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Multi-Projektmanagement wie im Flug

Bis zu 170 Projekte, in die im Schnitt bis zu zehn Mitarbeiter involviert sind, muss die IT-Abteilung von Austrian Airlines gleichzeitig managen. Ohne Unterstützung einer Software für Projekt- und Portfolio-Management schlichtweg ein Ding der Unmöglichkeit.

Die Software von Changepoint unterstützt Austrian Airlines zum Beispiel bei der Einführung neuer Flugzeuge wie der Boeing 777, deren kompletter Lebenszyklus im PPM-System abgebildet ist.

Die Software von Changepoint unterstützt Austrian Airlines zum Beispiel bei der Einführung neuer Flugzeuge wie der Boeing 777, deren kompletter Lebenszyklus im PPM-System abgebildet ist.

© Austrian Airlines

Austrian Airlines ist mit 77 Flugzeugen, einem weltweiten Streckennetz von rund 130 Destinationen und 11,5 Millionen Passagieren im Jahr 2012 Österreichs größte Fluggesellschaft. Sie gehört zum Lufthansa-Konzern und ist Mitglied der weltweiten Star Alliance.

In einem Unternehmen dieser Größe fallen natürlich viele Projekte, Anfragen und alltägliche Aufgaben an, die alle in einer IT-Infrastruktur abgebildet und gemanaged werden müssen. Von insgesamt mehr als 6.000 Austrian-Airlines-Mitarbeitern arbeiten rund 120 in der IT-Abteilung, die alle Aufgaben ohne Outsourcing-Dienstleister selbst erfüllt. Irgendwann war klar, dass dafür die bislang benutzten Systeme einfach nicht mehr ausreichen: "Wir haben dringend eine Lösung für Projekt- und Portfolio-Management (PPM) gebraucht, die idealerweise alle Anfragen, die Workflows, das Reporting und ergänzend auch das Order-Management aus einer Hand abbilden sollte", erklärt Ulrich Aigner, Direktor Corporate Project Management bei Austrian Airlines.

Prozessvereinfachung

"Wir haben uns schließlich für die Software von Compuware Changepoint entschieden, da uns diese die nötige Flexibilität und einfache Handhabung bietet", sagt Aigner. Diese neue Lösung bedeutet hauptsächlich weniger Aufwand und hat die Prozesse entscheidend vereinfacht: "Wir haben das neue Tool zu schätzen gelernt. Die Arbeit damit ist vor allem einfacher, als zum Beispiel Anfragen mit Outlook zu bearbeiten."

Eine Software-Einführung in dieser Größe macht allerdings nicht nur Freude. "Anfangs gab es kleinere Schwierigkeiten bei der Anbindung an SAP, aber insgesamt verlief die Einführung recht reibungslos. Auch der Zeitablauf hat wie geplant funktioniert", erklärt Aigner. Im Sommer 2009 wurde mit der Jahresbudgetplanung in der neuen Software gestartet, 2010 folgten dann das restliche Projektmanagement und danach das allgemeine Order-Management. Derzeit laufen 90 parallele Projekte und weitere 80 sind in der Pipeline: Von Migrationen der Kundensysteme über Server-Virtualisierung und Storageerweiterungen bis hin zur Anbindung von Tablets, die von Mitarbeitern an Bord der Flugzeuge bedient werden. Fünf bis zehn Mitarbeiter arbeiten im Schnitt an jedem Projekt und die Compuware-Changepoint-Software erleichtert die Steuerung der verschiedenen Teams enorm.

Budgetstatus auf einen Blick

Das bislang größte Projekt, das seit der schrittweisen Einführung vor vier Jahren gestemmt werden musste, war die Implementierung eines neuen Flugzeuges bei Austrian Airlines, einer Boeing 777. Der komplette Projekt-Lebenszyklus wurde bzw. wird dabei in der PPM-Lösung abgebildet. Ein anderer wichtiger Bereich ist das Zahlenmanagement: Die ganze Jahresbudgetierung ist enthalten, genau wie die Möglichkeit für Projektleiter, den Budgetstatus eines Projekts jederzeit auf einen Blick zu sehen. Aigner: "Wir müssen nicht mehr SAP direkt verwenden oder den Controller fragen, wenn wir eine schnelle Übersicht brauchen."

