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17.09.2013 Andrea König*

Zeitdieb E-Mail: Manager müssen Umgang mit Mails neu lernen

Ein Unternehmensbeispiel zeigt, wie sich der ineffiziente Umgang mit E-Mails ändern lässt. Wer die richtigen Fragen stellt, und mit Mails überlegt umgeht, übernimmt wieder die Kontrolle über sein Postfach. Wenn Manager das Verhalten vorleben, profitiert das gesamte Unternehmen.

Zeitverschwendung E-Mail: Manager müssen Umgang mit E-Mails neu lernen

Zeitverschwendung E-Mail: Manager müssen Umgang mit E-Mails neu lernen

© Franz Pfluegl - Fotolia

Als das Beratungsunternehmen Modeuro untersuchte, wie produktiv bei der Stromerzeugungsgesellschaft International Power gearbeitet wird, fanden die Analysten heraus, dass die dortigen Manager extrem viel Zeit mit E-Mails verbrachten. Im Durchschnitt verschickte jeder der sieben Entscheider 56 Nachrichten pro Tag. Dieser Umgang mit Mails übertrug sich auch auf andere Situationen. Meetings waren ineffizient, weil währenddessen ständig jemand über sein Smartphone oder Tablet Nachrichten abrief. Zudem war es bei International Power üblich, Standardreports per Mail an sehr große Verteiler zu versenden.

Um dieses Verhalten zu ändern, trainierten die Berater den CEO und sein Führungsteam, den für eine Situation am besten geeigneten Kommunikationskanal zu identifizieren. Ziel war es, binnen vier Monaten die Anzahl der versendeten Nachrichten um ein Fünftel reduzieren. Das erreichten die Manager auch dadurch, dass sie Nachrichten nur noch in dringenden Fällen weiterleiteten und sich vor dem Versenden überlegten, welche Empfänger wirklich notwendig waren. Sie etablierten eine Arbeitsumgebung, die den Mitarbeitern vermittelte, dass niemand von ihnen eine sofortige Reaktion auf E-Mails erwartete.

Innerhalb von drei Monaten sank die Zahl der verschickten Nachrichten um 54 Prozent. Das vorbildliche Verhalten der Manager übertrug sich auf die übrigen Angestellten, die deutlich weniger E-Mails verschickten als zuvor (64 Prozent). Gleichzeitig überlegten die Manager mit Unterstützung der Berater, welche Informationen sie benötigten, um Entscheidungen zu treffen. Um diese Informationen nicht weiter per Mail verschicken zu müssen, nutzten sie vermehrt Sharepoint.

Mit ihrer Flut an E-Mails stehen die Manager und Angestellten bei International Power nicht allein da. Dieser "Overload" an Informationen ist heute weit verbreitet. IT-Unternehmen reagieren darauf mit immer neuen Lösungen, etwa zum Abrufen von Mails über mobile Endgeräte bis zu besseren Sortierfunktionen für Posteingänge. Diese Werkzeuge packen das Problem jedoch nicht an seiner Wurzel.Verbringen Angestellte unnötig viel Zeit mit E-Mails, kostet das ein Unternehmen Zeit und Geld sowie den Betroffenen viele Nerven. Sie können ihre Mail-Gewohnheiten nicht mehr selbst kontrollieren, sondern finden sich in einem Kreislauf ständigen Prüfens und Empfangen von Nachrichten wieder. Wer täglich hundert und mehr Mails erhält, ist mehrere Stunden mit seinem Postfach beschäftigt. Beim Data-Governance-Anbieter Varonis etwa geht man davon aus, dass jeder dritte Top-Entscheider 100 bis 300 Mails am Tag erhält. Für diese Mails müssen andere Aufgaben unterbrochen werden, weil neue Nachrichten eintreffen, die eine schnelle Antwort verlangen.

Wer einmal in diesem Kreislauf steckt, greift oft automatisch zur Mail, ohne zu hinterfragen, ob das Telefon oder ein anderer Kommunikationskanal in der Situation vielleicht viel angebrachter wären. Wer so arbeitet, hat sich häufig auch angewöhnt, neben dem eigentlichen Empfänger zahlreiche andere Kollegen CC zu setzen und erhöht so das E-Mail-Aufkommen weiter. Die Folge bekommt man auch selbst zu spüren: Man erhält noch mehr E-Mails.

FRAGEN ZUM BESSEREN UMGANG MIT E-MAILS

Aus den Tipps der Berater für die Manager bei International Power lassen sich allgemeine Fragen für einen überlegteren Umgang mit Mails am Arbeitsplatz ableiten. Wer sie umsetzt, übernimmt die Kontrolle über sein Mail-Postfach und reduziert die Zahl der verschickten und auch eintreffenden Nachrichten:

  • Mit welchen Kommunikationsgewohnheiten - etwa dem extensiven Einsatz von Mails - verschwendet man Zeit?
  • Welche Medien, Kanäle und Plattformen stehen im Unternehmen für Kommunikation zur Verfügung, etwa Telefon, interne soziale Netzwerke oder Plattformen wie Sharepoint?
  • In welcher Situation setzt man am sinnvollsten welche Plattform ein? Beim Umgang mit E-Mails kann es zum Beispiel sehr effektiv sein, die Benachrichtigung über neue Mails zu deaktivieren oder das Postfach sogar nur zu bestimmten Zeiten zu öffnen.
  • Mit KPIs lässt sich messen, wie sich die neuen Nutzungsgewohnheiten auf die Kommunikation im Unternehmen auswirken.

* Andrea König ist Redakteurin der deutschen CIO.

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