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27.06.2013 Michael Bark*

SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

Wie alle anderen Unternehmensbereiche, stehen heute auch Personalabteilungen vor der Herausforderung, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Dazu zählen die üblichen administrativen Aufgaben und das Wissensmanagement, also Dokumentation, Verteilung und Zur-Verfügung-Stellen von Wissen. Gerade für Unternehmen mittlerer Größe bringt Microsofts SharePoint als Grundlage für eine digitale Personalakte einige Vorteile mit sich.

Wissensmanagement und Collaboration: SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

Wissensmanagement und Collaboration: SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

© imageteam - Fotolia.com

Wie alle anderen Unternehmensbereiche, stehen heute auch Personalabteilungen vor der Herausforderung, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Dazu zählen die üblichen administrativen Aufgaben und das Wissensmanagement, also Dokumentation, Verteilung und Zur-Verfügung-Stellen von Wissen.

Eine weitere Aufgabe ist die Personalentwicklung durch bedarfsgerechte Fort- und Weiterbildung. Ein gangbarer Weg, wie Personalabteilungen diese Herausforderungen meistern können, ist die Einführung der Digitalen Personalakte auf Basis von Microsoft SharePoint.

SHAREPOINT ALS FLEXIBLE UND INTEGRIERTE PLATTFORM NUTZEN

Insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen, die keine umfassende Software wie beispielsweise SAP HR benötigen, eignet sich SharePoint ideal als integrierte Plattform für Kollaboration, Dokumenten- und Content-Management.

Dazu kommen Vorteile wie ein Windows-Look-and-Feel, ein komfortables Single-Sign-On und in der Folge eine hohe Akzeptanz seitens der Mitarbeiter. Auch die Nutzung ist in der Regel intuitiv und setzt keine aufwendigen zusätzlichen Schulungen voraus. Je nach Bedarf ist die Plattform in drei Varianten erhältlich, wobei die Einstiegsversion SharePoint Foundation gratis zur Verfügung steht und für die Einführung der Digitalen Personalakte bereits ausreicht.

Die Browser-basierte Anwendung benötigt darüber hinaus keine lokalen Installationen auf den einzelnen Rechnern der Mitarbeiter. Ein weiterer wesentlicher Vorteil von SharePoint ist die hohe Integration von Microsoft Office, Outlook sowie von Blogs, Teamsites oder Wikis. Ein Volltext-Index ermöglicht das schnelle und unkomplizierte Auffinden gesuchter Informationen, unabhängig davon, ob diese in Form eines Textdokuments, einer E-Mail, eines Termins, einer PowerPoint-Präsentation oder eines Wiki-Beitrags vorliegen.

Des Weiteren bietet SharePoint sehr granulare Einstellungen im Hinblick auf Rollenzuordnung und Rechtevergabe, was insbesondere im Personalbereich unverzichtbar ist, da hier durchweg mit sensiblen Daten umgegangen wird. In diesem Zusammenhang profitieren Anwender auch von der Rechtssicherheit, die SharePoint bietet: Bereits 2008 wurde die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version, Microsoft Office SharePoint Server 2007, von einer internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich GDPdU, GoBS und AO (Abgabenordnung) geprüft.

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