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14.01.2010 Michael Weber*

3 Maßnahmen, um Wartungskosten 30 Prozent zu senken

Es klingt Paradox: Die IT-Budgets sinken, die Wartungskosten steigen. Dadurch kann die IT nicht mehr so gut auf neue Anforderungen aus den Fachabteilungen reagieren. "Geht nicht – gibt’s nicht", hält dem Michael Weber von Capgemini in seiner Kolumne entgegen.

Die ökonomische Krise hat die Kosten für IT wieder verstärkt in das Scheinwerferlicht des betrieblichen Interesses gerückt. Ein wesentlicher Kostenfaktor stellen dabei die stetig wachsenden Wartungskosten dar. Laut Gartner haben sie eine Höhe von durchschnittlich über 60 Prozent des gesamten IT Budgets erreicht. Vor dem Hintergrund allgemeiner Budgetkürzungen beeinträchtigt das inzwischen immer stärker die Fähigkeit für Erneuerungen und Erweiterungen der gesamten IT-Landschaft.

Eine keineswegs neue, aber immer wieder überraschende Erkenntnis für viele CxOs im Verlauf des "Downturns" ist, dass sich die Kosten für Applikationswartung nicht im Gleichklang, sondern häufig gegenläufig mit den übrigen betrieblichen Kennziffern wie beispielsweise den Umsätzen entwickeln. Im Lichte weiter schrumpfender IT-Budgets beanspruchen die Wartungskosten somit einen immer größeren Anteil und reduzieren zusätzlich die Mittel für die dringend notwendigen Anpassungen oder auch Erweiterungen.

Undifferenzierte Kostensenkungsmaßnahmen bei Wartungskosten können zwar kurzfristig Linderung verschaffen, verschieben bzw. erhöhen aber nur die oben beschriebenen Effekte in die nahe Zukunft. Für viele CIOs ergibt sich hieraus eine "Catch 22" Situation: Die Budgets sinken, die Wartungskosten steigen und es verringert sich die Fähigkeit, auf neue Anforderungen aus den Fachabteilungen zu reagieren.

Daher ergibt sich der Zwang nach alternativen Lösungen zu suchen. Größere Flexibilität, bessere Berechenbarkeit und geringere Wartungskosten sind das Maß der Dinge, um selbst in Zeiten absolut sinkender Budgets eine Umverteilung von Mitteln für Zukunftsinvestitionen zu ermöglichen.

APPLICATION LIFECYCLE SERVICES - 3 SCHWERPUNKTBEREICHE Ein Lösungsansatz ist das kostenorientierte Application Lifecycle Services (ALS). ALS ist dabei zu verstehen als "umfassender und integrativer Prozess im Rahmen des Managements einer Applikation oder einer Applikationslandschaft, angefangen bei ihrer Konzeption, über das Design und die Einführung, den laufenden Betrieb bis zum Ersatz". Erfahrungswerte zeigen, dass durch die Umsetzung dieses Lösungsansatzes die Wartungskosten um mehr als 30 Prozent gesenkt werden können. Dabei kristallisieren sich drei wesentliche Schwerpunkte heraus:

1. Lieber weniger als mehr Lieferanten Die Konsolidierung des Lieferantenportfolios ist verbunden mit dem Ziel, Kosten zu sparen. Erreicht wird dies durch eine reduzierte Abwicklungskomplexität und die Nutzung von Skaleneffekten durch die Zusammenfassung von Leistungspaketen. Weitere Kosteneffekte ergeben sich durch verlängerte Vertragslaufzeiten: Der IT-Dienstleister bekommt langfristige Planungssicherheit und der Auftraggeber muss weniger zahlen. Darüber hinaus bietet ein konsolidiertes Lieferantenportfolio mehr Flexibilität durch Umwandlung von reinen zeitgebundenen hin zu serviceorientierten Verträgen. Das Sourcing geht damit in Richtung einer bedarfsorientierten Kapazitätsdeckung.

