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23.03.2010 Rudolf Felser

Pisec-Group: ERP statt Access und Excel

Unternehmen mit 20 Mitarbeitern gehören auf den ersten Blick nicht zu den Firmen, für die ein ERP-System entscheidende Beiträge zum Erfolg liefern kann. Es kann sich aber durchaus lohnen.

Ist die Anzahl der Kunden und Lieferanten eher gering, kommen meist Microsoft Excel, Word und Access zum Einsatz. Dass aber auch kleinere Unternehmen von einem ERP-System profitieren können, zeigt der Einsatz von proALPHA bei der Pisec Group.

Seit über 50 Jahren ist die Pisec Group erfolgreich im Draht-, und Stahl-Handel tätig, seit einigen Jahren entwickelt sich auch der Kautschuk-Handel stetig – mit ebenso langer Spezialisierung auf osteuropäische Lieferanten. Die Abwicklung des Tagesgeschäfts mithilfe höchst umfangreicher Excel-Tabellen hatte bei Pisec über Jahre zwar funktioniert, die Defizite waren aber offensichtlich. Überlegungen, zumindest die Statistiken manuell zu erstellen, legte man aufgrund des Aufwands schnell ad acta gelegt.

"Natürlich hätten wir auch zukünftig weiter ohne ERP-System arbeiten können", sagt Patrick Teischl, bei der Pisec Group verantwortlich für die IT. "Aber gerade in einem kleinen Team ist der manuelle Aufwand irgendwann kaum mehr zu handhaben, besonders wenn man am Markt erfolgreich ist wie wir. Es bestand wirklich dringender Handlungsbedarf."

Im Zuge der Auswahl wurden neben proALPHA vier bekannte ERP-Systeme anhand eines Pflichtenheftes einer Evaluierung unterzogen. Sehr schnell schieden zwei Lösungen aufgrund unnötiger Komplexität bzw. unzureichendem Preis-/Leistungsverhältnisses aus. Ein dritter Anbieter scheiterte an der geforderten Unterstützung des internationalen Einsatzes.

"Die Entscheidung für proALPHA fiel aus mehreren Gründen. proALPHA bietet uns die geforderte Transparenz über alle Prozesse und deckt sämtliche wichtigen Anforderungen bereits im Standard ab", erinnert sich Patrick Teischl. "Das galt aber in weiten Teilen auch für den anderen Anbieter. Ausschlaggebend war dann, dass die laufenden Kosten mit proALPHA nicht zuletzt aufgrund der inkludierten Wartungs-Hotline deutlich günstiger waren."

Inzwischen wurde die Einführung in der Zentrale in weitestgehend erfolgreich abgeschlossen. Aus Sicht von Patrick Teischl ein überaus positives Projekt, da die Mitarbeiter von proALPHA über fundiertes betriebswirtschaftliches Verständnis verfügen, die Prozesse des Unternehmens sehr schnell verstanden und für alle Fragestellungen schnellstens eine passende Lösung gefunden haben. In den USA ist proALPHA – mit Ausnahme der Finanzbuchhaltung – in einem eigenen Mandanten ebenfalls bereits im Einsatz. In Vorbereitung ist die Einführung bei der polnischen Tochter, ob und inwieweit weitere Auslandsgeschäftsstellen angebunden werden, ist laut Patrick Teischl noch offen: "Die wichtigsten Intercompany-Prozesse haben wir mit den USA dank proALPHA bereits gut im Griff."

Das Ziel des Handelsbetriebs, die Bestellprozesse nicht nur transparenter, sondern auch effizienter zu gestalten, ist aus Sicht von Teischl mit proALPHA definitiv erreicht worden. Sämtliche Prozessschritte von Auftrag, Materialbestellung bis hin zur Rechnung und Lieferung lassen sich einfach steuern und transparent nachvollziehen.

"Früher kam es immer wieder zu Fehlern und der Bestellprozess war zeitaufwendig. Das ist mit proALPHA jetzt aber Vergangenheit", sagt Patrick Teischl. "Ich schätze, dass wir insgesamt zwischen 20 und 30 Prozent Zeit einsparen konnten. Hinzu kommen mit der deutlich besseren Qualität der Informationen, den aussagefähigen Statistiken, der besseren Transparenz bei den Intercompany-Prozessen zahlreiche Vorteile, die sich nicht quantifizieren lassen." (pi)

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