Biomdica steuert weltweites Geschäft mit Exact Globe Detail - Computerwelt

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09.03.2010 Oliver Weiss

Biomdica steuert weltweites Geschäft mit Exact Globe

Die ERP-Software Exact Globe läuft auf dem Server des Mutterkonzerns in Wien - die verschiedenen Auslandsniederlassungen greifen alle auf dieses System zu. Diese Zentralisierung der IT bringt für Biomedica eine große Kostenersparnis.

Rund 40.000 Medizinprodukte hat die Biomedica Gruppe - mit Hauptsitz in Wien und mehreren Niederlassungen in Zentraleuropa - im Portfolio. Auf das Angebot greifen Kunden aus der ganzen Welt zurück: Mediziner und medizinisches Fachpersonal, aber auch Kunden der In-vitro-Diagnostik, der Veterinär- und Lebensmitteldiagnostik sowie der Life-Science- und Pharmaindustrie. Um jederzeit den Überblick über Wareneingänge und -ausgänge sowie die Kosten zu haben, setzt die Biomedica Gruppe auf Exact Globe von Exact. Mit der ERP-Lösung steuert sie die Vertriebsprozesse über sämtliche Standorte hinweg sowohl im In- als auch im Ausland: von der Logistik und Lagerverwaltung über den Vertrieb, die Buchhaltung, das Rechnungswesen und das Reporting.

Das ERP-System läuft auf dem Server des Mutterkonzerns in Wien. Die einzelnen Niederlassungen greifen alle auf dieses System zu – die Zentralisierung der IT-Infrastruktur bringt für das Unternehmen eine große Kostenersparnis. Hinzu kommt, dass nicht jede einzelne Niederlassung eine große IT-Mannschaft benötigt. Weiterer Vorteil: weniger Aufwand beim Datenaustausch. Auf Knopfdruck hat die Konzernverwaltung sämtliche Daten aus allen Niederlassungen und behält so jederzeit den Überblick.

Einfacher Datenaustausch Hinzu kommt: Produktveränderungen wie Preise, Mengen, Gewicht, Ablaufdaten oder Lognummern lassen sich im Mutterkonzern ändern, und diese Änderungen werden automatisch an alle Niederlassungen weitergegeben. So spielt Biomedica beispielsweise wöchentlich neue Preise in die Datenbank ein. Vor der Einführung von Exact Globe wurden diese Änderungen in Form von Excellisten an jede einzelne Niederlassung per E-Mail geschickt. Dort mussten sie in die lokalen Systeme eingepflegt werden – ein sehr aufwendiger Prozess. Jetzt ist es deutlich einfacher: Sämtliche Niederlassungen erhalten die neuen Preise automatisch, ohne sie selbst eingeben zu müssen. Dadurch sind alle Standorte immer auf dem neuesten Stand. Abgleichen und Nachprüfen von Daten gehören der Vergangenheit an – ein Punkt, der bei der Auswahl von Exact Globe eine große Rolle gespielt hat.

Weiteres Kriterium war die klare Struktur der Lösung. Dazu Wolfgang Woloszczuk, Geschäftsführer der Biomedica Gruppe: "Exact Globe ist relativ unkompliziert. Sowohl von der Bedienung her als auch vom Aufbau. Das macht den Umgang mit der Software sehr einfach. Weiters ist die Lösung schön schlank: Es gibt keine überflüssigen Funktionen, keine unnötig bunten Oberflächen; alles ist klar strukturiert." Neben der Benutzerfreundlichkeit sorgt die lokale Konfiguration von Exact Globe für jede Niederlassung für eine hohe Akzeptanz unter den Angestellten. So arbeitet jeder Standort mit einer eigenen Oberfläche, die die jeweilige Landessprache und -währung, das nationale Banksystem und die nationalen Gesetzgebungen berücksichtigt.

Herausforderung Warenwirtschaft und Logistik Der Vertrieb der Medizinprodukte erfolgt bei der Biomedica Gruppe über Konsignationslager, das heißt, die Ware befindet sich in Lagern bei den potenziellen Verwendern – beispielsweise in Krankenhäusern – gehört aber bis zu ihrer Entnahme der Biomedica. Ein Beispiel: Entnimmt ein Krankenhaus aus einem Konsignationslager eine Herzklappe, wird ein Mitarbeiter über Exact Globe darüber informiert. Nun stößt dieser Mitarbeiter im System die Rechnungserstellung an, gleichzeitig wird automatisch eine Herzklappe nachbestellt, sodass die Gesamtzahl im Konsignationslager wieder stimmt. Exact Globe zeigt außerdem an, in welchem Lager das Ersatzprodukt verfügbar ist und geliefert werden kann. Vor dem Einsatz von Exact Globe waren diese Vorgänge sehr viel aufwendiger: Lieferscheine mussten ausgefüllt und an die Zentrale in Wien geschickt werden. Dort wurden sie kontrolliert, bestätigt und zurückgeschickt, weitere Lieferscheine gingen an die Lager, aus denen die Ersatzprodukte kamen. Ein ewiges Hin und Her.

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