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03.03.2011 Sarah Jacobsson Purewal*

Die 15 häufigsten Technik-Fehler in Kleinunternehmen

Wir stellen Ihnen die 15 häufigsten Technik-Fehler nicht nur vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie diese schlimmen Fehler vermeiden können.

Wenn Sie nicht gerade ein Technik-Experte sind, dann ist die Aufgabe die richtige Software für Ihr Unternehmen zu kaufen, instand zu halten und vor Angreifern zu schützen nicht einfach. Die unterschiedlichen verfügbaren Programme können Sie verwirren und zu falschen Alarmen führen und das, obwohl Sie genau wissen, was tun und lassen sollten.

Alles, angefangen bei fehlenden Backups, über die falsche oder völlig fehlende Nutzung von sozialen Netzwerk bis zur Verwendung von illegal heruntergeladener Software kann Ihrem Unternehmen schaden. Deswegen können Sie sich im Folgenden über die 15 häufigsten Fehler informieren.

1. Sie verlassen sich zu sehr auf die Cloud Dieser Fehler kommt dadurch zu Stande, da die Cloud für die allermeisten Unternehmen gut bezahlbar ist. Die Cloud bietet Ihnen zudem den Vorteil, jederzeit auf die gespeicherten Daten zugreifen zu können, selbst wenn Sie nicht im Büro sind. Wenn Sie sich jedoch zu sehr auf die Cloud verlassen, kann dies gefährlich werden, denn Sie legen all Ihre wichtigen Daten in die Hand von anderen. Entweder anderen Unternehmen oder anderen Personen.

Sogar Yahoos Flickr hat kürzlich aus Versehen ein Benutzerkonto mit über 4000 Bildern gelöscht. Dies geschah einfach auf Grund eines menschlichen Fehlers. Glücklicherweise hat Flickr das Benutzerkonto wieder vollständig wiederherstellen können. Aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen.

Obwohl die Cloud für einen Besuch ein toller Ort ist, sollten Sie die Cloud nicht zu Ihrem Heim werden lassen. Netzwerkverbundene Speicher (NAS)-Geräte und Cloud-Speicher-Dienstleistungen, wie beispielsweise Box.net können zusammen für eine verlässliche und dennoch flexible Speicherlösung genutzt werden. Sie sollten all Ihre wichtigen Daten an mehreren Orten speichern, unter anderem auch auf physikalischen Speichern. Am besten wählen Sie quasi unzerstörbare Speicher, wie diejenigen von ioSafe.

2. Sie machen falsche Back-Ups Wo wir gerade beim Thema Back-Up sind, sollten Sie die besten Back-Up-Strategien nicht nur kennen, sondern auch anwenden. Unglücklicherweise übergehen viele Privatpersonen und Unternehmen diesen Schritt und führen kein Backup aus. Diese scheinbare Zeitersparnis rächt sich häufig. Beachten Sie, dass es nichts bringt, wenn Sie einen physikalischen Speicher oder einen Cloud-basierten Speicher haben, so lange Sie Ihre Daten nicht regelmäßig sichern.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Backup-Programme mittlerweile so weit fortgeschritten sind, dass diese die Arbeit für Sie übernehmen. Sie müssen lediglich die Häufigkeit der automatischen Sicherung einstellen und die restliche Aufgabe übernimmt das Programm. Eine gute Back-Up-Strategie ist notwendig, wenn Sie ein kleines Unternehmen ohne spezielle IT-Abteilung führen. Denn die Datenrettung ist eine komplizierte und teure Angelegenheit.

