mit KABA über offene, service-orientierte Schnittstellen und Webservices realisiert. Den Benutzern von Optima können so relevante Dokumente im geschäftlichen Sachzusammenhang direkt und ohne erneutes Suchen angezeigt werden. Doxis dient dabei als Content Repository für heterogene Dokumente: von Eingangsrechnungen und Aufträgen/Bestellungen über Dokumente zur Legitimationsprüfung bis zu ausgehenden Dokumenten aus dem ERP-System von SAP und internen, administrativen Unterlagen wie Zeitscheinen.

RASCHE BEARBEITUNG Durch die enge Anbindung an das Optima-System sind wichtige Dokumente für den Kundenbetreuer sekundenschnell abrufbar – die Durchlaufzeiten der Auftragsbearbeitung konnten somit deutlich verkürzt werden. Da sich Dokumente aus unterschiedlichsten Datenquellen im Doxis-System befinden, verfügen die Benutzer bei KABA über eine zentrale, einfache Oberfläche, die Zugriff auf die Inhalte verschiedener Quellsysteme erlaubt. Die Recherche erfolgt praktischerweise entweder über Windows-Clients oder wahlweise über ergonomische Rich Web Clients.

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