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19.05.2010 Thomas Mach

Zusammenspiel von Mensch und Technologie

Kaum ein Unternehmen kennt die eigenen Druckkosten. Grund genug für ebenjene, die eigene Drucklandschaft zu überdenken. Enterprise Print Services versprechen als Alternative neben Kostenvorteilen auch besseres Mangement und mehr Sicherheit.

Drucken ist mittlerweile zum kostspieligen Aufwand für Unternehmen geworden. Dennoch setzt die überwiegende Mehrheit nach wie vor auf eine eigene Printing-Landschaft und sitzt dabei einem Trugschluss auf, da »häufig lediglich die direkten Kosten für die Anschaffung der Hardware und des Verbrauchsmaterials« bei Kaufentscheidungen in Betracht gezogen würden, wie Sandra Kolleth, Director Large Accounts und Xerox Global Services bei Xerox Austria, unterstreicht. Laut einer Studie des Marktforschers IDC sind gerade einmal 34 Prozent der Unternehmen im Stande, Angaben zu ihren Druckkosten zu machen. Wenig Wunder also, das Enterprise Print Services (EPS) nach wie vor ein Schatten-Dasein fristen.

Dabei versprechen EPS weit mehr als nur reine Kosteneinsparungen. Auch in Sachen Sicherheit und Management bieten Enterprise Print Services Vorteile gegenüber der eigenen Drucker-Landschaft. Damit der Wechsel zu EPS nicht im Chaos endet, sollten Unternehmen allerdings sieben Grundregeln beachten, rät Kolleth. Erstens sei es wichtig, eine unternehmensweite Druckstrategie mit messbaren Zielen zu erarbeiten. »Dabei wird die Leistungsfähigkeit der aktuellen Druckumgebung analysiert. Auf Basis dessen wird die Performance-Optimierung der Druckernetzwerke und effizientes Management der Druckerinfrastruktur ermöglicht.«

Zweitens sollte die unternehmensweite Druckinfrastruktur mit Blick auf Effizienzsteigerungen analysiert werden. »Um Ziele und Benchmarks festlegen zu können, braucht es eine sorgfältige Prüfung der Prozesse durch den Outsourcing-Anbieter.« Diese Analyse stelle die Grundlage für das geplante Ausmaß und die Art der Weiterentwicklung dar. »Die Anforderungen an die Druckumgebung sind in jedem Unternehmen unterschiedlich.« Drittens gelte es, Datenschutz zu gewährleisten und gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. »Bei EPS sollte Sicherheit keine einfache Gerätefunktion sein, sondern eine konzentrierte Aktion zur Identifizierung von Angriffspunkten, zum Schutz wertvoller Daten und zur Sicherstellung der Einhaltung sämtlicher geltender Bestimmungen angesehen werden.« Vorteilhaft sei eine Authentifizierung der Mitarbeiter beim Zugriff auf vernetzte Ausgabegeräte. »Der Versand sollte vom Absender bis zum Empfänger einer lückenlosen Obhut unterliegen. In zentralen Druckereien nutzt geschultes Personal raffinierte Technologien zum Einbetten verschlüsselter Informationen zum Schutz von Dokumenten.«

Vierter Punkt sei effizientes Change-Management, quasi »als Schlüssel zu einem geordneten Übergang.« »Ein wichtiger Punkt der strategischen Planung ist das Change Management, denn EPS betreffen viele Bereiche auf den verschiedensten Ebenen einer Organisation. Daher ist auch die Unterstützung des Managements entscheidend für den Erfolg des Outsourcings.« Fünftens gelte es, die Wahl des Outsourcing-Partners überlegt zu treffen. »Werden Geschäftsprozesse durch IT unterstützt, ist das Zusammenspiel der Faktoren Mensch und Technologie sowie deren Anpassung an die Prozesse entscheidend.«

Motor unternehmensweiter Druckservices sei sechstens eine »laufende, aktive Betreuung der Systeme durch Softwaresuiten, mit deren Hilfe heterogene Druckumgebungen unabhängig vom Gerätehersteller sondiert, überwacht, konfiguriert und gesteuert sowie Berichte erstellt werden« könnten. Wesentlich sei dabei Echtzeit-Support der Störungen löst, »bevor die Mitarbeiter diese bemerken.« Siebtens und abschließend gelte es, den »Carbon Footprint« zu reduzieren. »Der grüne Impact wird immer wesentlicher.«

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