Schnelles Wachstum braucht ERP-Basis Schnelles Wachstum braucht ERP-Basis - Computerwelt

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13.11.2013 :: Printausgabe 23/2013 :: Oliver Weiss/pi

Schnelles Wachstum braucht ERP-Basis

Mit Excel-Tabellen und händisch abgewickelten Prozessen kommt man als Unternehmen ab einer gewissen Größe nicht mehr zu Rande. Um auch weiterhin erfolgreich agieren zu können, hat Hargassner daher ein ERP-System von PSIpenta eingeführt.

Hargassner hat ein ERP-System von PSIpenta eingeführt.

Hargassner hat ein ERP-System von PSIpenta eingeführt.

© Hargassner

Seit der Firmengründung im Jahr 1984 hat sich die oberösterreichische Hargassner GmbH als Pionier für umweltschonendes Heizen mit erneuerbarer Energie etabliert. Aus dem kleinen Familienbetrieb hat sich im Laufe von 25 Jahren ein mittelständisches Unternehmen entwickelt, dessen Anforderungen an Produktion und IT damit deutlich gestiegen sind. Bei der Vorort-Besichtigung wird dem Besucher nicht nur aufgrund der Hargassner-Produktpalette "warm ums Herz", sondern vor allem auch wegen der ebenso familiären wie professionellen Unternehmensführung. Die klaren Ziele sind, die Wertschöpfung in der Region zu bewahren, den Mitarbeitern einen attraktiven, sicheren Arbeitsplatz zu bieten, klarer Innovationsführer der Branche zu bleiben und den Kundenanforderungen optimal entgegenzukommen.

Hargassner produziert rund 8.000 Anlagen im Jahr und bietet Hackgut-, Stückgut- und Pelletsanlagen im Leistungsbereich von neun bis zweihundert Kilowatt. Generell ist das Land Oberösterreich die weltweite Region Nummer 1 für Biomasseheiztechnologie. 70 bis 90 Prozent aller Biomasseheizkessel weltweit werden in dieser Region produziert. Einer der Gründe dafür ist, dass Hargassner nicht auslagert und in Billiglohnländer abwandert, sondern auf Hochtechnologie am Hauptstandort setzt: Das Unternehmen fertigt seine Produkte zu fast hundert Prozent in Österreich.

Die Optimierung der Fließfertigung durch verbesserte Prozesse und Software-Unterstützung sind bei diesen Rahmenbedingungen essentiell. Dazu kommen weltweit über 52.000 Kunden, die von Vertrieb und Service reibungslos betreut werden müssen. Jeder Hargassner-Kunde hat beispielsweise die Garantie, dass ein Ersatzteil innerhalb von 24 Stunden geliefert wird.

ABLÖSE VON EXCEL-TABELLEN
Das starke Wachstum des Unternehmens in den letzten Jahren machte nach der Erweiterung der Produktion einen umfassenden Ausbau der IT-Umgebung sowie die Einführung eines ERP-Systems notwendig. "Ich bin nun seit rund dreieinhalb Jahren im Unternehmen. Meine Aufgabe ist es, im EDV-Umfeld neue Strukturen aufzusetzen – sowohl im Rechenzentrum wie auch bei den Prozessen", erklärt Karl Sattlecker, Leitung EDV-Organisation und Prozessmanagement bei Hargassner. Und tatsächlich stellte die Ausgangssituation eine echte Herausforderung dar: Die heterogenen Altsysteme im Haus waren den aktuellen Anforderungen nicht mehr gewachsen: Generell gab es eine niedrige EDV-Durchdringung – gearbeitet wurde mit proprietären Systemen, Excel-Tabellen und manuellen Überleitungen zu anderen Bereichen.

Den Start für Auswahl und Implementierung einer integrierten ERP-Lösung bildete ein genaues Evaluierungsverfahren. Nach der Rekrutierung des internen Projektteams, bestehend aus Markus Hargassner, Karl Sattlecker und Mitarbeitern aus allen Kernbereichen, wurde mit der Erstellung eines detaillierten Lastenhefts begonnen. Bestehende Abläufe wurden dokumentiert, alle Wünsche aufgenommen und in Prozessform gebracht. Im Gegensatz zu anderen Familienunternehmen, in denen neue Systeme oft nicht sehr willkommen sind, war bei Hargassner, das selbst als Unternehmen für Innovation steht, die Motivation, auch intern Neues auszuprobieren, sehr groß.

