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12.08.2010 Thomas Mach

Den Überblick im Lizenzdschungel bewahren

Virtualisierung, Cloud Computing und SaaS sind Trends, die die IT-Branche stark beeinflussen. Auf den ersten Blick scheinen Firmen durch die technische Umstellung ihrer Infrastrukturen Kosten zu sparen. In der Praxis zeigen sich allerdings einige Stolperfallen.

Da Unternehmen zunehmend auf Virtualisierung setzen, bestehen viele Systemlandschaften derzeit aus virtuellen und physikalischen IT-Assets. Diese heterogenen Infrastrukturen setzen sich aus zahlreichen Applikationen mit noch vielfältigeren Lizenzmodellen zusammen. Der Lizenzdschungel ist perfekt. Das Resultat: Entscheider verlieren den Überblick und wissen nicht, welches Lizenzmodell sich für sie am ehesten rechnet. Gerade Virtualisierungsanwendungen stellen in Bezug auf das Lizenzmanagement ein Problem dar: Denn die Standards für Lizenzmodelle zu diesen Technologien müssen erst etabliert werden. Wie kann das IT-Management in diesem Lizenzdschungel den Überblick behalten? Welche Strategien ermöglichen es IT-Entscheidern, das für sie passende Lizenzmodell zu finden?

Mareike Fondufe, Product Marketing Manager Infrastructure Management bei Frontrange Solutions, erklärt die Problematik: »Anwender kämpfen derzeit mit den vielfältigsten Lizenzmodellen. Leider sind die wenigsten davon wirklich nutzerorientiert. Den Schlüssel für mehr Transparenz bietet ein fundiertes Software Asset Management, das Unternehmen Aufschluss darüber gibt, welche Anwendungen grundsätzlich im Unternehmen vorhanden sind, welche verwendet werden und welche Lizenzarten und -modelle diesen zugrunde liegen. Weiterhin hilft es dabei, im Unternehmen klare Regeln und Prozesse für die Nutzung von Software aufzustellen. Denn Unwissenheit schützt bei einer eventuellen Unterlizenzierung nicht vor Strafe.«

Leider fehle in Unternehmen für ein Software Asset Management (SAM) oft eine transparente Richtlinie, die den Umgang mit Software regle. Dazu komme fehlendes Lizenzwissen sowie die Rivalität zwischen IT-Abteilung und Einkauf, die ein wirtschaftliches Lizenzmanagement verhindern. So wenden sich Abteilungen, die Software benötigen, zumeist an den Einkauf. Die neuen Lizenzen werden beschafft, obwohl vorher kein Lizenzabgleich durch das IT-Management gemacht wurde. Das bedeute, »Einkauf und IT-Management wissen nicht, welche Lizenzen das Unternehmen« besitze. So seien unter Umständen Lizenzen von Mitarbeitern vorhanden, die das Unternehmen verlassen haben und die aufgrund ihres Lizenzmodells weitergenutzt werden könnten. Das Problem: Aufgrund von Unwissenheit entscheide sich der Einkauf für eine Neuanschaffung zu eventuell unwirtschaftlichen Lizenzkonditionen. Das seien Mehrkosten, »die sich mit einem Software Asset Management vermeiden lassen«. »Software Asset Management ist also kein einzelnes Projekt in IT oder Einkauf, sondern ein unternehmensweites, ganzheitliches Vorhaben. Dafür müssen Mitarbeiter, Prozesse und Technologie in Einklang gebracht werden.«

Gerade in gemischten Systemlandschaften, die aus virtuellen und physikalischen Assets bestehen, sei SAM aufgrund der vielen Lizenzmodelle von großer Bedeutung. »Für ein erfolgreiches SAM-Projekt muss im ersten Schritt der Umfang definiert und die Prozesse geplant werden. Das Unternehmen muss festlegen, welche Abteilungen involviert sind und wie die Entscheidungsprozesse verlaufen. Das schafft die nötigen Voraussetzungen und garantiert, dass alle Mitarbeiter das Software Asset Management unterstützen. Im zweiten Schritt sollten Entscheider ihr Augenmerk auf den Ist-Zustand im Unternehmen richten und eine Inventarisierungslösung implementieren.« Damit könne die gesamte im Unternehmen verwendete Software erfasst und ihre Nutzung analysiert werden. Das vermeide die Gefahr einer Über- oder Unterlizenzierung. »Im nächsten Schritt sollten dann alle vorhandenen Lizenzrechte erfasst werden, damit Lizenzen und Software miteinander abgeglichen werden können. Wird dieser Prozess Schritt für Schritt durchgeführt, hat das Unternehmen auch für heterogene Systemlandschaften eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Nun können Entscheider unwirtschaftliche Tools aussortieren und erhalten beim Erwerb neuer Software mittels Lizenzdatenbanken schnell einen Überblick über die unterschiedlichen Lizenzmodelle.«

Leider sei die Anzahl der Tools für das Lizenz Management am Markt so vielfältig wie die Anzahl der Lizenzmodelle. »Die Produkte einzelner Hersteller verwalten nur virtualisierte Umgebungen, während andere Tools rein auf physikalische Assets ausgerichtet sind.« Der Einsatz zweier unterschiedlicher Applikationen für getrennte Assets bedeute aber Mehrkosten und könne zu Kompatibilitätsproblemen führen. »Es empfiehlt sich, Tools mit einem einheitlichen Management-Ansatz auszuwählen, die physikalische und virtuelle Assets in einer Konsole verwalten können. Denn es wird in naher Zukunft keine reinen virtuellen Umgebungen, sondern weiterhin gemischte Infrastrukturen geben«, betont Fondufe abschließend.

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