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05.10.2011 Oliver Weiss

Was leistet die IT?

Balanced Scorecard hilft bei der Steuerung der IT-Abteilung.

Wie kein anderes heimisches Unternehmen trägt die Österreichische Bundesforste AG Verantwortung für das Naturland Österreich. Mit der Betreuung und Bewirtschaftung von zehn Prozent der Staatsfläche ist die Österreichische Bundesforste AG der größte Naturraumbetreuer und -manager, der größte Forstbetrieb und der größte Jagdflächen- und Fischereigewässerinhaber des Landes. Oberstes unternehmerisches Ziel ist der permanente Ausgleich zwischen den drei Spannungsfeldern »ökologische Ziele«, »gesellschaftliche Interessen« und »wirtschaftliches Bewusstsein«. Günther Spatzenegger, CIO der Österreichischen Bundesforste AG, stand in diesem Sinne vor der Herausforderung, ein einheitliches Reporting von IT-Kennzahlen einzuführen. Die IT-Kennzahlen sollten einerseits ein wesentliches Element des Reportings der IT an den Vorstand bilden. »Gleichzeitig sollten diese Kennzahlen die IT messbar machen und eine Basis für die Steuerung meiner Teams innerhalb der IT-Abteilung darstellen«, erklärt Spatzenegger die Ziele des Vorhabens. Das Konzept der IT Balanced Scorecard, das ihm vom Wiener Beratungsunternehmen Consimga vorgestellt wurde, erfüllte exakt seine Erwartungen. Das Konzept der Balanced Scorecard als Managementinstrument wurde von Robert S. Kaplan und David P. Norton Anfang der 90er-Jahre an der Harvard Universität entwickelt. Die Balanced Scorecard dient als Führungsinstrument zur Ausrichtung der Organisation an strategischen Zielen in den vier unterschiedlichen Perspektiven (Finanzen, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter). »Das Grundkonzept der Balanced Scorecard wurde im Rahmen des Projektes bei der Österreichischen Bundesforste AG herangezogen und für die kritischen Erfolgsfaktoren und Kennzahlen einer IT-Organisation adaptiert«, erläutert Karl Hendling den Beratungsansatz von Consigma.

relevante kennzahlen Das Projekt wurde in mehrere Phasen gegliedert. In einer Kick-off-Veranstaltung stellte Consigma zunächst das Vorhaben vor und unterstrich die Bedeutung der IT Balanced Scorecard als Mess- und Steuerungsinstrument im Rahmen der IT-Strategie. In der ersten Phase des Projektes wurde vorhandenes Datenmaterial der Österreichischen Bundesforste AG evaluiert und relevante Kennzahlen identifiziert. Die Aufgaben wurden im Rahmen von Workshops in den jeweiligen Teams durchgeführt. In Hinblick auf die IT Balanced Scorecard war die Zielsetzung, möglichst viel bereits existierendes Informationsmaterial verwenden zu können, und möglichst wenige neue Datenquellen und Reports zu erzeugen. Im nächsten Schritt legten dieselben Teams die IT-Kosten- und Leistungskennzahlen fest. Dabei wurden auch Korridore gemeinsam mit den Teamverantwortlichen definiert. »Diese Aktivität war für den Projekterfolg besonders wichtig, weil durch die gemeinsame Erarbeitung auch eine entsprechende Akzeptanz der Kennzahlen und der Balanced Scorecard erzielt werden konnte«, resümiert Spatzenegger. Auf diese Weise wurden auf der Basis von insgesamt vierzig Kennzahlen vier interne Balanced Scorecards für die einzelnen Bereiche entwickelt, aus denen sich eine aggregierte Balanced Scorecard mit 15 Kennzahlen über den Gesamtzustand der IT ableitet. Das Reporting und die Kalkulation der Balanced Scorecards selbst erfolgt auf Basis von Excel-Sheets, die speziell für die Anforderungen der Österreichischen Bundesforste AG von Consigma entwickelt wurden.

übersicht für den vorstand Abschließend wurden der Reporting-Prozess sowie die Verantwortlichkeiten definiert und im Unternehmen eingeführt. Das Reporting der Kennzahlen durch die jeweiligen Teamleiter erfolgt pro Quartal – der Vorstand erhält einmal im Jahr die Übersicht der aggregierten IT Balanced Scorecard inklusive der Veränderungen zum Vorjahr. Der über die Balanced Scorecard geschaffene Reporting-Mechanismus und der damit verbundene Reporting-Prozess ermöglichen den Österreichischen Bundesforsten eine gezieltere und effizientere Steuerung der IT als bisher. »Wesentlich zum Erfolg hat die praxisnahe Unterstützung durch Consigma beigetragen. Statt komplexer und abstrakter Konzepte wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern der Österreichischen Bundesforste AG auf dem vorhandenen Informationsmaterial aufgesetzt und ein einfaches, aber trotzdem effektives Kennzahlen- und Reportingsystem aufgebaut. Dadurch ist auch eine entsprechende Akzeptanz vorhanden«, fasst Spatzenegger wesentliche Projektergebnisse und Erfolgsfaktoren zusammen. »Es gibt zahlreiche Balanced-Scorecard-Ansätze und Kennzahlen-Modelle in der IT, aber es gibt kein Einheitsrezept für deren Anwendung. Wichtig ist eine optimal auf das jeweilige Unternehmen angepasste Variante – und die kann nur mit den Beteiligten gemeinsam erarbeitet werden«, ergänzt Hendling.

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