Acrobat, Google Docs, Springloops: Die besten Tools für das Collaborative-Writing Detail - Computerwelt

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30.06.2011 Markus Strehlitz*

Acrobat, Google Docs, Springloops: Die besten Tools für das Collaborative-Writing

Mit Collaborative-Writing-Tools lassen sich Dokumente bequem im Team bearbeiten. Wir haben die besten für Sie getestet.

Wenn Menschen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, so tun sie dies meistens auf Basis von Textdokumenten. Sowohl im beruflichen wie im privaten Umfeld ist es daher sehr hilfreich, ein Software-Werkzeug zur Verfügung zu haben, mit dem man gemeinsam die elektronischen Schriftstücke verfassen, austauschen und Änderungen vornehmen kann. Im Web sind einige solcher Tools zu finden. Sie arbeiten in der Regel rein webbasiert. Der Nutzer meldet sich einmal an und kann loslegen. Das eine oder andere Software-Werkzeug lässt sich in bestimmten Fällen auch als Alternative zu den Office-Programmen von Microsoft nutzen.

Google Text und Tabellen Die bekannteste Lösung für das Gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist Google Text und Tabellen. Die Software, die im Browser läuft, lässt sich einfach und intuitiv nutzen - so wie es die Anwender von Google-Werkzeugen gewohnt sind. Voraussetzung ist jedoch ein Google-Account, der kostenfrei ist. Dann stehen dem Nutzer alle wichtigen Funktionen zur Verfügung, um digitale Texte, aber auch Tabellen und Präsentationen zu erstellen und zu formatieren. Die Dokumente können auf der eigenen Festplatte gespeichert werden. Umgekehrt lassen sich eigene Dateien auf die Google-Plattform hochladen. Das Programm unterstützt die meisten der gängigen Formate wie DOC, XLS, PPT, ODT und RTF. Die Dokumente lassen sich auch als PDFs abspeichern.

Rein theoretisch kann Google Text und Tabellen auch als Ersatz für die Office-Programme von Microsoft verwendet werden. Dagegen spricht jedoch, dass der User online sein muss, um mit dem Programm arbeiten zu können.

Um Dokumente für andere Personen freizugeben, gibt der Anwender die entsprechenden E-Mail-Adressen in eine Maske ein. Die anderen Nutzer haben dann die Möglichkeit, die Texte, Tabellen und Präsentationen zu lesen und zu bearbeiten. Allerdings müssen sie dafür ebenfalls ein Google-Konto besitzen.

Mehrere User können auch gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Eine Versionierungsfunktion sorgt dafür, dass deutlich wird, welcher Nutzer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Per Chat können die Anwender außerdem während der gemeinsamen Arbeit am digitalen Schriftstück miteinander kommunizieren.

Adobe Acrobat Eine webbasierte Möglichkeit, um mit anderen an Dokumenten zu arbeiten, bietet auch Adobe. Mit Acrobat.com stellt der Software-Hersteller eine Reihe von Diensten zu Verfügung, welche die Zusammenarbeit von Teams unterstützen. Dazu zählt auch das Textverarbeitungsprogramm Buzzword. In der Editor-Ansicht kann der Anwender auf mehrere Symbolleisten mit verschiedenen Funktionen zugreifen, um die Texte zu erstellen und zu formatieren. Die Dokumente werden im Online-Speicher von Adobe abgelegt. Bereits erstellte Texte können hochgeladen werden. Als PDF-Spezialist wirbt Adobe mit der Möglichkeit, viele unterschiedliche Formate in PDF zu konvertieren - zum Beispiel DOC, XLS, verschiedenen Bildformate wie JPEG und TIFF oder die verschiedenen Open-Office-Spezifikationen.

Zu Collaboration-Zwecke erstellt Buzzword ein so genanntes Master-Dokument, das der Nutzer für andere User freigeben kann. Den einzelnen Usern können verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten zugewiesen werden - wie Autor, Ko-Autor, Überprüfer und Leser. Auch Buzzword ermöglicht das gleichzeitige Öffnen eines Dokuments. Um die gemeinsame Arbeit an den Dokumenten zu unterstützen, lassen sich Webkonferenzen starten.

