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02.06.2011 Siegfried Lautenbacher*

Best Practices der SharePoint-Einführung

Eine SharePoint-Integration wird allzu oft technisch begriffen und entsprechend geplant. Der Erfolg kommt aber erst mit einem fundierten Organisations-Management.

Obwohl vielerorts IT-Budgets ihre Schrumpfkur noch nicht abgeschlossen haben, wird in einigen anderen Bereichen bereits wieder kräftig investiert. Dabei geht es im Wesentlichen darum, intelligent in die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter zu investieren, denn Ressourcen bleiben knapp und müssen so optimal wie möglich eingesetzt werden. Setzen Firmen bei der effizienteren Verwaltung und Bearbeitung von Informationen und Dokumenten an, spielt in vielen Fällen die Einführung von Microsoft SharePoint eine zentrale Rolle. Diese Plattform stellt sowohl in Version 2007 als auch in der aktuellen Version 2010 dem Unternehmen sämtliche Funktionen zur Verfügung, um in verteilten Teams alle Informationen und Dokumente kontextbezogen sowie zeitgleich zu bearbeiten und zu verwalten. Naheliegend ist also, dass der Einsatz dieser Technik im Hinblick auf die Gesamtkosten der IT-Infrastruktur nicht nur Kosten spart, sondern auch die Arbeit der beteiligten Mitarbeiter effizienter gestaltet.

Soweit die Vorzüge der Lösung, die sich ergeben, wenn erst einmal unternehmensweit damit gearbeitet wird. Doch am Anfang steht die Systemeinführung an allen relevanten Arbeitsplätzen und genau dieser Schritt wird häufig unterschätzt. Dass Collaboration-Werkzeuge wie SharePoint letztendlich produktiv eingesetzt werden, entscheidet nicht mehr nur die IT-Abteilung, sondern vor allem der Mitarbeiter, der mit einer solchen Lösung arbeiten soll. Er muss sich in eine unter Umständen ganz neue Arbeitsweise einfinden und sie langfristig akzeptieren. Für IT-Entscheider bedeutet das während der Einführung, die Mitarbeiter nicht nur mit einer neuen Technik, sondern vor allem mit einer neuen Kommunikationskultur vertraut zu machen. Auf welche Aspekte es dabei insbesondere bei einer SharePoint-Integration ankommt und wo die immer wieder anzutreffenden Irrtümer liegen, verdeutlicht folgender Punkteplan, der die Do´s und Don´ts während eines Sharepoint-Roll-Outs zusammenfasst.

1. Ganzheitlicher Ansatz anstatt Stückwerk Richtig: Am Anfang steht der Status Quo und das Ziel. Zunächst müssen die IT-Verantwortlichen sich einen Überblick darüber verschaffen, wie ihre derzeitigen Kommunikations- und Informationsprozesse verlaufen. Wie werden Dokumente und Informationen im Team ausgetauscht, verwaltet und bearbeitet? Wieviele Systeme sind in die Abwicklung involviert und wieviele von ihnen müssen die Mitarbeiter demnach beherrschen, um ihren Job erfolgreich zu erledigen? Wie einfach können die Mitarbeiter bisher Informationen aus unterschiedlichen Quellen nutzen, um diese dann gemeinsam im Team zu bearbeiten oder zusammenzuführen? Die Antworten auf diese Fragen ergeben ein Bild des Ist-Zustands, der aktuellen Arbeitsorganisation, und sie zeigen Schwachstellen auf, die im Hinblick auf das geschäftliche Ziel optimiert werden müssen.

Das Ziel für die Einführung von Sharepoint muss sich immer am Unternehmensziel ausrichten. Für eine Umsatzsteigerung müssen beispielsweise die Informationsflüsse besser strukturiert oder die Reisekosten massiv zurückgefahren werden. In jedem Fall sollte schon bei der initialen Einführung daran gedacht werden, wie sich in den kommenden Jahren der Status der Zusammenarbeit über die jeweils eingesetzten Plattformen weiterentwickeln kann, zum Beispiel durch die Integration sozialer Netzwerke.