Auch Compliance-Bestimmungen im Sinne von Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Daten müssen von der IT Abteilung beachtet werden. Dieser Punkt war für die Fluggesellschaft besonders wichtig, denn wenn der Schritt zu einer Vereinheitlichung des Projektmanagements getan wird, sollten auch die Anforderungen des Wirtschaftsprüfers abgedeckt sein.

500 Anfragen pro Jahr

Neben diesen Überlegungen zu Zahlen und Sicherheit muss die IT-Mannschaft auch eine Fülle von täglichen Anfragen und Aufgaben erledigen. "Derzeit sind das bis zu 500 Anfragen im Jahr, die an unsere Mitarbeiter herangetragen werden, wobei da auch kleinere IT-Technik-Probleme enthalten sind", erklärt Aigner. Diese sogenannten IT Customer Requests müssen ebenfalls elektronisch eingegeben, bearbeitet und gespeichert werden, damit ein effizientes Arbeiten innerhalb eines Systems möglich ist. Moderne grafische Benutzeroberflächen erleichtern diese Eingaben auch für die technisch nicht versierten Mitarbeiter, wenn diese sich an die IT-Abteilung wenden.

Ebenfalls innerhalb der umfassenden PPM-Lösung wird das komplette Order-Management verwaltet. Diese teilweise komplexen Abläufe werden in einer Workflow-Engine gebündelt. Ein Workflow bietet den Vorteil, dass der komplette Ablauf des Prozesses übersichtlich und graphisch aufbereitet dargestellt werden kann. Damit wird auf einen Blick klar, wo eine Anfrage derzeit liegt, wer noch Aufgaben zu bearbeiten hat und welche Genehmigungen ausstehen. Diese Workflow-Lösung wird bei Austrian Airlines Aigner zufolge inzwischen bis hinauf zur Vorstandsebene gerne genutzt.

Innerhalb der letzten vier Jahre, in denen die PPM-Lösung im Einsatz ist, haben die IT-Mitarbeiter von Austrian Airlines die Software teilweise nach ihren Bedürfnissen weiter angepasst. Aigner: "Die Kollegen haben beispielsweise das Reporting und auch ein Ideen-Management auf Basis einer Sharepoint-Maske ausgetüftelt und wieder in die Changepoint-Software integriert." Somit bleibt auch dieser Ansatz in einem System enthalten und ist zentral für alle zugänglich. Eine Erweiterung der Software ist für die Zukunft nicht geplant, aber eine Vertiefung, denn es stehen neue Flugzeugeinführungen bei Austrian Airlines an: "Das bedeutet für uns komplexe neue Projekte, die von A bis Z abgebildet und gemanaged werden müssen", erklärt Aigner, der froh ist, das diese Arbeit durch die Changepoint-Lösung deutlich einfacher geworden ist.


Austrian Airlines
Österreichs größte Fluggesellschaft Austrian Airlines, die am 30. September 1957 gegründet wurde, ist Teil des Lufthansa-Konzerns und Mitglied der internationalen Star Alliance. Austrian Airlines fliegt weltweit rund 130 verschiedene Destinationen an. In Zentral- und Osteuropa ist das Streckennetz mit 43 Destinationen besonders dicht, da der Heimatflughafen Wien durch seine günstige geografische Lage im Herzen Europas eine ideale Drehscheibe zwischen Ost und West darstellt.

Im Jahr 2012 beförderte Austrian Airlines rund 11,5 Millionen Passagiere. Insgesamt beschäftigt die Austrian Airlines Group mehr als 6.000 Mitarbeiter, 120 davon arbeiten in der IT- Abteilung. Der Flugbetrieb der Austrian Airlines ist seit dem 1. Juli 2012 in der hundertprozentigen Tochter Tyrolean gebündelt. Das operative Ergebnis der Austrian Airlines AG betrug im vergangenen Jahr 65 Millionen Euro und die Auslastung der Flugzeuge konnte im Vergleich zum Vorjahr um 3,8 Prozentpunkte auf 77,5 Prozent gesteigert werden.

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Tobias Höllwarth

Tobias Höllwarth
Vorstandmitglied/Auditierung & Zertifizierung


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