Das Lastenheft wurde als Basis für eine Ausschreibung herangezogen, zu der sieben Anbieter eingeladen wurden. Nach Begutachtung dieser Unternehmen, ihrer Referenzen und Angebote wurden drei ausgewählt und zur Vorstellung ihrer Produkte und Lösungsansätze eingeladen. Wiederum wurden die drei Kandidaten einer genauen Bewertung unterzogen – anhand dieser und aufgrund der definitiven Angebote fiel die Entscheidung für das ERP-System PSIpenta, das in Österreich von der PSI CNI GmbH, einer Tochter der deutschen PSI AG, angeboten wird.

"Neben allen rationalen Argumenten für PSI, wie die Produkte, ihre Referenzen und die enorme Branchenerfahrung war noch ein weiterer Punkt besonders wichtig: PSI hat von Anfang an dieselbe Sprache wie wir gesprochen, und hat sofort verstanden, wie Hargassner als Unternehmen funktioniert", erklärt Sattlecker die Wahl des ERP-Partners. "Wir haben uns alle von den PSI-Beratern extrem gut abgeholt gefühlt." Ein anderes entscheidendes Kriterium waren die Eigenschaften der PSIpenta-Lösungen, die Freiräume und Anpassungsmöglichkeiten bieten, wie sie die relativ starren Produkte von so manchem Mitbewerber oft nicht zulassen. Zusätzlich entscheidend war auch die umfassende Erfahrung von PSI im Fertigungsbereich.

SCHRITT FÜR SCHRITT
Anfang April 2012 erfolgte der Projektstart. Phase 1 der ERP-Einführung bei Hargassner dauerte zehn Monate und war insbesondere auf alle Bereiche des Verkaufs und Kundendiensts fokussiert. Mit 1. Februar 2013 ging das System live, aktuell befindet sich das Projekt in Phase 2. Die abgeschlossene Phase 1 umfasste: An­gebots und Auftragsabwicklung, Fakturierung, Kundendienst und Service, den ­Ersatzteilbereich, eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und die Vorbereitung einer Schnittstelle für eine mobile Kundendienstlösung. In Phase 2 werden Lager und Bestandsführung, Einkauf und Planung in PSIpenta abgebildet. Zu einem späteren Zeitpunkt sollen auch Konstruktion und Entwicklung sowie die Finanzbuchhaltung voll integriert werden.

PSI war in dem Projekt mit einem kleinen konstanten Beratungsteam, passend zu den Hargassner-Strukturen, tätig. Besondere Rücksichtnahme wurde auch auf die verschiedenen Saisonkurven genommen: "Wenn es aufgrund unserer unterschiedlichen Spitzenzeiten in Produktion, Verkauf und Service in einem Bereich mit den verfügbaren Mitarbeitern eng wurde, hat uns PSI flexibel Ressourcen zur Verfügung gestellt. Die Zusammenarbeit war ausgesprochen unkompliziert und verlässlich", erklärt Sattlecker.

Trotz aller Motivation und Akzeptanz der Key User bedeutete die ERP-Einführung bei Hargassner aber natürlich auch eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Projektmanager Johannes Hainzl von PSI CNI war von Anfang in das Projekt involviert: "Man kann nicht einfach in ein Familienunternehmen hineinmarschieren, alle Prozesse umstellen und dann ein ERP-System darüberstülpen. Der Aufbau des Integrationsverständnisses bei den Mitarbeitern von Hargassner war enorm wichtig. Ich denke, wir haben sie bei diesem Lernprozess sehr gut unterstützt."

Bei der Prozessimplementierung ist PSI mit Rücksicht auf die gewachsenen Abläufe vorgegangen, hat allerdings auch darauf gepocht, dass Best Practices übernommen werden. Auf diese Weise ist es gelungen, das traditionelle Vorgehen eines gewachsenen Betriebes in strukturierte Prozesse umzuwandeln. Ausnahmen bestätigen allerdings wie immer die Regel: "Im Fall der Disposition wurde die Kapazitätsplanung zwar in PSIpenta abgebildet, die Tourenplanung via Pinnwand blieb aber unverändert. Durch die vielen unterschiedlichen Parameter wäre eine Ablöse durch Software nicht mit vertretbarem Aufwand möglich gewesen", sagt Sattlecker. (pi/oli)

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