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01.07.2010 pi

Kügele: Neue Online-Lösung für Teamwork und optimale Kommunikation

Der Anbieter von Aluminium-Bodenprofilen muss für die Entwicklung seiner Produkte Mitarbeiter aus mehreren Ländern verbinden. Dabei wird das Unternehmen von Microsofts Business Productivity Online Suite unterstützt.

Bei Kügele tragen rund 50 Mitarbeiter an vier Standorten in Deutschland, Österreich und der Slowakei zur ständigen Weiterentwicklung der Metallprofile bei. Das Sortiment von Kügele umfasst eine Vielzahl an Aluminium Profilen für alle Arten von Problemlösungen im Fußbodenbereich. Die Entwicklung eines neuen Produktes findet nicht nur in Österreich, Deutschland oder der Slowakei statt. Viele Komponenten werden dezentral entworfen. Dies setzt voraus, dass dieselben Produktinformationen weltweit abgerufen werden können. Vor einem Jahr hätten Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern mehrere Telefonate führen und E-Mails verschicken müssen, um an aktuelle Daten zu kommen. Deshalb war es beider Kügele Profile GmbH an der Zeit, die technische Infrastruktur zu erweitern, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Bis Anfang 2010 wurden Produktinformationen ganz einfach per E-Mail an das nächste Glied in der Arbeitskette versandt. Beispielsweise schickte ein technischer Zeichner aus Wien seine Unterlagen zum Zuständigen in Bratislava, der geringfügige Änderungen vornahm und das Dokument nach Wien weiterleitete. "Das hatte allerdings zur Folge, dass weltweit auf verschiedenen Rechnern verschiedene Versionen derselben Produktinfo lagen", erklärt Alexander Perko, Controller und Verantwortlicher der Betriebsorganisation bei Kügele. "Selbst unseren routinierten Mitarbeitern ist es da manchmal schwer gefallen, den Überblick zu behalten." Eine gemeinsame Arbeitsplattform gab es nicht. Dasselbe Problem trat in der Terminkoordination von größeren Meetings auf. "Diese stellten für die Sekretariate einen großen Zeitaufwand dar. Es gab kein System, in dem sie Konferenzen gemeinsam hätten planen können, sagt Perko. Mit den damaligen Kommunikationslösungen waren die Mitarbeiter dafür zu wenig vernetzt. Trotzdem musste die Software natürlich gewartet und administriert werden", so der Controller. Die Herausforderung war nun, mehr Möglichkeiten und Funktionen am Computer bereitzustellen, und gleichzeitig den internen Wartungsaufwand zu minimieren.

MEHR SOFTWARE, WENIGER UPDATES Mit der Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) wurde die elektronische Infrastruktur bei Kügele auf den neuesten Stand gebracht. Die Business Productivity Online Suite beinhaltet Exchange, SharePoint, Office Communications und Live Meeting – gehostet bei Microsoft werden diese Lösungen dem Kunden als Online Service zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter bekamen damit genügend Möglichkeiten zur Online-Zusammenarbeit und Kommunikation. BPOS erlaubt es Unternehmen, Business-Software einzusetzen, ohne sich um deren Wartung und Aktualisierung kümmern zu müssen. Microsoft Gold Certified Partner atwork information technology empfahl und implementierte die neue Online-Lösung. "Das Unternehmen bezieht die Software online von Microsoft, und auch das nur für die Anzahl der tatsächlich benötigten Accounts und nicht für den ganzen Betrieb", erklärt Martina Grom. "Kügele brauchte verschiedene Programme, die online für alle Standorte zugänglich sind und in denen es Plattformen für den Austausch und die Verwaltung von Informationen gibt", führt die atwork-Geschäftsführerin aus. "All diese Anforderungen konnten wir durch die Implementierung von BPOS erfüllen.“

In den Weihnachtsfeiertagen traf das atwork-Team die Vorbereitungen. "Wir installierten die Clients, legten die Benutzer an und migrierten die E-Mails. Nach vier Tagen waren wir fertig", so Martina Grom. "Kügele musste die Microsoft Online Services nur noch abonnieren und die Lizenzen bestellen - dann war die neue Software betriebsbereit." Im Anschluss gab es einen Schulungstag, an dem atwork dem Kügele-Team die Kollaborations-Plattform SharePoint erklärte. "Es gibt keinen lokalen Server, es gibt auch keine Updates, um die sich der Kunde kümmern muss", erklärt Grom. "Mit dem Abonnement der Online Services wurde die Verantwortung dafür an Microsoft ausgelagert - einschließlich der Sicherheit und Zuverlässigkeit des E-Mailverkehrs." Alle Kügele-Mitarbeiter greifen jetzt auf dieselben Informationen zu. Diese befinden sich jetzt in einem Microsoft-Rechenzentrum in Europa, wo für physische und digitale Sicherheit gesorgt ist und das redundant ausgelegt ist.

UMFASSENDES SERVICE FÜR WENIGER AUFWAND "Mit BPOS haben wir jetzt die Software und die Plattformen, die wir brauchen, ohne dass uns dadurch ein zusätzlicher zeitlicher oder finanzieller Aufwand entstanden ist", sagt Alexander Perko. Vor allem von Exchange und Share-Point profitiert das Kügele-Team im Geschäftsalltag. "Normalerweise hätten wir mehrere lokale Server installieren müssen, um so eine Lösung zu nutzen. Die Koordinierung lokaler Infrastruktur-Partner und die Umsetzung wären für uns mit hohem Aufwand verbunden gewesen", so Perko. "Mit BPOS konnten wir alle unsere Anforderungen mit unserem Partner atwork umsetzen und haben damit einen kompetenten lokalen Ansprechpartner."

Besonders viel Zeit wird bei der Organisation von Produktinformationen eingespart. Bei Kügele müssen im Zuge der ständigen Weiterentwicklung rund 300.000 Etiketten synchron gehalten werden, die wichtige Produktinfos enthalten. Sowohl für Lagerarbeiter, als auch für Mitarbeiter im Vertrieb sind diese unverzichtbar. "Vorher wurden die Etiketten in Nachtjobs zwischen den Standorten synchronisiert – jetzt macht es der, der gerade daran arbeitet, direkt im für jeden verfügbaren SharePoint Portal", erklärt Alexander Perko. Auch für die Geschäftsführung und für Sachbearbeiter wurde die Verwaltung und Organisation leichter. Die Terminkalender sind nun für andere Teilnehmer einzusehen, die Kontaktverzeichnisse wurden zusammengeführt. "Außendienstmitarbeiter rufen Ihre E-Mails, Termine und Kontakte bequem über ihre Mobiltelefone ab, obwohl Kügele hier die unterschiedlichsten Hersteller verwendet, funktionieren Dinge wie Push-E-Mail einfach und schnell", erläutert Martina Grom von atwork. Die Neuerungen verursachten keine Kostenerhöhung. "Im Gegenteil, Kügele hatte praktisch keine Anschaffungskosten, sondern kann nun überschaubare monatliche Beträge für das Online Services-Abonnement kalkulieren", beschreibt Martina Grom von atwork die implementierte Lösung. "In Summe kommt uns das Paket wesentlich günstiger", erklärt Alexander Perko. Neu ist für das Kügele-Team die ständige Verfügbarkeit aller Informationen. "In die vielen SharePoint- und Exchange-Funktionen müssen sich die Mitarbeiter nur einmal einarbeiten", so Alexander Perko. "Die Umstellung auf die Online Services und die dadurch verbesserte Kommunikation hat unseren Arbeitsalltag jetzt schon auf ein neues Level gebracht." (pi)

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