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03.07.2011 pi/Rudolf Felser

Unternehmen verschenken Gewinnpotenzial

Eine Studie im Auftrag von Ricoh hat ergeben, dass europäischen Unternehmen aufgrund unwirtschaftlichen Dokumentenmanagements potenzielle Gewinne in Höhe von 46 Mrd. Euro entgehen.

Der "Ricoh Process Efficiency Index" zeigt auf, dass die für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten verwenden und so Betriebskosten in Höhe von 147 Mrd. Euro verursachen.

Der Index untersucht die Prozesse des geschäftskritischen Dokumentenmanagements in europäischen Unternehmen. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten regelmäßig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern aus. Gleichzeitig identifiziert der Bericht Optimierungsmöglichkeiten und zeigt den wirtschaftlichen Nutzen auf, der sich durch diese erzielen lässt.

Trotz des hohen Zeit- und Kostenaufwands für das geschäftskritische Dokumentenmanagement sieht die große Mehrheit der Verantwortlichen in europäischen Unternehmen noch Spielraum für weitere Effizienzsteigerungen. Folgende Faktoren spielen für die Befragten beim Wunsch nach Optimierung des geschäftskritischen Dokumentenmanagements die größte Rolle: ein intensiverer Wissensaustausch (67 Prozent), besserer Datenschutz (67 Prozent) und eine steigende Effektivität der Mitarbeiter (65 Prozent). Dem standen jedoch vor allem ein Mangel an Zeit (45 Prozent) sowie an Kapazitäten (35 Prozent) entgegen.

Der Index belegt darüber hinaus, dass sich europäische Unternehmen häufig aus Sicherheitsbedenken gegen zeitsparende Initiativen wie zum Beispiel das Outsourcing entscheiden. Dennoch gab einer von zwölf europäischen Entscheidungsträgern zu, dass die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen keinen ausreichenden Schutz für vertrauliche Dokumente bieten, und 36 Prozent gestanden, dass sie selbst oder ihre Mitarbeiter wichtige Informationen schon einmal verlegt oder verloren hatten.

Trotz vorhandener Technologie zeigt der Bericht, dass vielerorts weiterhin ein manuelles und damit unnötig arbeitsintensives Dokumentenmanagement vorherrscht. Rund 43 Prozent der geschäftskritischen Dokumente liegen nur im Papierformat vor und nur 22 Prozent der europäischen Unternehmen verfügen über ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagement. (pi)

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