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05.05.2010 pi/Oliver Weiss

Beschaffung: Unternehmen vergeuden Sparpotenzial

Firmen, die Sourcing-Marktplätze nicht nützen, verschenken beim Kauf und Verkauf von Gütern Zeit und Geld. Ein paar Tipps sollen Einkäufern und Lieferanten zeigen, wie sie den Einstieg schaffen und Sourcing-Marktplätze strategisch integrieren.

Neben den konventionellen Absatz- und Beschaffungskanälen setzen größere Unternehmen heute verstärkt auf elektronische Lösungen, etwa Webshops, Sourcing-Marktplätze oder Electronic Procurement mit Kataloganbindung. Ein ganz anderes Bild zeigt sich bei mittelständischen Unternehmen: Weder beim Absatz noch bei der Beschaffung spielt das Web für sie eine große Rolle. Das produzierende Gewerbe etwa wickelt nur einen Bruchteil des Umsatz- und Einkaufsvolumens auf elektronischem Wege ab und verschenkt so Geld. MFG.com, der weltweit größte Sourcing-Marktplatz für das produzierende Gewerbe, hat die wichtigsten Tipps zur Nutzung eines Sourcing-Marktplatzes für Einkäufer und Lieferanten aufgelistet.

TIPPS FÜR EINKÄUFER 1. Ist-Zustand im Einkauf erfassen: Um die Verbesserungspotenziale sichtbar zu machen, muss als erstes der Ist-Zustand bei der Beschaffung durchleuchtet werden. Das Ergebnis zeigt, mit welchen Lieferanten welches Volumen zu welchen Konditionen abgewickelt wird und macht die Schwachstellen im Einkauf sichtbar. Alle Lieferanten und Produktkategorien, bei denen es Probleme gibt – beispielsweise lange Lieferzeiten, schwankende Produktqualität oder zu hohe Preise – sind die ersten Kandidaten für einen Ersatz durch die Beschaffung auf einem Sourcing-Marktplatz. 2. Elektronische Ausschreibungen zunächst testen: Neue Beschaffungsstrategien sollten Unternehmen in einem kontrollierten Umfeld erproben. Dazu gehört, über eine Zeitspanne von mehreren Monaten ausgewählte Ausschreibungen, etwa für Fertigungskomponenten, elektronische Bauteile, Produktmaterialien oder industrielle Dienstleistungen, auf einem Sourcing-Marktplatz zu platzieren. Überprüft wird in dieser Testphase dann die Liefertreue oder die Produktqualität neuer Geschäftspartner. 3. Electronic Sourcing mit herkömmlicher Beschaffung vergleichen: Wer Neues ausprobiert muss sich Ziele setzen und die Erreichung der Vorgaben kontrollieren. Um verlässliche Aussagen zu erhalten, sollten die elektronischen Ausschreibungen über einen Zeitraum von mehreren Monaten mit der herkömmlichen Beschaffung verglichen werden. Wichtige Aspekte dabei sind unter anderem die Zuverlässigkeit der Lieferanten, der Schutz geistigen Eigentums, die Sicherheit der Datenübertragung, die Implementierung von Datenschutzvorschriften sowie die Einhaltung von Standards bei den auf elektronischem Wege übermittelten Dokumenten. 4. Einkaufskennziffern definieren: Ziel von Electronic Sourcing ist es, Beschaffungswege zu vereinfachen und zu straffen. Voraussetzung dafür ist, dass die Abläufe in den Beschaffungsvorgängen messbar und steuerbar gemacht werden. Ergänzend zur vergleichenden Betrachtung der globalen Prozesskosten müssen daher weitere detaillierte Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden. Sie berücksichtigen Kennziffern wie zum Beispiel den Anteil der Aufträge ohne Kostenüberschreitung, die Ausschussrate, die Bearbeitungszeit, die Durchlaufzeit, Reaktionszeiten oder die Termintreue. 5. Strategisches Beschaffungsmanagement aufbauen: Statt Einzelfallentscheidungen im Einkauf benötigt jedes Unternehmen im produzierenden Gewerbe ein systematisches Lieferantenmanagement, das alle Geschäftsprozesse der Beschaffung regelt. Dazu gehört etwa eine Bewertung sämtlicher Beschaffungskanäle und Auswahl der Lieferanten. Da Electronic Sourcing in vielen Fällen deutlich schneller und preisgünstiger ist als die herkömmlichen Verfahren, sollte dessen Anteil am Beschaffungsvolumen schrittweise gesteigert werden.

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