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21.09.2011 Peter Bernard *

Effiziente Ressourcen-Planung im Unternehmen

Haben Sie genug vom Kampf mit der Hydra – auch Ressourcen-Kapazitätsplanung genannt? Dann könnte es Zeit sein für einen Neubeginn und die Abschaffung aller ineffizienten Prozesse. Und dies ist eigentlich nur eine Frage des gesunden Menschenverstands.

1.) Sorgen Sie dafür, dass für Ihre Initiativen ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen und dass zumindest eine reelle Erfolgschance besteht: Der Fokus sollte dabei auf den wichtigsten Initiativen liegen, ohne dass die anderen Aktivitäten aus den Augen verloren werden. Dabei muss man vielleicht auch einmal Kompromisse eingehen oder sich nach neuen Personalbesetzungsstrategien umsehen. Denken Sie daran, was auf dem Papier schon nicht funktioniert, funktioniert im echten Leben erst recht nicht. Dieser Tipp basiert wahrscheinlich am meisten auf gesundem Menschenverstand, wird aber am wenigsten befolgt.

2.) Seien Sie realistisch: Die meisten Unternehmen tragen Scheuklappen, wenn es um Ressourcen-Verfügbarkeit geht. Prüfen Sie ganz genau, wie es in puncto Kapazität aussieht (z.B. wie viele Ressourcen-Stunden zur Verfügung stehen, wenn man Verwaltungsaufwand, Urlaub und Schätzungen über außerplanmäßig anfallende Arbeit sowie unterstützende Tätigkeiten berücksichtigt). Das gleiche gilt für die Nachfrage: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gesamte Nachfrage, die um ihre Zeitressourcen konkurriert, nicht nur über große Projekte und Programme. Das bewahrt Sie davor, unbegrenzt Kapazität zu verplanen, wie es so oft der Fall ist.

3.) Führen Sie ein Nachfrage-Management ein: Zur Kapazitätsplanung gehört auch, einen Ausgleich zwischen Kapazität und Nachfrage herzustellen. Kapazitätsmanagement funktioniert daher nicht ohne Kenntnis und Management der Nachfrage. Führen Sie einen Nachfrage-Management-Prozess ein, der auch das Aussortieren verschwenderischer, überflüssiger oder geringwertiger Aufgaben beinhaltet. Zudem sollte es einen Priorisierungs- und Scoring-Mechanismus als Kompromissgrundlage und Hilfsmittel bei Ressourcen-Konflikten geben.

4.) Frühjahrsputz für Ihre Prozesse: Unnötig aufgeblähte Prozesse sind Produktivitätskiller. Versammeln Sie alle für Ihren Prozess relevanten Teams in einem Raum und heften Sie Ihren ganzen Implementierungsprozess von Anfang bis Ende an die Wand. Alles, was überflüssig oder ineffizient ist, müsste auf diese Weise zum Vorschein kommen. Versuchen Sie, verzichtbare Genehmigungsmechanismen wenn möglich durch Checklisten zu ersetzen. Seien Sie offen für Vorschläge und bereit, die Notwendigkeit jedes einzelnen Schritts und Datenelements zu hinterfragen.

5.) Beziehen Sie das mittlere Management ein: Da es sich bei einem Unternehmen im Grunde genommen um ein Ökosystem handelt, sollte die Ressourcen-Kapazitätsplanung nicht die alleinige Aufgabe einer bestimmten Gruppe oder Person sein, auch wenn diese unterstützend mitwirken können. Die Mitarbeiter des mittleren Managements müssen mit einbezogen werden, da sie diejenigen sind, die ihre Ressourcen am besten kennen.

6.) Management durch Programme, nicht durch Abteilungen: Der Fokus auf Abteilungen ist einer der Hauptgründe für „Silo-Denken“ in Unternehmen. Warum plant und verwaltet man Ressourcen nicht stattdessen über Programme? Natürlich können die Abteilungen das Programm beschaffen und eigene operative und administrative Anforderungen stellen, doch die wirklich wichtige Arbeit in einem Unternehmen findet normalerweise im Rahmen von eigenständigen Programmen und Projekten statt. Und für die werden verschiedenste unterschiedliche Ressourcen benötigt, die alle zusammenarbeiten. Über das Management durch Programme kann man Silos auflösen sowie Ressourcen und Wertschöpfung besser koordinieren. Und wissen Sie was? In ein solches Programm lässt sich fast alles hineinpacken.

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