Gastkommentar: Auswahlverfahren und ihre Kosten Detail - Computerwelt

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18.11.2009 Tobias Mohr*

Gastkommentar: Auswahlverfahren und ihre Kosten

Heutige Softwareprojekte werden immer komplexer. Immer mehr Abteilungen eines Unternehmens sind involviert und damit werden auch die Projektgruppen größer.

Die Folge davon ist, dass mehr interne Manntage zur Auswahl einer Software aufgewendet werden müssen als beispielsweise noch vor fünf Jahren. Klingt wie eine logische Entwicklung, ist es aber nicht. Denn dabei wird die Tatsache vernachlässigt, dass Softwareprojekte heute wesentlich preiswerter sind als noch vor fünf Jahren.

Fakt ist nämlich, dass Softwarepreise um zumindest 30 Prozent gesunken sind und auch rund 40 Prozent weniger Dienstleistung erbracht werden müssen als noch vor einigen Jahren. Aber in den meisten Unternehmen erfolgt das Auswahlverfahren noch immer nach den gleichen Kriterien wie damals. Man macht also zuerst eine Grobauswahl von sechs bis acht Anbietern, was zwei interne Tage kostet. Dann wird die Zahl der Anbieter auf jene reduziert, mit denen man eine Demo und einen Referenzbesuch macht. Meist sind das drei bis vier Anbieter und nimmt drei interne Tage in Anspruch. Schließlich gibt es eine Endrunde mit einem zweitägigen Workshop und einem Tag Dokumentation. Hier sind noch zwei Anbieter im Rennen und der interne Aufwand beträgt wieder drei Tage.

Auf den ersten Blick sind rund acht Tage Aufwand nicht sehr viel. Und wäre es nur ein Mitarbeiter würde die Rechnung auch aufgehen. Aber durch die Komplexität der Projekte sind mittlerweile zwischen fünf und zehn interne Mitarbeiter in das Auswahlverfahren eingebunden, womit man den Aufwand entsprechend multiplizieren muss.

Betrachtet man die Sache einmal aus diesem Blickwinkel, so sollte man sich die Frage stellen, für welches Software-Einkaufsvolumen man 40 bis 80 interne Tage aufwenden will. Für einen Bereich bis zu 150.000 Euro Volumen macht das sicher keinen Sinn. Natürlich muss jedes Unternehmen diese Frage für sich selbst beantworten, aber man sollte doch über alternative Wege bei der Evaluierung einer Software nachdenken. Einer dieser Wege könnte zum Beispiel sein, nach der ersten Auswahlphase den Anbieter zu beauftragen, bei dem man das beste Gefühl gehabt hat und sich dazu das Recht auf Rückabwicklung einräumen lassen, wenn die Projektziele nicht erreicht werden. Man sollte einfach mehr Mut haben etwas auszuprobieren, denn wirkliche Sicherheit über einen positiven Projektverlauf hat man durch ein langes, kostenintensives Auswahlverfahren auch nicht.

Auch wenn man in Einzelfällen vielleicht die falsche Entscheidung trifft, so kann man diese wenigstens noch zeitnah korrigieren, was bei der althergebrachten Methode nicht der Fall ist, da man ja bereits zu viel interne Zeit und damit Geld aufgewendet hat. Wenn man seine Projektziele schneller erreichen möchte und dadurch produktiver sein will als die Konkurrenz, dann muss man letztendlich auch das Auswahlverfahren beschleunigen. Und das Risiko ist bei einer schnellen Softwareprojekt-Entscheidung wahrscheinlich auch nicht wirklich größer.

* Tobias Mohr arbeitet als Area Manager Austria für d.velop.

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