2. Eine zentralisierte und Industrialisierte IT Weitere wesentliche Effekte lassen sich durch eine zentralisierte und industrialisierte IT im Sinne der gemeinsamen Nutzung von Spezialisten beziehungsweise der besseren Auslastung vorhandener Ressourcen erzielen. Industrialisierung durch klar strukturierte Prozesse und Werkzeuge verbessert nicht nur die Abwicklung der Wartungsprozesse, sondern erhöht auch die Effektivität der Applikationswartung, zum Beispiel durch einen höheren Wiederverwendungsfaktor bei der Testautomatisierung.

Neben organisatorischen Maßnahmen, ist ein entscheidendes Merkmal der Industrialisierung die Umstellung von bisher rein inputgetriebener auf eine outputorientierte Leistungssteuerung in Form von klar beschriebenen Leistungs- und Servicepaketen. Diese Services werden auf Basis von (vergleichbaren) Preisen und klar definierten Service-Leveln erbracht, das Risiko der Leistungserbringung wird auf den Lieferanten verlagert.

Zentralisierung und Industrialisierung erhöhen signifikant die Flexibilität und die Fähigkeit von IT-Abteilungen, auf Veränderungen der Kapazitäten zu reagieren. Durch bedarfsgerechte Leistungssteuerung lassen sich die IT-Kosten besser an die allgemeine wirtschaftliche Entwicklung anpassen (Wandelung von fixen in variable Kosten).

3. Der richtige Mix beim Sourcing Der Löwenanteil der Einsparungen lässt sich durch die richtige Sourcing-Strategie erzielen. Der zunehmende Reifegrad der Applikationen (insbesondere bei betriebswirtschaftlicher Standardsoftware) und die oben beschriebenen Zentralisierungs- und Industrialisierungsmaßnahmen ermöglichen es einen immer größeren Teil der Wartung near- oder offshore durchführen zu lassen. Erfahrungsgemäß macht die Wahl der richtigen Sourcing-Strategie mehr als 50 Prozent des gesamten Einsparpotenzials im Wartungsbereich aus.

Je nach Risikobereitschaft und Bedeutung der Applikation kann der Schwerpunkt der Wartungstätigkeiten entweder in Richtung nearshore bzw. offshore verlagert werden. Ein center-basierter Ansatz und die damit verbundene mehrfache Nutzung von qualifiziertem Fachpersonal bei gleichzeitiger eindeutiger Zuordnung ermöglicht es auch mittelständischen Unternehmen, die erheblichen Kostenvorteile eines "Rightshoring" zu realisieren.

DAS CIO-DILEMMA - AUSWEGE Die Wirtschaftskrise hat die bereits bestehenden Tendenzen einer stärkeren Industrialisierung von IT Leistungen bei gleichzeitig neuen Partnerschaftsmodellen extrem verstärkt. Best Practices aus der Industrie im Hinblick auf die Zusammenarbeit von Kunden und Lieferanten dienen auch der IT als Beispiel. Dabei ist die Wahl des richtigen Partners von ausschlaggebender Bedeutung.

Eigenschaften wie flexible Leistungsmodelle, standardisierte Prozesse und Werkzeuge, center-basierte Leistungserbringung in unterschiedlichen "Kostenzonen" und nicht zuletzt die Innovationsfähigkeit, verbunden mit jährlichen Kostenverbesserungs-Programmen, sind entscheidend.

Traditionelle Lösungen stellen unter den gegenwärtigen und zukünftigen Rahmenbedingungen keine nachhaltige Option für das "CIO-Dilemma" dar. Es ist ein nachhaltiger Wechsel der Denkmuster erforderlich: Kosteneinsparungen müssen identifiziert und realisiert, Serviceleistungen dabei bedarfsgerecht gesteuert werden. Und bei all dem muss die IT flexibel skalier- und anpassbar sein. Geht nicht, gibt’s nicht (mehr).

* Der Autor ist Vice President bei Capgemini. Der Artikel stammt von der deutschen CIO.

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