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11.08.2010 Oliver Weiss

Unnötige Aufbewahrung von Daten verbrennt Geld

Unternehmen bewahren zu viele Daten unbefristet auf. Dadurch haben sie mit hohen Speicherkosten, zeitraubenden Backups und einer ineffizienten elektronischen Beweisführung zu kämpfen.

Die Studie »Information Management Health Check Survey« von Symantec untersuchte, mit welcher Strategie große Unternehmen ihre Informationsmengen organisieren. Ergebnis: Viele Unternehmen halten große Mengen von Informationen auf unbegrenzte Zeit vor, statt verbindliche Regeln einzuführen die es erlauben würden, unwichtige Daten oder Unterlagen zu finden und risikofrei zu löschen. In der Folge wächst die Speichermenge rasant an, sodass die Zeitpläne für das Backup dieser Daten kaum mehr einzuhalten sind. Konzerne müssen mehr Zeit und Ressourcen investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. So steigt auch das Prozessrisiko, da im Fall einer Rechtsstreitigkeit wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist gefunden und vorgelegt werden müssen.

Die meisten Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen formalen Plan aber etabliert, um Daten sinnvoll zu organisieren.

Die Folge ist, dass Firmen zu viele Informationen aufbewahren: 75 Prozent der Backup-Kapazität wird von Daten belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig.

Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software zudem für die Archivierung. Trotz des Verbots, eigene, lokale Archive anzulegen, geben rund 60 Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.

Die Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements sind schwerwiegend und weitreichend: Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile ist es 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutlicht, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind. Schließlich wird jeder E-Discovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup-Bändern abgelegt ist. Dazu kommt, dass die Zeitfenster für Backups immer größer werden, während die Zeit für die Wiederherstellung der Daten immer knapper wird.

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