Adobe selbst sieht sein Software-Werkzeug nicht als Alternative zu Microsoft Word, sondern als "kollaborative Ergänzung". Acrobat.com sowie Buzzword sind eher auf die Arbeit im professionellen Umfeld ausgerichtet. Die kostenlose Variante von Acrobat.com stellt einen Speicherplatz mit einer Größe von zwei Gigabyte zu Verfügung. Die Teilnehmerzahl für Webkonferenzen ist auf zwei beschränkt. Die Preise für die Basic- sowie die Plus-Version liegen bei 119,99 beziehungsweise 299 Euro im Jahresabo.

Zoho Wie Google bietet auch Zoho auf seiner Online-Plattform verschiedene webbasierte Büroanwendungen an. Dazu gehört auch Zoho Docs. Das Programm vereint Werkzeuge zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie Präsentation. Wer mit Zoho Docs arbeiten möchte, muss zunächst einen User-Account anlegen. Dann steht ihm eine Oberfläche für die Erstellung von Dokumenten zur Verfügung, die an die bekannten Büroanwendungen wie Word erinnert. Der Nutzer muss sich also nicht umstellen, um mit Zoho Docs zu arbeiten. Er kann verschiedene Arbeitsbereiche oder so genannte Workspaces anlegen, dort Dokumente für unterschiedliche Zwecke abspeichern und sie für andere Anwender freigeben. Im kostenlosen Angebot ist allerdings nur ein Arbeitsbereich enthalten. Wer bereit ist, drei US-Dollar pro User und Monat zu zahlen, kann zehn Workspaces nutzen. 20 Workspaces gibt es für den Preis von fünf Dollar pro Nutzer und Monat.

Die kostenpflichtigen Versionen bieten zusätzliche Funktionen wie Check-in/Check-out. Mit Zoho Docs lässt sich somit auch einfaches Dokumentenmanagement durchführen.

Writeboard Ein sehr einfaches Werkzeug, um Dokumente zu erstellen und sie mit anderen zu teilen, stellt Writeboard dar. Das Tool läuft ebenfalls webbasiert und ist komplett kostenlos. Der Anwender gibt auf der Startseite einen Titel für sein Dokument, ein Passwort sowie seine E-Mail-Adresse ein. Anschließend kann er sofort damit beginnen, seinen Text zu verfassen. Er erhält umgehend eine Mail mit einem Link, unter dem sein Dokument zu finden ist. Für andere Nutzer kann eine Einladung zu dem elektronischen Schriftstück initiiert werden, die diese ebenfalls per Mail erhalten. Verschiedene Versionen eines Dokuments lassen sich nachverfolgen.

So einfach wie der Zugang zu Writeboard ist, so schlicht sind allerdings auch die Formatierungsmöglichkeiten gehalten. Eine graphische Oberfläche ist dafür nicht verfügbar. Der Nutzer muss die Formatierungsbefehle selbst in den Text eingeben. Diese Vorgehensweise dürfte für den klassischen Word-Nutzer sehr ungewohnt sein. Zudem sind die möglichen Befehle sehr überschaubar. Das Writeboard eignet sich daher eher dafür, einfache Dokumente zu erstellen, die keine besondere Form benötigen.

Mixedink Ursprünglich als Software-Tool für politische Aktivisten ist Mixedink gestartet. Mittlerweile kann jedermann die Plattform nutzen, um Texte innerhalb eines Teams zu bearbeiten. Um damit zu beginnen, muss der Anwender zunächst einen Account eröffnen und anschließend eine Gruppe sowie ein Projekt mit Namen und weiteren Zusatzinformationen anlegen. Auch Mixedink eignet sich eher für einfache Dokumente.

Interessanterweise gibt es in der kostenfreien Version keine Beschränkung der Gruppen und der User-Accounts, die erstellt werden können. Dafür enthalten die kostenpflichtigen Angebote Zusatzfunktion wie zum Beispiel einen Passwortschutz. Die Preise liegen bei 11 beziehungsweise 28 US-Dollar pro Monat.

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