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16.10.2012 Michaela Holy/pi

Unternehmen nutzen Technologien nicht optimal

Alternde Backoffice-Systeme hindern 79 Prozent der europäischen Unternehmen daran, ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse optimal zu gestalten. Dies zeigte eine von Ricoh Europe veröffentlichte Studie.

Unternehmen nutzen Technologien nicht optimal

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Ein überraschendes Ergebnis, wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmen erkennen, dass neue Technologien ihnen zu mehr Flexibilität auf einem durch rapiden Wandel gekennzeichneten Markt verhelfen können. Die Studie zeigt auf,dass der Ansatz für Geschäftstechnologie und geschäftskritische Dokumentenprozesse in Europa heute fragmentiert ist.

Die Studie, Teil zwei des Ricoh Document Governance Index 2012, verdeutlicht, dass europäische Unternehmen heute neue Geräte wie Smartphones und Tablet-PC als Hilfen zur Verwaltung geschäftskritischer Dokumentenprozesse ansehen, in der Mehrzahl diese Technologien aber nicht optimal nutzen können, da sie von ihren Backend-Systemen nicht vollständig unterstützt werden. Es zeigt sich, wie verführerisch neue Technologien sein können. 78 Prozent der Führungskräfte geben zu, dass sie bereits in neue Technologie investieren, bevor sie überhaupt alle Funktionen ihrer vorhandenen Systeme kennen. Es zeichnete sich auch eine deutliche Kluft zwischen technologischen Investitionen in Front Office und Back Office ab.

Viele Unternehmen konzentrieren sich auf neue Technologie für das Front Office und integrieren diese nicht in das Back Office. Durch diesen fehlenden Zusammenhang im Prozessmanagement könnten Dokumentenprozesse durch Engpässe, Duplizierung und Sicherheitsrisiken gefährdet sein."Gleichgültig, ob Unternehmen der Ansicht sind, dass Tablet-PC und Smartphones die Geschäftstools der Zukunft sind oder schon bald von der nächsten Innovationswelle überholt werden - fest steht, dass technologiegesteuerte Veränderungen nicht vom Tisch zu wischen sind und neue Arbeits- und Kommunikationsverfahren mit sich bringen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, langfristig zu planen und alle Mitarbeiter der Organisation gleichzeitig auf den Weg zu bringen. Das bedeutet eine vollständige Integration von Front und Back Office, die Vernetzung von Mitarbeitern und Daten und nahtlose Zusammenarbeit und Wissensaustausch in der gesamten Organisation", sagte David Mills, COO von Ricoh Europe.

Die Studie deutete auch auf Verwirrung bezüglich der bestmöglichen Nutzung der Cloud für Geschäftszwecke hin. 70 Prozent der europäischen Unternehmen nutzen die Cloud zum mobilen Zugang zu Dokumentenprozessen. Nur 50 Prozent glauben, dass die Cloud die Verwaltung ihrer Dokumentenprozesse vereinfachen wird. Dies verdeutlicht die fehlende Planung von Führungskräften, die in die Cloud (Netzwerke) investieren, ohne über die Strukturen zu verfügen, damit auch die gewünschten Verbesserungen erzielt werden. In einer solchen Situation kommen viele Unternehmen auch nicht in den Nutzen ihres Anteils an den prognostizierten 160 Mrd. Euro, um die das Cloud Computing den Erwartungen der Europäischen Kommission zufolge das BIP der Europäischen Union bis zum Jahr 2020 steigern wird.

Mills sagte weiter: "Europäische Unternehmen müssen jetzt handeln, um ihre geschäftskritischen Prozesse und Technologie als Gesamtpaket zu überprüfen und sicherzustellen, dass ihre Unternehmen möglichst effizient arbeiten. Organisationen müssen genau verstehen, wie Dokumentenprozesse im Einzelnen funktionieren, wie Informationen durch das Unternehmen fliessen und wie Technologie diesen Datenfluss unterstützen kann. Nur so können sie wirklich die Herausforderungen begreifen und Lösungen identifizieren. Technologische Innovation wird sich in ungeahntem Mass fortsetzen. Unternehmen müssen also jetzt handeln, wenn sie ihren Wettbewerbsvorsprung halten wollen."

Dieser Bericht wurde von Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh erstellt. Er basiert auf 1.075 Interviews mit C-Level Führungskräften, Direktoren und anderen Beschäftigten in Europa. Dies ist der zweite einer Reihe von Berichten, wie Unternehmen ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse mit der im Unternehmen vorhandenen Technologie und Mitarbeitern verknüpfen, um auf diese Weise ein wirklich vernetztes Unternehmen zu schaffen.

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