Falsch: Unmittelbarer Bedarf birgt immer das Risiko von unüberlegtem, vorschnellem Handeln. Mit einer raschen, generischen Einführung und prompter Verfügbarkeit für die Mitarbeiter ("SharePoint steht jetzt an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung") berücksichtigt die IT häufig nicht die Anwendungsinteressen der Mitarbeiter und agiert schlicht am Bedarf vorbei. Meist orientiert man sich hier am neusten technischen Stand, nicht aber am Mitarbeiterbedarf. Die Folge: Jeder Nutzer macht was er will. Dadurch wird die Administration des Systems komplexer, weil durch Customizing und sonstige individuelle Besonderheiten die Übersicht verloren geht.

2. Nicht ohne den Betriebsrat Richtig: Bevor die eigentliche Einführung ansteht, muss der Betriebsrat in das Projekt involviert werden. Schließlich geht es hier auch um einen permanenten Austausch personenbezogener Daten und Informationen. Daher ist es sinnvoll, dem Betriebsrat ein Verständnis für die Vorzüge sowie die Art und Weise der Zusammenarbeit über SharePoint zu geben.

Falsch: Eine "mächtige Plattform" wie SharePoint ohne entsprechende Aufklärung und Genehmigung durch den Betriebsrat einzuführen wäre fatal, da es sich um den Austausch personenbezogener Daten handelt, die laut BDSG äußerst strikten gesetzlichen Vorgaben unterliegen.

3. Interne Multiplikatoren aufbauen Richtig: Die IT-Abteilung muß vor der eigentlichen Einführung frühzeitig ihre "Multiplikatoren" benennen. Dieser Personenkreis sollte für die übrigen Mitarbeiter ein Vorbild verkörpern und infolgedessen innerhalb der einzelnen Teams die mit SharePoint arbeiten müssen, auch eine "Führungsrolle" übernehmen. Diese Multiplikatoren sollten dann auch direkt zu den SharePoint-spezifischen "Team-Site Ownern" ernannt werden, deren Aufgabe es ist, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter im Team die Plattform akzeptieren und lernen, mit ihr zu arbeiten.

Falsch: Eine Sharepoint-Einführung ganz ohne fachliche Vorbilder zu planen, birgt die Gefahr des Scheiterns, da die gesamte Feedback-Kommunikation über den Flaschenhals IT abgewickelt wird. Die IT-Abteilung wäre damit zwangsläufig überlastet. Zudem existieren ohnehin häufig Spannungen zwischen den Endanwendern und der IT. Auch im Hinblick auf das eigentliche Ziel von Collaboration wäre dieser Ansatz kontraproduktiv, geht es doch gerade darum, sich innerhalb eines Kompetenzteams vielseitig auszutauschen, statt in bekannten Kommunikationsmustern zu verharren.

4. "Quick wins" identifizieren Richtig: Es ist empfehlenswert, die SharePoint-Einführung in kleinen Schritten mit Teillösungen vorzunehmen. Naheliegend sind hier zunächst Anwendungen, die bei vielen Mitarbeitern schon zu liebgewonnenen Gewohnheiten geworden sind: Beispielsweise keine E-Mail-Attachments mehr, damit diese Dokumente dann nur noch über SharePoint bearbeitet werden können. So genannte Leuchtturm-Anwendungen, also Lösungen die mit SharePoint häufig und von vielen Mitarbeitern genutzt werden, können anschließend identifiziert und klar benannt werden. Durch praxisnahe und gezielte Informationen lassen sich die Vorteile der Applikationen transparenter darstellen, wodurch das Nutzerverhalten gesteuert wird und die Akzeptanz für die neue Lösung steigt. So wird den Mitarbeitern durch "learning by doing" schrittweise der Vorteil der Plattform klar und sie werden allmählich an die praktische Nutzung herangeführt.

Falsch: Das gesamte SharePoint-Portfolio über alle Fachbereiche gleichermaßen ausrollen. Dadurch besteht die große Gefahr der mangelnden langfristigen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Aufgrund dessen hat die IT keine Möglichkeit, eventuelle Schwachpunkte in der Anwendung rechtzeitig zu erkennen.

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