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19.08.2010 Michael Ghezzo*

Richtig Archivieren: Kosten senken und Rechtssicherheit erhöhen

Die zunehmende Digitalisierung von geschäftsrelevanten Inhalten bringt massive Anforderungen an die Infrastruktur – wie archiviert wird rückt in das Augenmerk der Behörden, Wirtschaftsprüfer und Gerichte.

Während das Archiv bislang in vielen Unternehmen ein Datengrab war, geht es heute nicht mehr nur darum Daten sicher abzulegen, sondern vor allem auch darum Informationen auffindbar und nutzbar zu machen. So können Prozesse automatisiert oder verschlankt werden. Wertvolle Zeit wird gespart.

FINDEN STATT SUCHEN "Strukturierte Informationen werden in der Regel in Datenbanken und über Applikationen gesucht. Dies sind jedoch in vielen Unternehmen nur etwa 20 Prozent der vorhandenen Informationen", analysiert Markus Oman, Gründer der O.P.P - Beratung und profunder Experte, wenn es um rechtsichere Archivierung geht. "Der weit größere Anteil von Informationen ist unstrukturiert (etwa 80 Prozent), wie zum Beispiel Dokumente in Word, Powerpoint, Eingangspoststücke und so weiter. Sie können meist nicht abteilungsübergreifend gesucht werden."

"Das größte Desaster in einem Archiv tritt ein, wenn sich ein Dokument oder eine Information zwar definitiv im Archiv befindet, es aber nicht mehr auffindbar ist. Dies zu verhindern setzt Erfahrung voraus und keine Programmierung", meint Benedikt Schröder, Geschäftsführer von Benmark - Management und IT-Consulting.

"Fast alle unsere Geschäftsprozesse sind dokumentenlastig. Durch die dezentrale Unternehmensstruktur gibt es eine Vielzahl von Informationsflüssen und Schnittstellen. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentations- und Nachweispflichten erzeugen große Datenmengen. Wir wollten von vornherein einer wachsenden Papierflut und den damit verbundenen Nachteilen bei Aufwand, Prozessgeschwindigkeit und -qualität sowie Compliance entgegentreten", schildert zur Illustration Klaus Strumberger, CIO von MLP, einem Finanzberatungsunternehmen aus Deutschland. Gemeinsam mit Open Text wurde ein ECM und Archivierungsprojekt gestartet, dessen Ergebnis verbesserte Effizienz und geringere Kosten waren.

Erst die unternehmensweite elektronische Archivierung von unstrukturierten Informationen bringt die Möglichkeiten, über Schlagworte und Inhalte alle im Unternehmen vorhandenen Informationen zu finden. Dabei spielt die Volltextsuche eine wichtige Rolle, nach bestimmten Worten, Begriffen und sogar Wortteilen zu suchen und damit fündig zu werden. Benedikt Schröder erklärt: "Die Kunst der professionellen Archivierung liegt in der Konzeption, dem Aufbau des Metadatenkonzeptes und dem automatischen Mitführen Dokumentrelevanter Informationen."

RICHTIG GEMACHT – RASCH AMORTISIERT Dokumenten-Management- und Enterprise-Content-Management-Systeme, wie jenes von Open Text bieten Abhilfe. Markus Oman schätzt, dass über 7.000 Euro pro Jahr und Arbeitsplatz durch die Einführung von E-Archiv und Workflow-Systemen eingespart werden können. Diese Werte stammen nicht aus Schätzungen, sondern sind nachgerechnete Werte aus laufenden Systemen bei Organisationen, die zuvor kaum Archivierungssysteme hatten und schon gar keine durchgängigen Systeme. "Bei Unternehmen, die sich schon länger mit Archivierung und zumeist auch teilweise mit Work Flow beschäftigen, und nun umstellen auf ein smartes, durchgängiges und modernes System sind zumeist Effizienzsteigerungen von 2.000 Euro pro User pro Jahr zu erwarten", ergänzt Leopold Zeller von der O.P.P - Beratung, der bereits in einigen großen Organisationen Archivierungsprojekte begleitet hat.

STEIGENDE JURISTISCHE ANFORDERUNGEN Gerade im Finanzdienstleistungssektor sind dabei die Anforderungen von Seiten des Gesetzgebers und der Aufsichtsbehörden massiv gestiegen. "Fehlende Ordnungsmäßigkeit und mangelnde Rechtssicherheit führen unweigerlich zu Problemen mit den Finanzbehörden. Des Weiteren gerät man praktisch unmittelbar in Konflikt mit den einschlägigen Gesetzen (DSG, BAO, UGB, UWG, GmbhG, AktienG, Verbandsverantwortlichkeitsgesetz, etc.)." Solche Verstöße und mangelhafte Bearbeitung der Geschäftsprozesse führen nicht nur zum Verlust von Aufträgen und damit zur dramatischen Schmälerungen der EGTs, sie können bis zum vollständigen Ausstieg von Versicherungen im Schadensfall führen, da die einschlägigen Rechtsbestimmungen nicht eingehalten wurden. Dazu kommen noch Imageschäden und Haftungsprobleme.

Die Komplexität ist enorm. So haben heutzutage viele Branchen Aufbewahrungsfristen von mehr als fünfzig Jahren. Es muss daher für entsprechende Migrations-Szenarien und für sachgemäßen Umgang mit den betroffenen Dokumenten Sorge getragen werden.

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