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09.09.2010 idg/Oliver Weiss

Hilfe bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems

Ausgewählt ist ein ERP-System mitunter schnell. Doch wenn sich ein Anwender für das falsche Produkt entscheidet, wirken die Fehler lange nach. Die zehn Kardinalfehler im Überblick.

Die zehn Kardinalfehler der ERP-Systemauswahl müssen nicht gleichzeitig auftreten, um ein Auswahlverfahren zu gefährden oder in den Misserfolg zu treiben. Schon ein Fehler kann reichen, um die Arbeit, die in die Systemauswahl investiert wurde, zu vernichten. ERP-Experte und Buchautor Christian Riethmüller von der Beratungsfirma Cerpos nennt die schlimmsten Fehler.

1. Dem Auswahlprojekt fehlt die richtige Projektorganisation: Dem Kernteam auf Anwenderseite gehören oft nicht die Mitarbeiter mit der fachlich höchsten Qualifikation an. Vielfach steht dem Kernteam auch nicht genügend Zeit für die Auswahl zur Verfügung. Oft ist auch das Kernteam für die Systemauswahl nicht mit der Einführung und Inbetriebnahme des neuen Systems betraut. Dazu kommt, dass die Interessen der Fachabteilungen innerhalb des Auswahlprozesses vielfach nicht entsprechend ihrem Gewicht im Unternehmen vertreten sind. Gleichermaßen kritisch ist, wenn eine Abteilung die Auswahl mit einem eigenen Auswahlprofil dominiert. Auch die Kommunikation zwischen den Fachabteilungen sowie zwischen dem Unternehmen und dem Systemanbieter wird oft vernachlässigt, was auf der einen Seite zu Doppelarbeiten führt, aber auch zu kontraproduktiven Arbeitsergebnissen. 2. Keine Organisationsanalyse – keine daraus abgeleiteten Organisationsprozesse: Die Ergebnisse der Organisationsanalyse liefern die wesentlichen Bestandteile des Pflichtenhefts. Ohne diese Analyse fehlen die Prozessabläufe und -Skizzen in dem Detaillierungsgrad, der für die Erstellung eines Pflichtenheftes erforderlich ist. Bleibt die Organisationsanalyse aus, weiß niemand, wie das künftige System aussehen soll. Somit ist die Firma auf den Übergang in eine neue Organisation nicht vorbereitet. Die Systemauswahl gerät zum Blindflug, weil die Eckparameter nicht festgelegt werden können, die Beurteilung der Systeme orientiert sich einseitig an den organisatorischen Gegebenheiten, die das Unternehmen gegenwärtig prägen. 3. Kein Pflichtenheft, aber »Wünsch-dir-was-Listen«: Wenn das Pflichtenheft als roter Faden durch das Projekt fehlt, dann wurde auch die benötigte Kernfunktionalität nicht herausgearbeitet. Die Anwender stellen dann Anforderungen zusammen, die einem »Gesamtkatalog der Glückseligkeit« entsprechen, aber keinen Bezug zur Realität und zu den tatsächlich für den Betrieb erforderlichen Produkteigenschaften haben. 4. Keine ausreichende Vorbereitung des Auswahlverfahrens: Das Auswahlverfahren ist in puncto Dauer und Aufwand oft nicht realistisch geplant. Es fehlt die Bereitschaft, den notwendigen Aufwand für das Auswahlverfahren zu betreiben. Die das Projekt tragenden Mitarbeiter werden nicht freigestellt oder entsprechend entlastet. Das Unternehmen nimmt sich für den Auswahlprozess nicht die angemessene Zeit: Ein ERP-System ist aber kein Office-Paket. Viele Unternehmen meinen, sie hätten Office ausgesucht und eingeführt, also könne die gleiche Prozedur mit einem ERP-System angewendet werden. Etliche Unternehmen bringen die wünschenswerte Ernsthaftigkeit jedoch in solchem Maß auf, dass sie mit der Suche nicht mehr fertig werden (das perfekte System gibt es nicht). Bei der Systembewertung kommt es zu unzulässigen Doppelbewertungen, weil die Bewertungskriterien nicht exakt abgegrenzt sind. Die Folge ist, dass sich die Systembewertungen verschieben können, weil derselbe Sachverhalt mehrmals in die Benotung einfließt. 5. Keine qualifizierte Vorauswahl der Anbieter und Systeme: Zu den Fehlern in diesem Bereich gehören, dass die Auswahl der relevanten Anbieter eher dem Zufall überlassen bleibt, weil keine oder zu wenig Marktkenntnisse vorliegen. Oder die Auswahl findet ohne Marktrecherche statt, beziehungsweise Marktkenntnisse spielen eine zu geringe Rolle. Oft werden auch zu viele Produkte in den Auswahlprozess aufgenommen oder die ausgewählten ERP-Systeme sind nicht homogen auf den Anwendungszweck ausgerichtet. Sind die Lösungen in ihren Ausprägungen, Eigenschaften und in ihrer Branchenorientierung unterschiedlich, verunsichert dies das Auswahlteam. 6. Präsentationen der Anbieter: Zu den Fehlern in diesem Bereich zählen, dass die Präsentation nicht die richtige Dauer hat, zu kurz ist und bei den Entscheidern einen Zufallseindruck hinterlässt. Oder die Präsentation der Systeme hat wesentliche Anwendungsinhalte nicht berücksichtigt. Und wenn auf Anwenderseite das Kernteam nicht stabil ist, weil die Mitglieder wechseln, dann ist auch keine Kontinuität in der Beurteilung der Systempräsentationen gewährleistet. 7. Fehlende Bewertungskriterien zur Reduktion der Anbieter aus der Vorauswahl: Die Unterschiede zwischen den Systemen und den Anbietern können im Wesentlichen nicht herausgearbeitet werden. Die Präsentationen unterstützen die Vorauswahl nicht. Die präsentierenden Anbieter halten die Vorgaben nicht ein. Der Informationsgehalt der Präsentationen ist für die Vorauswahl nicht zielführend. Die Schwerpunktfunktionen für die Präsentationen (zwei, drei, maximal vier Prozesse) waren nicht genügend vorbereitet oder mit den präsentierenden Anbietern nicht abgestimmt.

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