3. Sie schützen die Handys der Arbeitnehmer nicht Je ausgefeilter die Technik und die Möglichkeiten der Smartphones, desto wichtiger ist es, diese kleinen Computer zu sichern. Denn auf den Smartphones werden immer mehr sensible Daten gespeichert. Sie müssen sicherstellen, dass diese Daten nicht an Dritte gelangen können, falls das Handy verloren geht, oder gestohlen wird. Es wäre nicht das erste Mal, dass große Unternehmensgeheimnisse ans Tageslicht kommen, weil ein unachtsamer Angestellter angetrunken war.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmens-Smartphones passwortgeschützt sind. Achten Sie darauf, dass keine Passwörter wie „1234" oder „9999" verwendet werden. Desweiteren sollten Sie die Fern-Löschung aktivieren und vorzugsweise sollten die Smartphones mit sicheren Betriebssystemen arbeiten (beispielsweise können Sie bei BlackBerry die SD-Karte verschlüsseln). Falls nun ein Mitarbeiter sein Handy in einer Bar vergessen sollte, kann niemand einfach auf die gespeicherten Daten zugreifen. Für mehr Einstellungsmöglichkeiten sollten Sie Smartphone-Verwaltungsprogramme wie NotifyMDM ausprobieren.

4. Sie unternehmen zu viele Reisen Unternehmensreise können teuer sein, sogar wenn Sie nach den großen Flug-Schnäppchen Ausschau halten. Statt in ein Flugzeug zu springen, um Ihr Partnerunternehmen zu treffen, sollten Sie virtuelle Treffen in Erwägung ziehen. Es gibt unterschiedliche Web - und Video-Konferenzprogramme mit denen Sie viel Geld und Zeit sparen können. Auch mit dem neuen iPad 2 sind Video-Konferenzen möglich.

Studien zeigen, dass Telekomunikation für die Unternehmen und die Angestellten gut ist. Die Unternehmen erhalten gute Arbeitsergebnisse in kürzerer Zeit und für weniger Geld. Und die Angestellten haben einen weniger vollgepackten Zeitplan.

5. Sie entfernen alte Technik falsch Sie können alte Computer, Smartphones und anderen Schnickschnack nicht einfach in den Müll werfen, weil diese Geräte giftige Materialien beinhalten, welche der Umwelt schaden. Im schlimmsten Fall müssen Sie Bußgeld für die falsche Entsorgung bezahlen. Die richtige Entsorgung kostet nicht viel und Sie müssen sich nicht weiter um die Altgeräte sorgen.

Sie können sogar Ihre alten Geräte säubern und wieder verkaufen. Selbstverständlich müssen diese Geräte in gutem Zustand sein, wobei manche Unternehmen sogar Handys mit kaputtem Bildschirm annehmen. Wenn Ihr Altgerät den Anforderungen der Wiederverkaufsfirmen genügt, sollten Sie dennoch darauf achten Ihre Daten gewissenhaft zu löschen. Mit den Einnahmen des Altgeräteverkaufs können Sie vielleicht sogar Ihre derzeitige Ausstattung aufbessern.

6. Sie gehen nicht richtig mit sozialen Netzwerken um Für kleine Unternehmen sind soziale Netzwerke wie Twitter und Facebook tolle Hilfsmittel für die Entwicklung einer Online-Präsenz. Aber wenn Sie diese niemals nutzen, so sind diese Netzwerke nicht mehr hilfreich. Desweiteren ist es nicht sinnvoll neue Nachrichten automatisch zu versenden oder gar über diese Netzwerke mit Kunden zu streiten.

Wenn Sie Twitter nutzen, um unpersönliche Werbenachrichten zu versenden, so ist dies genauso gut, wie Twitter vollständig zu meiden. Denn die Betonung bei sozialen Netzwerken liegt auf dem Sozialen und nicht dem Netzwerk.

Twitter kann auch gefährlich sein. Erst kürzlich hat Kenneth Cole per Twitter-Nachricht auf die Situation in Ägypten aufmerksam gemacht. Er schrieb „Millionen sind in Aufruhr #Kairo. Es gibt Gerüchte, dass die Leute erfahren haben unsere neue Frühlingskollektion sei bereits online bei bit.ly/KCairo erhältlich." Diese Nachricht hat viele Leute empört und wenn ein kleines Unternehmen eine ähnlich aufbrausende Nachricht versenden würde, wäre es eine Katastrophe.

Soziale Netzwerke sind eine tolle, kostenlose Möglichkeit in Kontakt mit den Kunden zu kommen, jedoch ist es notwendig, dass Sie sich ausreichend informieren, bevor Sie sich in das Getümmel stürzen.

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