Charles Vögele: Optimierter Workflow sichert Compliance und spart Geld Charles Vögele: Optimierter Workflow sichert Compliance und spart Geld - Computerwelt

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06.08.2013 Rudolf Felser

Charles Vögele: Optimierter Workflow sichert Compliance und spart Geld

Der Fashion-Retailer setzt für die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen auf die Softwarekomponente zur Kreditoren-Rechnungsbearbeitung aus dem Hause Basware als Hosting Service.

Charles Vögele setzt unter anderem auf Basware.

Charles Vögele setzt unter anderem auf Basware.

© electriceye - Fotolia.com

Die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen verursacht von deren Eingang bis zu ihrer termingerechten Bezahlung erhebliche Arbeits- und Kostenaufwände. Dabei gilt es, keine Fehler zu machen: Dies könnte rasch zu großen Kosten führen. Verständlich also, dass Charles Vögele für die Überwachung und Erledigung seiner Kreditorenrechnungen ausgefeilte Prozesse und spezialisierte Computersysteme einsetzt.

Der Fashion-Retailer hat hierzu seit der Jahrtausendwende einiges investiert: Zunächst wurde ein Softwaresystem zur Rechnungsbearbeitung installiert, es folgte die Digitalisierung von Papierrechnungen für fünf Länder, weitere kamen wenig später hinzu. Aus einer Wirtschaftsprüfung im Jahr 2008 resultierten Anforderungen für weitere Verbesserungen: So sollte ein formalisiertes Bestellwesen etabliert sowie ein Vier-Augen-Prinzip bei der Bezahlung eingeführt werden.

Charles Vögele stand vor der Aufgabe, optimale Bestellprozesse und eine den gestiegenen Anforderungen genügende Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung zu realisieren. Der Anspruch war, einheitliche Prozesse und Systeme zu schaffen, die für alle Länder, in denen Charles Vögele tätig ist, genutzt werden können. Intern verantwortlich war hierfür ein kleines schlagkräftiges Team, das als "Single-Point-of-Contact" für alle Fragen und Probleme in diesem Zusammenhang verantwortlich war. Im Mai 2010 startete das Projekt, im August 2012 erfolgte der erfolgreiche Roll-out in der Schweiz und weiteren neun Ländern.

Unter dem Motto "Need-to-Pay", also vom Bedürfnis bis zur Bezahlung, wurde ein vollständig integrierter und lückenlos digital unterstützter Prozess etabliert. Er sorgt dafür, dass von der Bedarfsmeldung an keine Daten verloren gehen, alle Regeln eingehalten und Genehmigungen korrekt erfragt bzw. erteilt und schließlich die eingehenden Rechnungen geprüft und bezahlt werden. Gemeinsam mit spezialisierten Partnern wurde für diese Anforderungen eine überzeugende Lösung gefunden. Dabei lieferte RR Donnelley, Workflowspezialist aus Zürich-Urdorf, unter anderem die Softwarekomponente zur Kreditoren-Rechnungsbearbeitung aus dem Hause Basware als Hosting Service und führt auch die tägliche Bearbeitung aller Rechnungen durch.

Nach Ausführung ihrer Aufträge senden die Lieferanten die Papierrechnungen an eine spezifische Postfachadresse mit der RR Donnelley-eigenen Postleitzahl "8901 Urdorf", wo diese gescannt und mit OCR (Optical Character Recognition) aufbereitet werden.

Unter Verwendung der zentral verfügbaren Bestelldaten wird jede Rechnung vollautomatisch abgeglichen. Liegen die Daten der Rechnung innerhalb der definierten Toleranzen, ist keine weitere manuelle Kontrolle erforderlich und die bereits während der Bestellung hinterlegten Kontierungsdaten werden automatisch aus der Datenbank übernommen. Andernfalls wird die Rechnung zur weiteren Kontrolle in einen elektronischen Workflow eingespeist und individuell weiterbearbeitet.

Alle Bestellungen und Rechnungen sind jederzeit im System abrufbar, der Stand der Bearbeitung ist exakt dokumentiert und nachvollziehbar. Dies sorgt für Transparenz auf Seiten der Mitarbeiter und des Managements, außerdem wird die Bearbeitung beschleunigt und Fehler werden minimiert.

Vergessene oder verspätet bearbeitete Rechnungen gehören ebenso der Vergangenheit an wie solche, zu denen keine Bestellung existiert oder diese nicht auffindbar ist. Aufwändige Suchaktionen und Diskussionen mit Lieferanten über die Berechtigung ihrer Forderungen werden zuverlässig vermieden.

Die erzielten Verbesserungen sorgen für eine hervorragende Akzeptanz bei allen Beteiligten, wenngleich sich anfangs Umgewöhnungsprobleme nicht vermeiden ließen. Die Rechnungssteller wurden als Teil der Prozesskette mit einbezogen, schließlich profitiert auch jeder Lieferant von optimierten Abläufen und rascherer Bezahlung.

Durch beschleunigte Bearbeitung der Rechnungen und bessere Datenqualität dank vollständiger Computerunterstützung wurden bereits Einsparungen erzielt. Neben der konsequenten Nutzung von Skontoabzügen trägt hierzu auch die Vermeidung von Vorsteuerverlusten bei, die vorher gelegentlich wegen fehlerhafter Rechnungen und verspäteter Korrekturen unvermeidbar waren.

Giacomo Tovena, VP Finance bei Charles Vögele, ist über das Ergebnis der Anstrengungen erfreut: "Die bestehenden Audit Issues wurden gelöst, gleichzeitig sorgt der Prozess für Transparenz, deutlich gesteigerte Effizienz und nicht zuletzt auch für finanzielle Einsparungen."

Ausschlaggebend für die Wahl von RR Donnelley als Partner war unter anderem, dass die Firma eine Cross-Country-Lösung für alle relevanten Länder anbieten konnte und sich in der Vergangenheit bereits durch erfolgreiche Projekte in einem ähnlichen Umfeld empfohlen hatte. (pi)

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