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08.04.2009 Oliver Weiss

Mehr Effizienz im Einkauf: Rittersport optimiert Bestellvorgänge

Mit Basware Purchase Management konnte Rittersport den Wildwuchs an Einkaufsprozessen auf einen einzigen, effizienten Prozess reduzieren.

Weiße Vollmilch-Nuss, Orangenlikör-Trüffel, Bio-Mandelsplitter oder Diät-Nugat – mit insgesamt 43 Produkten zeigt Ritter Sport, auf welch mannigfaltige Weise sich Schokolade genießen lässt. Mit dieser kunterbunten Vielfalt im Sortiment ist das Traditionsunternehmen sehr erfolgreich. Im Einkauf dagegen ist Heterogenität kontraproduktiv: Übergroße Lieferantenportfolios, komplexe Prozesse oder nicht eindeutig definierte Freigabeverfahren verzögern die Abläufe und schaffen unnötige Kosten.

Ritter Sport hatte eine hohe Anzahl an Einkaufsprozessen: Der eine Mitarbeiter übermittelte seine Order per Fax, der andere telefonisch, ein dritter mit einer E-Mail, viele arbeiteten auf Zuruf – viele heterogene, historisch gewachsene Abläufe mit unnötig vielen Prozessschritten. Die Folge: Die Durchlaufzeiten waren zu lang, so dass der Schokoladenhersteller wertvolle Zeit verlor. Zu viele Mitarbeiter in den Fachabteilungen waren an den Vorgängen beteiligt, was sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhielt. Dazu kam, dass die indirekten Ausgaben völlig intransparent blieben.

Aus diesen Gründen entschied sich Ritter Sport auf Initiative des Einkaufsleiters Hans-Joachim Brand, die Beschaffungsprozesse völlig neu zu gestalten und eine moderne Procurementlösung zu implementieren, die die Abläufe effizienter, transparenter und besser steuerbar macht.

Nur mehr ein einziger Einkaufsprozess Heute hat Ritter Sport die Anzahl seiner Einkaufsprozesse radikal reduziert – auf einen einzigen. Alle Abteilungen, die Güter und Dienstleistungen einkaufen, arbeiten jetzt nach dem gleichen Standard. Die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen können heute mit wenigen Mausklicks direkt im Lieferantenkatalog ihre Waren bestellen. Sofern eine Freigabe nötig ist, wird der genehmigende Mitarbeiter per E-Mail informiert, so dass er ortsunabhängig und ohne Zeitverlust die Bestellung prüfen kann. Auch Freitextbestellungen sind jetzt möglich, hier übernimmt die Einkaufsabteilung auf Anforderung der Mitarbeiter in den Fachabteilungen die Order.

Realisiert wurde das neue System mit Basware Purchase Management (PM), für das sich die Experten von Ritter Sport entschieden, nachdem insgesamt sechs Lösungen auf Herz und Nieren geprüft wurden. Neben einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugte Basware mit seinem »Purchase-to-Pay«-Konzept: Neben der Procurement-Lösungssuite bietet Basware auch Anwendungen für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. So können Unternehmen mit Basware einen integrierten, durchgängigen Prozess von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung der eingehenden Rechnung schaffen.

Ritter Sport hat Basware PM an seine SAP MM- und SAP-FI-Systeme angebunden, die Schnittstellen wurden mit Basware anyERP Adaptor entwickelt. Das gesamte Projekt wurde mit Unterstützung externer Berater von VMAC sowie des IT-Outsourcingpartners IMS in knapp acht Monaten durchgeführt.

Der Erfolg, den Ritter Sport mit Basware erzielte, lässt sich mit eindeutigen Zahlen belegen: »Mit Basware können wir rund zehn Prozent des Einkaufsvolumens einsparen. Zudem haben wir unser Lieferantenportfolio um rund 40 Prozent reduziert«, erklärt Hans-Joachim Brand, Einkaufsleiter bei Ritter Sport. Binnen zwei Jahren hat sich die Investition amortisiert. Darüber hinaus hat Ritter Sport die Dauer der Bestellprozesse deutlich reduziert. Ein Grund, warum auch die Akzeptanz durch die Anwender im gesamten Unternehmen sehr hoch ist.

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