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05.05.2011 Oliver Weiss

ECM noch nicht in der Cloud angekommen

Für den Großteil der bereits bestehenden Anwender kommt die Nutzung von ECM-Diensten aus der Cloud gar nicht in Frage.

Cloud Computing, also der erweiterte Ansatz des schon lange bekannten Software as a Service (SaaS), ist mittlerweile in aller Munde. Laut dem Marktforschungsinstitut Gartner ist es das Buzzword 2010 der IT-Branche. Deshalb ist es wenig verwunderlich, dass Cloud-Services auch im Segment Enterprise Content Management (ECM) verstärkt ein Rolle spielen. Fast alle ECM-Hersteller bieten mittlerweile Lösungspakete über die Wolke an und so scheint die Branche bereits im Zeitalter der Cloud angekommen zu sein.

Aber wie weit haben die Anwender tatsächlich schon den Schritt in die Cloud gewagt und wofür lässt sich diese im ECM-Umfeld überhaupt umsetzen? Mit diesen Fragen beschäftigt sich eine aktuelle Umfrage von Pentadoc Radar, bei der 224 Unternehmen zum Einsatz und zu möglichen Einsatzplanungen rund um die Cloud im ECM-Umfeld befragt wurden.

ARCHIV IN DER CLOUD Derzeit werden Systeme für Dokumentenmanagement (DMS) beziehungsweise ECM-Funktionen in der Cloud nur in geringem Umfang genutzt. So beziehen der Befragung zufolge knapp 18 Prozent der Unternehmen einzelne ECM-Dienste aus der Cloud. Am häufigsten (40 Prozent) wird in diesem Zusammenhang die Archivierung ausgelagert, gefolgt von Portalen (26 Prozent) und E-Mail-Management (26 Prozent). Bei den knapp 82 Prozent der bisherigen ECM- aber Nicht-Cloud-Nutzer herrscht noch eine bemerkbare Zurückhaltung. Für fast ein Drittel (27,3 Prozent) kommt die Auslagerung von DMS- und ECM-Diensten überhaupt nicht in Frage. Bei den restlichen Befragten zeigt sich das Interesse in sehr unterschiedlichen Bereichen, weshalb sich keine klaren Einsatzschwerpunkte ableiten lassen.

Während vor allem Collaboration (15,7 Prozent), Archivierung (14,9 Prozent) und Web Content Management (14,9 Prozent) am ehesten als für die Cloud geeignet gesehen werden, kommen die Bereiche des Outputmanagements, der elektronischen Aktenlösungen und Themen rund um Workflows/BPM (Business Process Management) für potentielle Anwender besonders wenig in Frage. Deutlich mehr Interesse zeigt sich jedoch bei den Unternehmen, die bislang noch keine DMS- beziehungsweise ECM-Funktionen nutzen, die Einführung jedoch zukünftig planen. Lediglich 15,8 Prozent dieser Unternehmen schließen die Nutzung von Cloud-Diensten grundsätzlich aus – 36,8 Prozent der Unternehmen hingegen können sich beispielsweise eine Archivierung in der Cloud gut vorstellen.

ECM-NEULINGE AUFGESCHLOSSEN »Es ist nachvollziehbar, dass Unternehmen, die bislang noch keine Investitionen für Hard- und Software im Bereich ECM getätigt haben, offener dem Thema Cloud und den damit zusammenhängenden Abrechnungsmodellen gegenüberstehen«, erklärt Christoph Tylla, Analyst bei Pentadoc. »Aber wir rechnen auch bei bisherigen ECM-Anwendern mit steigender Nachfrage. Letztlich werden die Lösungsangebote und die Transparenz und Attraktivität der damit zusammenhängenden Abrechnungsmodelle für den Erfolg oder Misserfolg ausschlaggebend sein.« Besonders wichtige Aspekte beim Thema ECM in der Cloud sind für die Unternehmen die Datensicherheit (62,0 Prozent), eine einfache Einführung (47,9 Prozent) und geringe Gesamtkosten (47,9 Prozent). Interessant ist auch die Frage nach dem bevorzugten Preismodell: Während sich 37 Prozent einen konstanten Preis über die Laufzeit wünschen und 26 Prozent eine Abrechnung nach Monat und User, kommen Anfangsinvestitionen und niedrige Folgekosten für kaum ein Unternehmen in Frage (knapp 2 Prozent). Es bleibt also spannend, was der Markt an Lösungsangeboten liefert und wie diese angenommen werden.

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